Actualmente las empresas tienden a externalizar todos aquellos procesos que no estén relacionados con el core de sus negocios.

La principal razón por la que se hace es por motivos operativas y económicas ya que no interesa contratar personal para realizar esas tareas que son de poco valor añadido a nuestro negocio.

Ahora bien, ¿cómo se debe llevar a cabo la externalización de procesos?, siguiendo los siguientes pasos.

Fases para externalizar procesos

• Análisis

Esta fase permitirá definir un criterio de lo que es o no externalizable. Para algunas empresas su criterio es el core business y la confidencialidad inherente al mismo. Para otras, lo que buscan es la rentabilidad por lo que siguen exclusivamente criterios económicos.

A continuación se debe establecer el alcance de la externalización. Para ello hay que hacer un análisis de puestos y departamentos para identificar todas las tareas. Una vez hecho hay que saber cuánto nos cuesta, para lo que hay que computar los salarios, el coste y amortización de los equipamientos necesarios, al alquiler de edificios, el coste de funcionamiento y de los materiales necesarios para realizar las distintas tareas, además del management de esas personas.

Llegados a este punto debemos saber qué hacemos, qué podemos externalizar y el coste que nos supone actualmente, por tanto, es el momento de documentarse para conocer qué soluciones nos ofrece el mercado y cuáles cubren nuestras necesidades.

Si encontramos proveedores que puedan satisfacernos es interesante conocer para qué otras empresas trabaja y si colabora con la competencia.

• Negociación

Cuando se externalizan operaciones y/o procesos se debe documentar de forma rigurosa aclarando bien el alcance del acuerdo. La forma de hacerlo es definiendo Service Level Agreement (SLA) a través de Key Performance Indicator (KPI) y potenciales penalidades. Un ejemplo de SLA es, por ejemplo, el número de artículos, si hablamos de producto, que hemos pactado recibir mensualmente.

• Implantación

Lo primero es nombrar un responsable que asuma el liderazgo del plan de externalización y será quien supervise y verfifique el cumplimento de los SLA siguiendo la evolución de los KPI que se hayan establecido.

Con independencia de que una empresa decida externalizar por razones de rentabilidad o eficiencia, lo que está claro es que no debe perjudicar al correcto funcionamiento de la empresa y para conseguirlo es fundamental saber qué se está haciendo, qué se puede externalizar y on qué proveedor y con qué garantías.

Imagen | Mark Hillary En Pymes y Autónomos | Cómo actuar si tu proveedor incumple

El outsourcing o externalización de proyectos o tareas es cada vez más común por parte de las empresas y, también, para lo autónomos.

Es común que después de contemplar diversas ofertas, haya alguna que nos convence y decidamos empezar a trabajar con ella y una vez concretados los requerimientos y un plazo de ejecución, resulta, que llegado el momento, el trabajo no satisface nuestros requerimientos.

Pautas para reclamar a los proveedores

Lo primero es hablar con el proveedor y justificar correctamente los errores que detectados en el proyecto para que el proveedor pueda solucionarlo lo antes posible y cumplir con el trabajo.

Si aún así te exige el pago, revisa el contrato, si el proveedor no ha cumplido con algunos de los puntos que se especificaban puedes justificar una rebaja en la factura por incumplimiento de contrato.

• Firma un contrato con el proveedor en el que se establezcan las condiciones de entrega y de pago por el proyecto. Este contrato debe fijar objetivo del proyecto, fecha de entrega, condiciones de pago y penalizaciones por si no se cumplen algunos de los puntos pactados. Es un documento que os debe proteger mutuamente, a ti, como cliente, y a tu proveedor.

• Comunicación constante con el proveedor es fundamental en cualquier proyecto que se externalice. La comunicación por email a veces lleva a confusión, así que es mucho mejor poder hablar directamente de las necesidades del proyecto y responder a las dudas que pueda tener al respecto.

• Revisiones peródicas, para lo cual es necesario establecer un calendario de reuniones periódicas para el seguimiento del proyecto. Marca unos hitos con el proveedor para asegurarte de que el trabajo va por buen camino.

