No es raro que en algún momento recibamos un correo electrónico que asegura que un hacker ha logrado hacerse con el control de nuestro equipo. Es una técnica más que trata de explotar el miedo, el desconocimiento y en muchas ocasiones el sentimiento de culpa de algunos usuarios. Pero solo se trata de correo basura, de spam, que trata de hacernos picar y que alguien pague una cantidad de dinero por no revelar nuestros secretos.

Porque aquí es donde está la clave del asunto, en la duda. ¿De verdad tienen el control de nuestro ordenador? Si han instalado un programa que graba las pulsaciones del teclado, que graba la pantalla y dónde estamos navegando para que nos piden dinero. En muchos casos ya se ha accedido a la cuenta bancaria para hacer alguna transacción.

No se trata más que de un truco, de una ilusión. Otra más, como el caso del falso servicio técnico. Nuestro ordenador funciona bien, no tenemos que llamar a ningún servicio técnico, no tenemos que pagar para que no divulguen grabaciones nuestras obtenidas a través de la cámara web, que muchas veces ni siquiera tenemos, etc. Pero el susto nos lo quedamos.

Y sin embargo eso no hace que nos tomemos en serio la seguridad en las empresas. En muchas, sobre todo las más pequeñas la confusión entre archivos personales y profesionales es total. El ordenador portátil lo mismo se utiliza para descargarse una película de Internet que para hacer la facturación. ¿Copia de seguridad? No sabe y no contesta es una de las opciones.

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Y cuando la tenemos ni siquiera sabemos que estamos guardando, si está funcionando correctamente, si se pueden recuperar datos o si tenemos un esquema con diferentes dispositivos para no perder información. Y a todo esto la llegada del RGPD no hace sino añadir presión. Perder datos de clientes puede suponer una multa muy importante para la empresa.

Y al final cuando de verdad ocurre algo grave, por ejemplo el cifrado de la información, la pérdida de datos es inevitable. Pero no hablamos de algo leve, de perder el trabajo de un par de días, sino de meses. Y la culpa siempre es de otros, cuando nunca nos hemos preocupados por protegernos, por ser precavidos o pensar simplemente que las máquinas fallan.

Imagen | OSI

Muchos autónomos y pymes dependen en mayor o menor medida del uso de la tecnología en su día a día. Pero su uso muchas veces se convierte en una lucha continua, primero para ajustarla a sus necesidades y luego cuando por cualquier motivo deja de funcionar como esperamos. Pero ¿sabes cuánto tiempo pasas en tu día a día peleando con la tecnología?

Por un lado tenemos la fase inicial, la puesta en marcha. Hacer que todo funcione tal y como esperamos. Esto puede ser más o menos traumático pero una vez conseguido no hace falta hacer nada más. Por lo general es un proceso planificado, por lo que no debe suponer una pérdida de tiempo significativa, en lo que se refiere a la calidad del mismo. Se realizará en momentos de poco trabajo.

Cuando la tecnología se rebela contra nosotros

Pero es justo cuando más necesitamos de la tecnología cuando muchas veces se rebela contra nosotros. Y es aquí cuando se pierde mucho tiempo. Un ejemplo, para muchas empresas un problema con su certificado electrónico en este mes de enero, que tienen que presentar trimestres, resúmenes anuales, etc. supone un contratiempo muy importante.

Además de generar un estrés que muchas veces impide que nos concentremos en otras cuestiones. Lo ideal si no queremos tener problemas es tener siempre una opción de emergencia. Siguiendo con el ejemplo indicado, tener el certificado electrónico en otro ordenador desde el que poder hacer las presentaciones.

Pero también se puede dar el inconveniente de la falta de uso. Tareas que solo tenemos que hacer de forma anual y que de un año a otro nos hemos olvidado o ya no funcionan tal y como esperábamos. En estos casos lo ideal también es intentar planificar con tiempo, para que el día que empecemos a trabajar vaya todo rodado.

