En España se han invertido muchos recursos para extender la administración electrónica a ciudadanos y empresas. La universalización de este acceso, obligatorio para la mayoría de los trámites en el caso de las empresas, ya se ha conseguido y ahora deberían ir un paso más allá y comenzar en la usabilidad de las aplicaciones y servicios que ofrece la administración electrónica.

Porque es un aspecto donde tienen que trabajar mucho. No se trata sólo de poder hacer un trámite, sino que sea fácil, intuitivo y rápido. Si tuviéramos que hacer los mismos clics que realizamos para completar un trámite para comprar en una tienda web seguramente abandonaríamos la compra. Y esto es algo que no parece importar, ya que en este caso no existe la competencia.

La administración electrónica no nos da otra opción. O lo hacemos por esta vía, o en el caso de los ciudadanos, pedimos hora y pasamos por ventanilla. En todo caso, estamos obligados con la administración electrónica, pero no deberían olvidar que están a nuestro servicio y no al revés. No sólo hay que hacer posible el acceso a las distintas sedes electrónicas, sino también hacer que sea intuitivo.

Esto por no hablar de un correcto dimensionamiento de los servicios, algo que afortunadamente en los últimos tiempos se ha ido mejorando y aunque se produce algún colapso, no es ya la norma habitual al finalizar los plazos de presentación de los diferentes trámites o modelos. También puede que las empresas y ciudadanos hayamos aprendido a no esperar al último minuto para hacerlo, al menos si no queremos tener problemas.

Esperemos que poco a poco se vaya mejorando la navegabilidad, usabilidad de las diferentes sedes electrónicas, de forma que la presentación sea mucho más rápida e intuitiva. Seguro que lo agradecerán los profesionales que están apoderados por las empresas para presentar en su nombre, y sobre todo, los autónomos o pymes que lo hacen ellos mismos y de un año a otro se pueden encontrar perdidos por los cambios que se han realizado.

En Pymes y Autónomos | La Administración electrónica ahorra 20.000 millones anuales

Imagen | geralt

La obligación de la presentación por vía telemática de los impuestos puede llevar a situaciones no deseadas. Imaginemos que el último día del plazo de presentación del Impuesto de Sociedades tenemos dificultades técnicas y no podemos hacer el envío ¿qué opciones tendríamos para evitar el incumplimento de la obligación y la sanción que ello conlleva?

Cuando no se elige el sistema de pago a través de domiciliación bancaria y el resultado de la liquidación es positivo la transmisión telemática de la declaración deberá realizarse en la misma fecha en que se hace el ingreso de la cuota. Si existieran dificultades técnicas que impidan efectuar la transmisión telemática de la declaración en la misma fecha del ingreso, podrá realizarse dicha transmisión hasta el cuarto día hábil siguiente al del ingreso.

Una vez preparada la liquidación se deberá proceder al pago de la misma a través de la pasarela de pagos de nuestra entidad bancaria o bien solicitar a la misma el número de referencia completo (NRC) con el importe a ingresar. En ese momento es cuando, al intentar transmitir la declaración e incorporar los datos de pago, podrían surgir esas dificultades técnicas que impedirían la transmisión.

Si la declaración es a ingresar pero se solicita un aplazamiento o solicitud de compensación, se podrá presentar la solicitud en papel en el registro de cualquier oficina de la Agencia Tributaria, en cualquier otro registro público o mediante correo certificado o bien, realizar el trámite por vía telemática dentro de los cuatro días siguientes a la finalización del plazo al tiempo de presentar la declaración. Hay que tener en cuenta que en ningún caso se presentará la solicitud de aplazamiento o compensación con posterioridad a la presentación de la declaración.

En ambos casos se deberá presentarse la declaración completa por el registro telemático dentro de los cuatro días siguientes a la finalización del plazo, para ello debemos consignar el NRC suministrado en el supuesto de ingreso o bien con la clave de liquidación que se le asigne en el supuesto de solicitud de aplazamiento, compensación o reconocimiento de deuda cuando este trámite se realice por vía telemática.

Si la autoliquidaciones resultara a devolver o con cuota cero la imposibilidad técnica debidamente justificada de presentar por vía telemática la declaración el último día del plazo reglamentario por causas imputables a la Agencia Tributaria debe considerarse como un supuesto de fuerza mayor. La presentación telemática de la declaración fuera del plazo reglamentario y una vez que se hayan solventado las dificultades técnicas no daría lugar a ninguna infracción tributaria leve. Por tanto se procedería a la presentación una vez solucionados los problemas sin que eso origine posteriores reclamaciones.

En Pymes y Autónomos | Campaña de Sociedades 2013: Disponible el programa de ayuda y novedades a tener en cuenta Imagen | CyboRoZ

Una mal arraigada costumbre existente entre los autónomos y pymes de nuestro país es la de presentar los impuestos a última hora. A pesar de que las autoliquidaciones trimestrales se refieren a los tres meses inmediatamente anteriores al del plazo de presentación, parece que el tiempo de recopilar facturas nunca es suficiente, y que hay que agotar hasta el último momento para proceder al doloroso trámite.

Sin embargo, la presentación en el último momento conlleva sus riesgos y dificultades, que a menudo el autónomo desconoce. Una vez depositado el preciado botín de facturas en manos del desesperado administrativo o profesional que ha de contabilizar y gestionar el impuesto, el autónomo se siente a salvo porque ha cumplido su parte.

La problemática de la prisa, aparte del riesgo evidente de ocasionar más errores de registro, supone muchas veces el tener que afrontar dificultades para conseguir un envío correcto del impuesto a la Agencia Tributaria, especialmente si el sujeto pasivo es una entidad.