Mediante la realización de estos pasos en cada uno de los proyectos evitarás malos entendidos y sorpresas desagradables en las entregas.

Imagen | Mark Hillary En Pymes yAutónomos | ¿Qué servicios externalizan las empresas?

Con la globalización y la hiper-conectividad, se ha convertido en una acción muy sencilla subcontratar la mayoría de las tareas de la puesta en marcha de un negocio. El problema es que es difícil de averiguar que se esconde tras una subcontratación ya que no todos los servicios son iguales. Una de las claves para construir un negocio exitoso es la escalabilidad, para conseguirlo la subcontratación se convierte en un gran aliado. Sin embargo, cuando llega el momento de decidir qué externalizar y qué tener en la casa, ¿cómo elegir?.

Algunos ejemplos de qué es sensible para externalizar ahora que el mundo se ha aplanado y las fronteras han sido superadas por la agilidad digital. Desarrollo móvil-app. A menos que usted o sus amigos sean desarrolladores iOS / Android o si tiene un director de tecnología a bordo, probablemente vamos a tener que externalizar el desarrollo de su nueva idea de aplicación móvil.

El personal de ventas. En no pocas ocasiones impulsar las ventas puede requerir un poco de ayuda exterior. En el momento de la puesta en marcha necesitamos que todo el valor que perciba el cliente esté alineado y sea un verdadero ejemplo de lo que la marca la va a ofrecer. Desafortunadamente, esto puede ser difícil con una fuerza de ventas subcontratada, porque probablemente carecen de la pasión con la que hemos construido un negocio y seremos uno más de los muchos productos que representa.

El servicio al cliente: Si usted todavía no puede darse el lujo de contratar a un vendedor en plantilla, quizá los graduados universitarios recientes puedan ser una solución.

La logística de terceros. Durante la puesta en marcha y las primeras etapas de nuestra empresa, debemos mantener el control de las operaciones de transporte. Debemos hacer la elección con criterio porque es importante ya que es la primera interacción de los clientes con nuestra marca.

Hay elementos que la subcontratación no altera e incrementan la calidad del servicio y puede hacernos crecer más rápido.

Imagen | Mark Hillary En Pymes y Autónomos | Subcontratación: algunos detalles a tener en cuenta

En la entrada de ayer trataba el tema del outsourcing desde la perspectiva de la empresa que adquiere servicios de externalización a terceros. Sin embargo, no hay que dejar de contemplar la otra alternativa, y es que la mayoría de las empresas actúan a su vez como proveedoras de otras.

Desde este planteamiento es interesante conocer las conclusiones del estudio realizado por PwC en el el Informe Mundial sobre la Industria del Outsourcing y Offshoring elaborado por PwC y que pone de relieve sobre todo, la importancia que está cobrando el nearshoring, es decir, proveedores que trabajan en el mismo uso horario que sus clientes.

En los países anglosajones en los últimos años se produjo un proceso de externalización offshoring sobre todo hacia países como la India buscando profesionales de bajo coste. Sin embargo, en el informe de PwC se muestra un cambio de tendencia ya que el ahorro de costes no es el único factor por el cual las empresas externalizan sus servicios.

Las empresas, además, exigen a sus proveedores de servicios que tengan presencia en todo el mundo, que conozcan su sector de actividad y que su personal laboral tenga cada vez una mayor cualificación.

El estudio hace especial atención que la relación con el cliente debe basarse en cuatro aspectos específicos:

• Mejorar la eficiencia operativa y el tiempo para lograr los objetivos marcados por los clientes.

• Acercarse a los clientes clave. Los proveedores de servicios necesitan aproximarse a sus clientes, especialmente en los casos que exigen una alta interacción y cuando la sensibilidad de los usos horarios lo requiere.

• Desarrollar internamente las capacidades exigidas por el cliente. Para ganar en el actual contexto de competencia global, los proveedores deben seguir para desarrollar capacidades específicas para sus clientes a través de la inversión en centros de formación y del fomento de un entorno propicio para la innovación.

