A la hora de adquirir un bien o un servicio lo habitual es que nos den un documento que justifique dicha transacción. Este documento puede ser un ticket de compra o una factura. Vamos a ver qué diferencias existen entre ambos documentos y qué implicaciones fiscales tienen.

Hay que tener en cuenta que el ticket históricamente se ha entregado al cliente como el documento justificativo de la compra. Pero desde 2013 un ticket es lo mismo que una factura simplificada. Pero no es exáctamente lo mismo que una factura.

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Qué diferencias existen entre ticket y factura

No todas los sectores pueden emitir un ticket o factura simplificada. Lo normal es que se emita una factura, pero el ticket o la factura simplificada se permite y es habitual para el sector minorista y comercio, los servicios de hostelería, transporte de personas y equipajes, aparcamiento de vehículos y peajes, tintorerías, servicios telefónicos y de ambulancias.

Además es obligatorio emitir factura en determinadas circunstancias, como que el destinatario sea otra empresa o un profesional, siempre que el destinatario lo exija o cuando el destinatario sea una Administración Pública, entre otras opciones.

La principal diferencia entre ambos es que en el ticket no aparece identificado el receptor, mientras que en la factura además de los datos obligatorios del emisor, que también deben aparecer en el ticket, estarán los del receptor.

En la factura puede que no aparezca la forma de pago, puesto que se puede emitir sin que sea haya especificado como se va a pagar. También es posible que no se detalle el producto o servicio en profundidad.

Por último, pero muy importante no es obligatorio que en el ticket aparezca ni la base imponible ni el tipo de IVA aplicado o si se aplica o no IRPF. Lo mismo podemos decir de si se aplican o no descuentos.

Qué implicaciones fiscales tiene un ticket y una factura

A nivel fiscal existen grandes diferencias. Por ejemplo, si un autónomo se quiere deducir una dieta de una comida en un restaurante no le bastará con aportar el ticket del pago de la comida, ya que es obligatorio además de pagar con medios electrónicos, que el receptor esté correctamente identificado con todos sus datos fiscales en el mismo. Por lo tanto, se requiere una factura completa, no basta con la simplificada.

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Además, una vez contabilizada como un gasto con el ticket nos vamos a poder deducir el IRPF, como gasto, mientras que con la factura vamos a poder deducir tanto IRPF como IVA soportado. Y esto es importante a la hora de contabilizar ambos documentos.

Tanto en el caso de facturas como de tickets o facturas simplificadas es necesario guardarlos durante cuatro años por las posibles revisiones fiscales que nos puede realizar la Agencia Tributaria.

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Uno de los temas pendientes que han quedado en suspenso con la crisis sanitaria es la reforma fiscal. Pero más allá de subidas de tipos, de permitir más o menos deducciones hay una transformación que ya lleva un tiempo en marcha y que va a implicar una transformación en el sistema. Se trata de un nuevo modelo fiscal que controla la facturación en tiempo real y que cambiará el futuro de pequeñas empresas y autónomos.

Va dando pequeños pasos, casi sin hacer ruido, pero ya está en marcha. El espejo en el que se mira es el SII, el Suministro Inmediato de Información, que afecta a grandes empresas y a través del cual se controla el 75% de las facturas de tres cuartas partes del IVA de todo el país, que corresponde a las grandes empresas. Y con un incremento notable en la recaudación desde su puesta en marcha.

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Así funcionará el nuevo Sistema de Información Inmediata del IVA

Control de la facturación real para pymes y autónomos

Pero España es una país de pymes, o más bien de micropymes, empresas muy pequeñas, autónomos, donde implantar un control de facturación en tiempo real puede suponer una excesiva carga de trabajo para estas empresas.

Euskadi con sus haciendas forales ha tomado la delantera para implantar el modelo de control de la facturación en tiempo real con el Ticket BAI. Ya está en marcha en Álava de forma voluntaria y a lo largo del año se pondrá en marcha también en Vizcaya y Gipuzkoa.