Es sabido que las sociedades y personas jurídicas deben transmitir sus impuestos obligatoriamente por medios telemáticos. Esto implica que, en el caso de resultado a ingresar sin aplazamiento, o bien ser opta por el pago domiciliado (con lo cual el impuesto debe presentarse el día 15 como máximo) o bien se liquida mediante adeudo en cuenta, en cuyo caso hay que solicitar en la entidad bancaria el Número de Referencia Completo (NRC) asociado al cargo y adjuntarlo al modelo, puesto que sin él no es posible la presentación.

El trámite de solicitud de NRC puede ser más o menos complejo dependiendo de la entidad bancaria que tenga que gestionarlo. Hay bancos que exigen el envío de un formulario firmado por el representante de la empresa y otros que proceden al cargo con la simple remisión de un correo electrónico con los detalles del modelo. Este último proceder es el que causa mayores problemas. Una vez enviado el correo con los datos para el cargo, la entidad debe remitir de vuelta el NRC para anotarlo en el impuesto.

¿Y qué ocurre si transcurre el día y no recibimos el NRC?. Pues que no podemos presentar el impuesto. Si se efectúa el pago en plazo, pero no se remite el modelo a la Agencia Tributaria, la presentación irá fuera de plazo. Y todo esto sin contar con el hecho de que la página de la AEAT suele saturarse el último día, ofreciendo una operatividad menor que la esperable.

Por eso es recomendable no dejar todo para la última hora, ya que la consecuencia de nuestra falta de diligencia será siempre la misma: una sanción.

En Pymes y Autónomos | Hacienda obligará a presentar todas las liquidaciones por vía telemática Imagen | Ivana

El NRC o Número de Referencia Completo es un código que genera una entidad bancaria en el momento de realizar un pago de un tributo o una tasa. Sirve para verificar la información transmitida y para autentificar al declarante y a la declaración.

El uso del NRC fue aprobado en el año 2007 para agilizar las presentaciones telemáticas de declaraciones y autoliquidaciones con resultado a ingresar. Las presentaciones con resultado negativo, a compensar, sin actividad, a devolver o las solicitudes de aplazamiento y fraccionamiento no lo precisan.

Para obtener el NRC se enviará una solicitud a la entidad bancaria a través de la cual se pretenda liquidar el impuesto. En la solicitud se incluirán los datos del modelo, el periodo, el ejercicio, el importe y código de cuenta. Se dará orden a la entidad para que realice el cargo en la cuenta indicada y abone el importe en el Tesoro.

La entidad bancaria generará el justificante de ingreso (NRC) y lo transmitirá al presentador. El justificante debe identificar con exactitud el impuesto o la tasa pagados y sirve como acreditación de ese pago ante la Agencia Estatal de Administración Tributaria u el órgano competente de la Administración General del Estado.

La obtención del NRC no supone la presentación del impuesto, sino tan solo su pago. La presentación se realizará por medios telemáticos consignando, en el apartado referente a la forma de pago, el número de referencia completo que asocia el modelo con el ingreso.

Este sistema evita desplazarse a las oficinas de las entidades financieras, ahorrando colas y esperas innecesarias, pero también presenta inconvenientes que debemos tener en cuenta. El pago y el modelo no se presentan al mismo tiempo, como ocurriría si vamos con la liquidación al banco, la cargamos en cuenta y sellan nuestra copia.

Esto conlleva que puedan cometerse errores en los importes al solicitar el NRC. Errores que supondrán un problema a la hora de realizar el envío telemático, sobre todo si nos encontramos en el último día del plazo de presentación, con la entidad bancaria cerrada y un cargo que no coincide con la cantidad resultante de la liquidación.

En Pymes y Autónomos |Los fallos de Hacienda los pagamos entre todos Imagen | Tax Credits

Continuando con la presentación telemática de las cuentas anuales, el siguiente paso, una vez generado el fichero digital del depósito de cuentas será la presentación telemática de las cuentas anuales al Registro Mercantil como opción más cómoda y rápida

Para llevar a cabo este paso es imprescindible que contemos con una firma electrónica reconocida por el Registro Mercantil Central. Además, se da una particularidad importante, dado que además de la propia firma electrónica de la sociedad mercantil que deposita las cuentas anuales, todos los firmantes de las cuentas, los administradores, tienen que contar también con su firma digital,.

El primer paso que tenemos que llevar a cabo es darnos de alta como usuarios abonados en la plataforma de Registro Electrónico del Registro Mercantil Central. Para llevar a cabo este paso, es necesario contar con un certificado autorizado y recomiendo dar de alta estos servicios a nombre de la sociedad titular que presenta las cuentas por el envío de las facturas del coste del servicio.

Dentro de las firmas autorizadas, he comprobado que la firma de la FNMT funciona para realizar los trámites. Además pueden utilizarse las firmas electrónicas de SCR, ACA, CATCERT, GVA, ANCERT, DNIe y Firma Profesional.

Con el acceso creado accedemos al Registro electrónico como usuarios abonados, seleccionamos la opción de Presentación Telemática de Documentos, y procedemos a escoger "Presentación de cuentas anuales".

Naegar por los menús, proceder a la carga de los ficheros, tanto el depósito digital como el resto de ficheros que tengamos que enviar es relativamente sencillo dado que es una plataforma muy intuitiva.

La particularidad viene en un apartado web que es una "Sala de Firmas" como lugar para gestionar la firma múltiple de ficheros con distintos certificados. Imaginemos una sociedad con varios administradores solidarios.

Por último, la presentación de la Certificación de la Aprobación de las cuentas anuales, no tiene que ser legitimada por ningún notario, dado que al firmar los documentos con una firma electrónica reconocida, este punto no es necesario.

Más Informacíón y trámites | Registro Electrónico En Pymes y Autónomos | Depósito de cuentas 2008