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Al igual que cuando se contrata un seguro para el coche, se espera no tener que utilizarlo, tener un servicio técnico a mano es un ahorro de tiempo imprescindible para muchas empresas. Tener un teléfono para levantar y que alguien se pueda ocupar de pelear por nosotros para que todo funcione supone evitar la pérdida de muchas horas de trabajo en la empresa.

Porque muchos de estos problemas que para nosotros son nuevos y no tenemos muy claro como resolver, alguien especializado ya ha tenido que resolverlo antes. De esta forma no es solo que nos despreocupemos, sino que además la resolución será mucho más rápida. Y esto también supone un alivio importante para poder seguir adelante con otras cosas mientras este problema se soluciona.

No solo en la resolución de problemas que han surgido, sino que muchas veces estamos siguiendo una inercia de trabajo que resulta ineficiente. Y simplemente por la aplicación de la vieja regla de "si funciona no lo toques" llevamos una dinámica de trabajo que nos hace perder mucho tiempo, pero ni siquiera nos planteamos buscar otra. Es aquí donde un servicio técnico nos puede también ayudar.

La nube una solución para no depender de nuestros ordenadores

En otras ocasiones lo que se necesita es dejar de pensar en local. Si trabajamos en la nube, independientemente de lo que ocurra en nuestro ordenador de la empresa siempre podremos ir a otro para seguir operando. No dependemos de un hardware local.

A cambio tenemos que confiar en nuestros proveedores online, que son los que también se ocuparan del mantenimiento y correcto funcionamiento de las aplicaciones. Aquí es fundamental entender correctamente el contrato que se firma. Por lo general los tiempos de asistencia y resolución, así como la disponibilidad de los servicios serán mucho más bajos que los que puede lograr una pequeña pyme.

Especialmente es interesante para los autónomos, que muchas veces tienen que ser su propio servicio técnico. Y esto supone perder muchas horas instalado aplicaciones, reinstalado si algo no funciona bien y desesperándose por todo el tiempo que han perdido en la pelea.

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De un tiempo a esta parte uno de las formas que tienen los atacantes de intentar robar los datos financieros de usuarios y empresas es hacerse pasar por un falso soporte técnico. Existen diversas variantes del timo, que no es otra cosa. Vamos a ver cómo evitar caer en la trampa y detectar que se trata de un servicio técnico falso.

Para empezar cuando nos indican que contactemos con el servicio técnico, la mayoría de las empresas ya tienen su propio servicio técnico al que acuden habitualmente. Es con ellos con los que deberían contactar para revisar su ordenador en todo caso. Los atacantes buscan confundir a las empresas más pequeñas, a los comercios, que muchas veces no disponen de dicho servicio.

En todo caso nunca hay que llamar al teléfono que nos indican. No suelen ser teléfonos de tarificación especial, sino un número en el que se hacen pasar por el servicio técnico de Microsoft para que la empresa facilite una serie de datos o simplemente cobrarles por un servicio que no le van a prestar, ya que el ordenador no suele estar infectado por un virus, al menos no el que ellos indican.

En este sentido jamás hay que facilitar conexión a este falso servicio técnico con nuestros equipos informáticos en la empresa. Muchas veces juegan con el miedo que pueden tener los usuarios a perder datos, para que no reinicien el ordenador.

La duda siempre está en cómo se ha llegado a ver este mensaje. Por lo general los equipos han sufrido una infección de algún tipo de malware. Puede llegar por correo, al visitar un página web o a veces basta con la descarga de alguna aplicación de dudosa reputación que provoca que al acceder al navegador, éste automáticamente redirija a una web que es la que carga la ventana con el mensaje de alerta.

Basta con una revisión a fondo con nuestro antivirus o utilizar alguna herramienta extra que nos pueda ayudar a eliminar cualquier software malicioso que pudiera albergar nuestro ordenador y que redirija nuestro navegador a la página en la que aparece el mensaje de advertencia del falso servicio técnico.

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Para muchos la seguridad en la empresa depende de esto que muchos llaman sentido común. Pero para aplicarlo es necesaria una formación básica impartida por un experto en seguridad en la empresa, porque en caso contrario acabaremos por tomar las decisiones que pueden afectar a la continuidad de negocio de forma aleatoria, en el mejor de los casos, y estúpida en la mayoría de ellos.