• Foco en mercados de alto crecimiento. Deben centrarse en los mercados donde la demanda de un servicio determinado.

Estas cuatro premisas permitirán ser más competitivos en los mercados en los que compitamos, y en definitiva, es prestar nuestro servicio con el mismo nivel de exigencia con el que deseamos recibir los que contratamos.

Vía | PwC Imagen | markhillary En Pymes y Autónomos | El papel de la externalización, La crisis aumenta la externalización

La externalización de servicios o outsourcing es un proceso por el que ciertas actividades que no se consideran esenciales son subcontratadas a una compañía de servicios que aporta los medios técnicos y humanos para la correcta realización del servicio subcontratado.

Aplicar procesos de outsourcing permite, sobre todo, convertir costes fijos en variables. Además, dependiendo del proceso que se externalice y a quien se externalice se pueden lograr ventajas competitivas en precio, mejoras del rendimiento en el servicio e incluso, el acceso a tecnologías específicas.

Con el escenario económico actual las empresas están teniendo en consideración la externalización, así por lo menos lo pone de manifiesto los datos del estudio realizado por Adecco. Así, un 66,6% de las empresas usuarias de outsourcing ha decidido mantener (45,6%) o aumentar (20,9%) la demanda de estos servicios. El resto (33,3%) se han decidido por prescindir de este sistema.

Por áreas funcionales, la mayoría de las empresas, 33, 8% de las compañías encuestadas, la emplean la externalización de la producción. A continuación, se situarían la de servicios generales (25,26%), y después, los recursos humanos con un 24,73%. Por el lado contrario, las áreas con menor tendencia a la externalización son ventas-marketing (6,98%) y finanzas (6,45%).

En definitiva, como decía Coase en su Teoría delos Costes de Transacción, una empresa ha de comprar fuera todo lo que le resulte más económico que producirlo por sí misma, y en definitiva, este es uno de los principios en los que se basa el outsourcing y uno de los criterios para tomarlo en consideración como opción.

Vía | Adecco En Pymes y Autónomos | Outsourcing Imagen | Lumaxart

El Tribunal Constitucional ha declarado nulo el despido de un trabajador que se le extingue el contrato de trabajo realizado con una subcontrata al finalizarse el contrato mercantil entre la empresa contratista y la empresa subcontratada. Esta decisión viene motivada fundamentalmente porque los trabajadores despedidos, reitero, a raíz de la rescisión del contrato mercantil entre las empresas, habían realizado una serie de protestas, huelgas y movilizaciones laborales.

El Tribunal Constitucional califica la extinción del contrato de trabajo del trabajador demandante como un despido nulo porque entiende que la verdadera causa de la rescisión de la contrata entre las empresas se debió a la conflictividad laboral y por tanto, se vulnera el derecho fundamental a la huelga y la garantía de indemnidad de los trabajadores, con lo que la extinción contractual debe ser declarada nula.

A efectos prácticos y tal y como señalan en Expansión, la sentencia introduce un hipotético fraude de ley a todos los efectos en la realización de subcontratas dado que los trabajadores que intuyan que el contrato mercantil va a ser rescindido, basta con que se pongan en huelga para que el Tribunal Constitucional no tenga en cuenta la rescisión mercantil y apoye el despido en la vulneración del derecho constitucional a la huelga.

En esta tesitura, acudir a una subcontratación que no tenga los contratos de trabajo ligados al propio centro de trabajo introduce una gran carga de incertidumbre en la organización personal y material del trabajo por lo que las empresas que adoptan esta vía de negocio, se pueden encontrar en serios problemas para finalizar anticipadamente los contratos laborales si las empresas principales resuelven el contrato mercantil.

Estas decisiones no son buenas y penalizan la gestión y el crecimiento empresarial y en este caso, la sentencia de vulneración al derecho de huelga está más que cogido por los pelos. Tendremos que ver cómo evolucionan procesos similares en la justicia ordinaria.