Pero el cambio no está siendo fácil. Hay mucha reticencia de empresas y pequeños comercios para ponerlo en marcha. Se ha exigido una moratoria de tres a cinco años, para la entrada obligatoria para poder adaptar los sistemas. Algo complicado, si tenemos en cuenta que el sistema se quería poner en marcha en 2020.

¿Cómo funciona el control de facturación en tiempo real?

El sistema lleva a cabo un encadenamiento de las facturas, firmadas  electrónicamente, lo que impide que estas se manipulen o se borren. De  esta manera, se garantiza la autenticidad, integridad, trazabilidad e inviolabilidad de los registros informáticos.

Además es necesario que el sistema de facturación genere la factura con todos los datos necesarios, donde se incluyen dos campos nuevos, un código identificativo TBAI y un código QR.

Se debe elaboración y envío de un fichero con la información de la factura y una huella que identifique el dispositivo, programa y usuario. Se generará un fichero único por cada factura y se enviará a Hacienda en los plazos y de la forma que se determine, entre dos y cuatro días, similar al SII.

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Una apuesta que si sale bien será extrapolable al resto del país

La cuestión fundamental es que la puesta en marcha de Ticket BAI y la obligación de las empresas en el País Vasco supondrá un gran experimento y un aprendizaje sobre como acometer un cambio tan complejo como éste. Pero si los resultados son buenos, lo que implica una mayor recaudación, supondrá que la Agencia Tributaria no tardará en imitar el modelo.

No tardarán mucho, porque van a querer utilizar fondos europeos para la digitalización, un caramelo en forma de ayudas para endulzar el cambio que afecta a pymes y autónomos. Unas ayudas que serán muy necesarias para cubrir las inversiones que muchas empresas, sobre todo las más pequeñas tendrán que realizar para poder adaptarse al sistema.

Imagen | klimkin 

La pandemia ha impulsado los planes de digitalización de las empresas, algunas de las cuales se ha visto obligada a acelerar este proceso. Sin embargo, a pesar de este salto cualitativo, todavía existen muchos pasos que dar, especialmente en lo que a los gastos de viaje se refiere, tickets y facturas se refiere.

En concreto, todavía más de la mitad de las empresas (el 52 por ciento) procesan los tickets de viaje, restaurantes, y otros gastos de empleados a mano, según Informe de Tendencias de la gestión de gastos 2021, publicado por Emburse Captio.

Esta forma de procesamiento de la información no solo conlleva altos costes, falta de control y una visibilidad inadecuada de los gastos, sino que genera retrasos en la aprobación y rembolso de los gastos. En un tercio de las empresas, este retraso asciende hasta 8 días o más.

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¿Qué tratamiento fiscal tienen las dietas y gastos de viaje del empresario autónomo?

Eso sí, el 85 por ciento de las organizaciones son conscientes del grave error que supone mantener este tipo de sistemas, y ya planean cambiar de soluciones basadas en la nube. Esto es especialmente relevante en un contexto de teletrabajo, que ha puesto en evidencia las deficiencias de los sistemas manuales.

En general, una mayor digitalización de las empresas tiene como resultado un mejor gestión de los gastos de viaje. Entre las ventajas que se podrían conseguir, detalla el informe, se encuentran una mejora en los índices de cumplimiento de los empleados en relación con las políticas de viajes, proporcionar una solución que se pueda gestionar desde cualquier lugar o mejorar la creación de informes y los análisis sobre el gasto de T&E.

El pasado día 1 de diciembre se publicó en el BOE el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Con este nuevo texto se contribuye a la armonización de las normas de facturación para toda la UE. La nueva normativa entrará en vigor el 1 de enero de 2013.

Son varias las novedades que contiene este nuevo reglamento. Por un lado, se establece que no se exigirá la obligación de emitir facturas en los para determinadas prestaciones de servicios financieros y de seguros, salvo cuando dichas operaciones se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto, o en otro Estado miembro de la Unión Europea, y estén sujetas y no exentas.