Aquí de plantean dos escenarios. El usuario básico, que suele ser bastante miedoso a la hora de aceptar o ejecutar una aplicación que no conoce. En este caso se suele bloquear, y levanta el teléfono para hablar con el experto en seguridad de la empresa o en su defecto el servicio técnico.

El segundo escenario nos plantea un usuario avanzado, que a pesar de que sabe que no debería hacerlo, y ese correo que le envía un documento en PDF no lo reconoce su lector, decide ejecutar la aplicación que nos promete que podrá abrirlo. Contra esto no se puede luchar o sólo podemos hacerlo con la formación adecuada. Pero a veces este tipo de usuario avanzado se sitúa en un plano de superioridad y no acepta ni consejos ni por supuesto órdenes que impliquen una merma de lo que puede y no puede hacer con su herramienta de trabajo.

El experto en seguridad para la mayoría de las empresas va a suponer una figura de referencia que se encarga de dos cuestiones básicas. Por un lado crear un plan de continuidad del negocio en caso de que todo falle o de desastre total, ya sea por un fallo de hardware o una negligencia de un empleado que ha ejecutado un ransomware, poder recuperar la información.

Por otro lado tendría que ofrecer información de forma regular a la empresa de las principales amenazas a las que se enfrenta, tanto en lo que se refiere a la pérdida, secuestro como robo de datos. Son estos avisos los que ayudan a que los usuarios estén alerta sobre el peligro que acecha al recibir un mensaje por correo electrónico y ejecutar una aplicación.

Lo ideal sería limitar los privilegios de los usuarios de las empresas, que no pudieran instalarse nada, pero en muchas empresas, sobre todo las más pequeñas que tienen un servicio técnico externo no lo consideran operativo, al tener que estar llamando para realizar el más mínimo cambio. Siempre podemos tener un usuario de referencia en la empresa, pero no todas tienen a alguien con el perfil adecuado para esta tarea.

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¿Cuántas veces te ha pasado? Cuando más lo necesitabas, cuando más dependías de él, coge y te falla. Así sin avisar y sin nada que tú puedas hacer. No, no hablamos de un/una ex sino del ordenador. Una mala configuración, un virus o loquesea y de repente el ordenador no hace más que reiniciarse o regalarnos una y otra vez con esas preciosas pantallas azules tan propias de Windows. Es más, si ya te ha pasado alguna vez sabes perfectamente que lo mejor es no tocar nada no vaya a ser que se trate de un virus que se replique otra vez al reiniciar y acabe de comerse lo que queda de tus archivos. Tendrás una copia de seguridad (o precisamente ese día no) pero aún así perderás trabajo si en el mejor de los casos se trata de una mala configuración.

Quizá seas de los que tiene informático en la empresa (el tipo no solo es raro sino que siempre está ocupadísimo y se parece sospechosamente al de Camara-café) pero si no lo tienes lo habitual es esperar al servicio técnico con todos los costes en concepto de desplazamiento y mano de obra que ello supone, sin contar con el trabajo que se deja de hacer mientras tanto. ¿Has echado cuentas de todas las horas que se pierden de trabajo más los costes de reparación del servicio técnico tradicional (presencial)? Pues echa números porque quizá te convenga contratar teleasistencia, un servicio on-line de asistencia técnica informática.

A través de una dirección web , la propia empresa permite a los informáticos on-line tomar el control del equipo y trabajar como si el operario se hubiera desplazado hasta tu negocio. La conexión se realiza a través de un servidor HTTP seguro, por lo que el nivel de seguridad es equiparable al que facilitan las entidades bancarias.

Es usual ver en pantalla todos los pasos que se están realizando (el puntero del ratón y los menús cobran vida propia, quizá sea el momento de aprender un poco) e incluso puede existir cierta interactividad mediante una aplicación de mensajería instantánea ya sea por texto o por voz. Hay reparaciones de todos los tamaños y colores pero el tiempo medio por asistencia no supera los 60 minutos y no solo eso, sino que además las empresas del sector suelen están operativas los 365 días del año.

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