En Pymes y Autónomos | Repercusión económica del despido nulo de un trabajador temporal, Empresas familiares, cómo tiene que despedir un padre a un hijo Imagen | Daquella manera

En el anterior post ya informé que un lector de nuestro blog nos preguntaba, entre otras muchas cuestiones, hasta qué punto le convenía a un trabajador autónomo contratar los servicios de una asesoría (algo que ya respondí), así como cuáles y a qué precio.

La respuesta la daré partiendo de la base que quien la plantea es un empresario/profesional (persona física) sin trabajadores y en régimen de estimación directa simplificada u objetiva. No trataré las obligaciones periódicas propiamente dichas, pues dependerá de la actividad, el régimen en que se encuentre uno incluido, etc. sino de la esencia de los servicios que uno debería subcontratar.

Aunque os pueda parecer una tontería, la confección de las declaraciones (tanto trimestrales como anuales) es a fecha de hoy uno de esos servicios básicos que yo contrataría si ejerciera una actividad económica con obligaciones periódicas de información y pago. ¿Por qué?

En primer lugar, porque si existe un error en su confección (algo que puede suceder fácilmente si no nos dedicamos profesionalmente a ello) se inicia un proceso de saneamiento ante la administración de hacienda que en multitud de casos pasa por el inicio de un expediente sancionador y su correspondiente sanción (papeles y más papeles). Si hemos sido precavidos y hemos subcontratado esos servicios, la empresa que realizó el trabajo se hará cargo no solo de responder esas misivas, sino también de las responsabilidades pecuniarias que se sucedan del mismo.

En segundo lugar, porque en la mayoría de casos, el precio por la confección de las declaraciones incluye también asesoramiento básico de tipo fiscal, jurídico, etc. Eso quiere decir que si se tiene alguna duda al respecto al IRPF, el IVA, el IBI, etc. podemos contar con un profesional que nos atenderá en esos casos (es imposible que no surjan dudas respecto a los gastos deducibles en el IRPF tales como amortizaciones, dietas, vehículo, o referente a las deducciones a practicar por ciertas inversiones o gastos, así como respecto la facturación, tipos impositivos, plazos de ingreso, y un largo etcétera).

El problema es que en muchas ocasiones el cliente cree que con el pago de una cantidad mensual (por ejemplo 40,00 euros) el asesor no solo le va a confeccionar las declaraciones (trimestrales, anuales, asesoramiento jurídico y fiscal básico con las responsabilidades que hemos comentado por los errores cometidos) sino que también le va a resolver todas las dudas de un contrato de arrendamiento de local de negocio, de la compra de una vivienda, de un contrato de arras, de ciertos productos financieros, de una permuta, y le va a negociar las condiciones de todo ello, sin olvidar que también incluye responder las dudas de sus parientes (ya sean directos o colaterales) y en ocasiones amistades, además de la confección de la declaración de renta (en la que se incluyen alquileres varios y compraventa de acciones compulsivas en el mercado continuo).

Si es vuestro caso, ese servicio tiene fecha de caducidad.

En cuanto al precio, lo único que puedo deciros es que dependerá del despacho al que os dirijáis. Todos somos conscientes que no es lo mismo comprar unos zapatos en la calle Ortega y Gasset de Madrid que en el Rastro; así que suerte. Comparad y elegid de acuerdo con los posts que he editado.

No hay duros a cuatro pesetas (de hecho no hay ni monedas de un duro ni de peseta), ni euros a un dólar.

Imagen | Galería de Adriano Agulló

En Pymes y Autónomos | Asesores de empresas: ¿Son necesarios?

Un lector de nuestro blog nos pregunta, entre otras muchas cuestiones, hasta qué punto le conviene a un trabajador autónomo contratar los servicios de una asesoría, cuáles y a qué precio. Si bien es cierto que en el caso de sociedades o empresarios que están obligados a llevar la contabilidad de acuerdo con el código de comercio esa inquietud no suele plantearse dado que la contabilidad es un trabajo, cuanto menos pesado entre otras cosas, en los casos que esa obligación no existe, puede parecer que los servicios no estén justificados.