Además se establece un sistema armonizado de facturación para los pequeños y medianos empresarios, así como de los profesionales. Se establece un sistema de facturación basado en dos tipos de facturas: la factura completa u ordinaria y la factura simplificada, que sustituye a los denominados tickets.

Las facturas simplificadas tendrán un contenido más reducido que las facturas ordinarias y, salvo algunas excepciones, podrán expedirse, a elección del que las expide, cuando su importe no exceda de 400 euros (IVA incluido) o cuando se trate de facturas rectificativas.

En el caso de que el emisor esté autorizado a la expedición de tickets en sustitución de facturas el importe máximo para emitir facturas simplificadas no podrá exceder de 3.000 euros (IVA incluido).

También se establece una nueva definición de factura electrónica, que será aquella factura que, cumpliendo los requisitos establecidos en el propio Reglamento, haya sido expedida y recibida en formato electrónico.

También se regula que las facturas en papel o electrónicas deben reflejar la realidad de las operaciones que documentan y corresponderá a los sujetos pasivos garantizar esta certidumbre durante toda su vigencia, sin que esta exigencia pueda suponer la imposición de nuevas cargas administrativas a los empresarios o profesionales.

En próximos post desarrollaremos todas estas novedades en profundidad para aclarar los términos en los que, a partir de ahora, se deben regir los empresarios, profesionales y empresas en este tema.

En Pymes y Autónomos | Los datos que deben contener las facturas
Imagen | JuanJaén

La jornada partida que existe en la mayoría de las empresas, así como el poco tiempo del que disponen los empleados para comer, hace que los éstos no puedan desplazarse a su casa durante la hora de la comida y no tengan más remedio que comer en un restaurante cercano.

Con el objetivo de solucionar estos problemas, cada vez más empresas proporcionan los llamados tickets de comida o tickets restaurant, una retribución en especie complementaria con el salario que sirve para pagar las comidas, y que además cuenta con una serie de beneficios fiscales muy atractivos para las pymes.

Los tickets de comida son una buena opción tanto para la empresa como para el empleado desde el punto de vista fiscal. Aparte de las evidentes ventajas para el empleado, al considerarse retribución en especie, no tributan por IRPF, lo que equivale a un aumento del salario disponible de hasta 500 euros. Por su parte, la empresa podrá deducir el 100% de lo destinado a Tickets Restaurant en el impuesto de sociedades.

Hay una serie de restricciones. De entrada, la cuantía de estos cheques no debe superar los nueve euros diarios y si lo hace, la parte adicional a partir de esos nueve euros ya no se considerará retribución en especie. Estos tickets tampoco podrán ser canjeados por dinero, además de contar con una serie de restricciones explícitas en el propio cheque, como ser nominativos, no poder ser acumulables, sólo válidos para días hábiles o bien válidos para un determinado territorio.

La empresa no está obligada a repartir cheques restaurant, ni hacerlo extensible a todos los empleados, así como decidir su importe y aumentarlo, a no ser que exista un pacto explícito entre la empresa y el comité de empresa, o bien esté reflejado en el convenio correspondiente.

De todos modos, no siempre se utilizan de manera legal. En muchas ocasiones, aunque las restricciones explícitas figuran en el propio papel, se utilizan varios para la misma comida, en fines de semana o para una persona diferente. A pesar de estas prácticas fraudulentas, los beneficios que proporciona a la empresa y a los empleados hace que esta sea una fórmula cada vez más utilizada. Los restaurantes lo saben, y cada vez son más los que permiten el pago mediante cheques de comida. Para ellos, también va a ser un gran beneficio.

En Pymes y Autónomos | Beneficios sociales: las ayudas al transporte de los trabajadores Imagen | viralbus

El profesional o empresario autónomo tiene ciertas obligaciones formales de obligado cumplimiento. Entre ellas está la de expedir facturas y conservar copia de las mismas. Cualquier venta o prestación de servicio deberá recogerse en un documento de facturación. Incluso los pagos anticipados.