Vaya por delante que asesorar es mi modus vivendi. En fin, que si esperáis un no por respuesta… ya podéis dejar de leer este post. La contestación a la primera pregunta ¿Es conveniente contratar un asesor? pasará por una serie de interrogantes. Lo que realmente debe preguntarse el lector (empresario) es lo que sigue…

En primer lugar:
¿Estoy contento con los servicios que me ofrecen? ¿Me garantizan que en caso de errar en la confección de declaraciones responderán de la sanción? ¿Responden de forma satisfactoria mis dudas? Y eso no significa dar la razón al cliente en todos los casos ¿Me aconsejan de forma razonable cuando les planteo algún problema? ¿Tienen otros clientes pertenecientes a mi sector?

Seguidamente, en caso de prescindir de sus servicios:
¿Hubiera pagado más impuestos? No sirve pensar que se hubiera pagado menos si existen responsabilidades por infracción tributaria ¿Hubiera confeccionado todas las declaraciones de forma correcta? ¿Hubiera omitido algún parámetro, dato o importe? ¿Estaría más angustiado? ¿Tendría mucho menos tiempo libre? ¿Cuál sería coste/sanción de cometer un solo error?

Y finalmente decidir:
¿Cuál debe ser mi trabajo? ¿Me puedo permitir el lujo de perder el tiempo en la confección de declaraciones fiscales, en la búsqueda de legislación, en la discriminación de la que es o no relevante para mi negocio? ¿Puedo estar al corriente de todas las actualizaciones y cambios que se suceden? ¿Sabré implementar esos cambios de forma eficiente? ¿No sería ese tiempo más valioso si lo dedicara a mi negocio?

Podría seguir así hasta aburrir. Como empresario se puede estar al corriente de las novedades que se suceden, es bueno cierta inquietud al respecto (de hecho es primordial); pero de ahí a llevar a cabo esa tarea personalmente, aunque os parezca la más fácil del mundo… creedme, es un craso error.

A veces a uno le puede dar la sensación que el servicio ofrecido es inexistente o trivial porque no mantiene prácticamente contacto con su asesor, o porque únicamente habla con él para informarle de los importes a declarar, sin más; pero eso es como todo en la vida. Es como apuntarse a un gimnasio en septiembre, no ir un solo día y darse de baja en diciembre.
¿Me han estafado o no he aprovechado los servicios que me ofrecen?

A vuestro asesor, visitadle, preguntadle, informadle de lo que hacéis, dialogad con él, veréis como ya no cuestionáis tanto sus servicios, es más, probablemente os sorprenda conocer la responsabilidad que conlleva su trabajo, sus conocimientos, su absoluta organización y los frutos que de él podéis extraer.

Probad…

Si la pregunta es ¿son necesarios? la respuesta es sí. Otra cosa es que la calidad no sea la deseada. En ese caso debéis valorar si intervenís de forma activa en el servicio; si no es así, hacedlo. Si pese a ello sigue sin gustaros, o no responden como cualquier otra empresa de servicios… cambiad.

Por cierto, no se puede valorar un buen servicio si la pregunta inicial deja mucho que desear. Os cito un ejemplo: ¿Cómo puedo forrarme sin pagar un solo euro de impuestos?

Para eso no se necesita un asesor, sólo mucho morro, ningún escrúpulo y mucha suerte para que no te pillen.

Imagen | Galería de Comedy nose

Los autónomos y pymes tienen externalizados multitud de servicios, entre ellos las labores de asesoría fiscal, laboral y contable en muchos casos. Uno de los puntos más espinosos siempre por la rigidez y cambios normativos es el área laboral, encontrándose subcontratada esta función en más del 95% de las pymes.

Cuando alguno de nosotros nos dirigimos a cualquier asesoría de este tipo, solemos pedir pagar lo mínimo posible, tanto por los sevicios recibidos como por nuestras obligaciones fiscales o laborales y evitar cualquier tipo de problema futuro.

Normalmente, nos dejamos asesorar, pagamos nuestras facturas y hacemos lo que nos dicen. Los problemas vienen cuando hay asesorías que te mandan cartas como la siguiente, dando opciones sobre aspectos legales que son inamovibles:

Hasta aquí todo correcto, nos comunican una actualización de IPC marcada por convenio, se hace la correspondiente llamada, se le explica a la empresa que eso tiene que hacerlo si o si y asunto concluido. Hasta que llega una segunda carta (cito textualmente):

...por lo tanto deberá indicarnos antes del próximo 20 de mayo si la empresa da conformidad a lo establecido en tal convenio, poniendo en su conocimiento que la inspección de trabajo está haciendo una campaña de comprobación si los atrasos establecidos en los respectivos convenios se cumplimentan de acuerdo con lo citado anteriormente.

La asesoría tiene que asesorar sobre aspectos legales, no dejar caer que algunas cuestiones de cumplimiento optativo cuando en realidad no lo son. Como es obvio, después de la primera llamada, en la que se dijo, tu cumple con lo que diga el convenio, se dió por zanjado el asunto, hasta que llegó la Inspección de Trabajo.

Cuando llega la inspección de trabajo, se lia la fiesta nacional, por lo que el cliente y empresa conocida por mi parte, abandona susodicha asesoría y recibe esta carta en todo de despedida (cito textualmente):

...en dichas comunicaciones anteriores, se solicitaba, con independencia de su obligatoriedad, su confirmación de satisfacer tales atrasos y por ello su obligación de cotización, interesando a este despacho su ratificación telefónica

En este caso particular que expongo, les ha costado el dinero bien costado por las oportunas sanciones e intereses de demora correspondientes. Externalizar los servicios es maravilloso, pero ¿en manos de quién y qué términos acordamos la externalización en la pyme?

Imagen | cyph3r
En Pymes y Autónomos | ¿Necesito un gestor?

Profundizando un poco más en las ventajas de externalizar nuestra oficina, además de ser una herramienta útil para diferir los costes de estructura tenemos que pensar en la propia organización de nuestro tiempo. Tiempo adicional para desarrollar nuestra actividad principal si estamos solos en nuestra empresa.

Sin ir más lejos, uno de los motivos de baja productividad de un autónomo sin una infraestructura administrativa, es la interrupción continua en su trabajo por elementos externos. Estoy harto de ver autónomos todo el día colgados del móvil, de las cuales el 90% de las llamadas no son urgentes o las podía haber atendido perfectamente otra persona.

Por otro lado, presentar una imagen comercial tiene dos vertientes en este tipo de oficinas. Muchas de ellas posibilitan salas de reuniones, lugares de encuentro y demás para cubrir nuestras necesidades de relación física con nuestros clientes o proveedores en nuestro terreno y además, para quién no cuente con una oficina física, mejora sustancialmente su imagen corporativa y aumenta su privacidad.

Algunos autónomos que trabajan en casa, se quejan del “abuso” de clientes por llamadas a fuera de hora, molestias innecesarias en el domicilio particular. En definitiva, separamos mejor nuestra vida personal de nuestra vida laboral, facilitando a nuestra propia conciliación, que aunque sepamos que es utópica, podemos mejorarla con estas medidas.

Respecto a la pyme, eliminar una oficina física posibilita diferir el trabajo a su personal administrativo fuera de casa, con las consiguientes bondades que ello conlleva. La mayoría de empresas son reacias a implantar medidas de trabajo por objetivos, pero el personal de administración lo está pidiendo y necesitando a voces. esta es una buena medida para favorecer la implantación de ambos sistemas.

En Tecnología Pyme | Oficinas virtuales para empresas
En Pymes y Autónomos | Mudanzas: Nos trasladamos a nuestra nueva oficina virtual
Imagen | Lumaxart

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