Las facturas pueden ser expedidas por el destinatario de la operación en casos determinados. Es lo que comunmente se conoce como autofactura. El obligado es el empresario o profesional que realiza la operación por lo que son sus datos identificativos los que deben constar en ella. Para emitir autofactura debe existir un acuerdo previo escrito. El cliente emtirá una copia de la factura al empresario y éste debe aceptarla dentro de los 15 días siguientes a su recepción, de lo contrario se dará por no expedida. Las autofacturas deben tener una serie numérica diferente a las de la facturación principal.

Los supuestos que obligan a la expedición de factura son los siguientes:

• Cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal.
• Cuando el destinatario, sin ser profesional, lo exija para el ejercicio de un derecho de naturaleza tributaria.
• Cuando se realicen exportaciones de bienes exentas de IVA o entregas intracomunitarias.
• Cuando el destinatario es una persona jurídica o Administración Pública.
• En entregas de bienes objeto de instalación o montaje.
• En ventas a distancia, cuando se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.

Del mismo modo, se recogen las siguientes excepciones a la obligación de facturar:

• Operaciones exentas de iva (salvo determinadas excepciones).
• Operaciones sujetas a recargo de equivalencia.
• Las realizadas por empresarios o porfesionales acogidos al régimen simplificado de iva (con las salvedades que establece la ley).
• Las que autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT.

Hay determinadas operaciones en las que las facturas pueden sustituirse por tickets siempre y cuando su importe no exceda de 3000 euros, iva incluido. Entre ellas podemos enumerar las ventas al por menor, servicios de hostelería, transportes, peluquerías, tintorerías, salas de baile, estudios de fotografía, alquiler de películas, aparcamiento y autopistas, como las más comunes.

En Pymes y Autónomos | Hacerte autónomo paso a paso, Los datos que deben contener las facturas

Renfe, dentro de sus políticas de optimización de tiempo, costes y recursos, aplica la "gestión Ikea" para confeccionar las facturas. Este "Hazlo tú mismo" y cumplimente usted los datos fiscales en el billete para que sea una factura, está muy bien, es muy bonito pero no tiene la validez legal para poder utilizar el billete de tren como una factura válida. En cualquier comprobación limitada de IVA o inspección, si cuelan, es por la mera labor de buena fe del funcionario de turno de la AEAT.

El reglamento de facturación en su artículo 6 delimita claramente que el obligado de cumplimentación de la factura es el emisor y no el receptor. No obstante, esta rigidez impositiva de emisión, es suavizada por la propia doctrina tributaria en los siguientes términos:

• Debe existir un acuerdo escrito entre las partes previo a la realización de las operaciones y se remita una copia al empresario o profesional que realizó la operación para su posterior aceptación.
• El destinatario debe expedir la factura en nombre y por cuenta del empresario que realizó las operaciones. No obstante, si el destinatario de la operación o el tercero que expida las facturas no está establecido en la Comunidad, Canarias, Ceuta, Melilla o un país con el que exista un convenio de asistencia mutua, será precisa la autorización previa de la A.E.A.T.
• Las facturas para cuya expedición se haya autorizado al destinatario de la operación o a un tercero deben ser expedidas en el momento de realizarse la operación y, en cualquier caso, antes del día 16 del mes siguiente al período de liquidación del IVA en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.
• Las copias de las facturas expedidas deben estar a disposición de la entidad que ha autorizado a expedirlas, antes de la finalización del plazo de declaración correspondiente. Como vemos, no conozco aún ninguna pyme que tenga un acuerdo escrito con Renfe u otras grandes empresas que dejan los espacios en blanco para la autoconfección de factura por el destinatario.

¿Soluciones? Pedir la factura normal en los Centros de Atención al Cliente, aunque en el caso de Renfe, también podía emitir dicha factura de forma automática por la web. Eso si hubiera sido una buena inocentada, ahora que lo pienso.

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