Dentro de los tipos de copia de seguridad que debe manejar una empresa hay una especial que es el último recurso. Se trata de una copia anticatástrofes, que debemos  tener fuera de nuestras instalaciones por si ocurre un percance de fuerza mayor. Puede que muchos piensen que es solo para paranoicos de la seguridad en la empresa, los sistemas de copia y recuperación de datos en caso de desastre, pero por mi experiencia os puedo asegurar que más vale tener una copia siempre a salvo.

Son diferentes las circunstancias en las que vamos a tener que utilizar dicha copia, ya sea porque hemos sufrido un accidente en forma de incendio o inundación en nuestra sede, porque hemos tenido un fallo eléctrico que inutiliza nuestros sistemas o un ataque de ransomware. El caso es que tener una copia de seguridad fuera de la empresa es un elemento básico para nuestra seguridad.

Para muchos puede parecer una exageración, algo propio de paranoicos de la seguridad.  Pero nadie hubiera pensado nunca que un viernes iríamos a trabajar y al siguiente lunes medio país tuvo que hacerlo desde su casa durante un largo periodo de tiempo. Se trata de un protocolo más a seguir en nuestras rutinas de copia. 

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¿Cómo podemos sacar la copia de seguridad de la empresa?

Lo primero que debemos tener en cuenta es que si tratamos datos personales, la copia de seguridad que salga de nuestras instalaciones tiene que ir protegida, a ser posible por un cifrado. De esta forma si por cualquier circunstancia la perdemos o nos la roban, los datos no serán accesibles.

Tiene que ser un copia completa, no puede ser una copia parcial, diferencial o incremental, ya que por si misma tiene que servirnos para restablecer datos y sistemas de la empresa.

Si tenemos un servidor central donde guardamos toda la información una buena práctica es realizar una copia virtual de dicho servidor cada cierto tiempo, de manera que con la ayuda de una máquina virtual podamos ponerlo en marcha desde cualquier ubicación y con la ayuda de un equipo medianamente potente.

Por último, no puede ser una copia de sincronización, porque esto no sería una solución en todos los casos. Un error de borrado, de cifrado por ransomware puede hacer que este tipo de copias sea inútil.

Tipos de soporte para la copia antidesastres

Lo más sencillo es hacer la copia en un disco externo, que llevamos a casa, dejamos en otra sede de la empresa o en una caja de seguridad. En alguna empresa en la que he estado se ocupaba una compañía de seguridad de recoger y custodiar dicho soporte de copia, que a la semana siguiente depositaba en la empresa y recogía una nueva copia.

Otra alternativa es hacer una copia en la nube. Contratamos espacio en cualquier proveedor, pero siempre teniendo en cuenta que tenga sus servidores dentro de la UE. Esto es especialmente importante siempre que vayamos a tratar datos personales, algo que ocurre en todas las empresas.

Otra alternativa es llevar los datos a otra sede de la empresa, ya sea porque los equipos están conectados por VPN o porque tenemos dos dispositivos que se pueden conectar entre ellos, como podría ser el caso de dos oficinas con un NAS que traspasa datos entre ellas.

¿Cuánto tiempo tardamos en recuperar los datos?

Un último aspecto a tener en cuenta es cuánto tiempo vamos a tardar en recuperarnos de un incidente. Si nos ponemos en lo peor y tenemos que recuperar toda la información de esta copia es importante tenerlo en cuenta para nuestro plan de contingencia.

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No solo se trata de volumen de información, de bases de datos sino también del número de ficheros. En alguna ocasión que he tenido que recurrir a este tipo de copias, he podido pasar la mañana copiando información, recuperando desde disco duro.

En otra ocasión, esta operación se prolongó dos días y en el caso de tener que recuperar de la nube los tiempos no son mucho mejores, especialmente en los almacenes de datos más económicos. Además hay que tener en cuenta que tenemos que descifrar los datos, por lo que todo el proceso se vuelve más lento.

Por eso si queremos tener una respuesta rápida es mejor adquirir soportes como discos SSD para lograr reducir estos tiempos. Más interesante todavía es si hacemos la copia virtual de todo el sistema, algo que llegado el momento ayuda a que poner en marcha de nuevo la empresa pueda ser mucho más a´gil.

Ahora que está a punto de finalizar el año es un buen momento para planificar y a la vez que hacemos el cierre, sacar una copia anual a la que podamos volver en cualquier momento en caso de necesidad.

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Para la mayoría de las empresas y autónomos trabajar con los certificados digitales es una obligación en su día a día. El proceso habitual pasa por solicitar el certificado de persona física o representante a la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) y una vez obtenido se instala en nuestro navegador. Pero es aquí cuando hay que ser precavidos y crear una copia de seguridad de tu certificado digital.

No es una buena idea quedarnos con la idea de que el enlace de la descarga que nos remite la FNMT nos va a servir dentro de seis meses si necesitamos volver a instalar nuestro certificado. De heho, la propia FNMT ya nos recomienda hacer una copia.

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¿Por qué te conviene tener una copia de seguridad de tu certificado digital?

Básicamente por el mismo motivo que realizamos otras copias de seguridad en la empresa. Estar a salvo si ocurre un percance o un problema informático. El certificado no deja de ser un pequeño archivo que va ligado a nuestro software y nuestro ordenador.

Además si queremos instalar el certificado en otro ordenador, por ejemplo, nuestro equipo de casa, además del trabajo, vamos a necesitar exportar dicho certificado para poder instalarlo. El proceso es muy sencillo y no lleva más de cinco minutos.

Tener el certificado en varios ordenadores es una buena práctica ante cualquier problema que pueda surgir con la configuración en un momento dado, que por lo general, ocurre el último día de plazo que tenemos para presentar un impuesto o cumplir con una obligación legal.

¿Cómo realizar la copia de seguridad de tu certificado digital?

Una vez que ya tenemos instalado el certificado en nuestro ordenador basta con pulsar la tecla Inicio de Windows y directamente escribir Opciones de Internet, que nos mostrará la mejor coincidencia. También podemos localizarla dentro del Panel de Control.

Una vez abierta tenemos que ir a la pestaña de Contenido y aquí tenemos la opción de certificados. Localizamos el certificado del que queremos hacer copia de seguridad y pulsamos la opción Exportar. Se abre el asistente de exportación y aparecerá la primera ventana que nos pide si queremos exportar o no la clave privada.

Si por casualidad no aparece la opción de exportar clave privada no podremos crear la copia se seguridad de este certificado. Se trata de una medida de seguridad que se utiliza para evitar que cualquiera se haga una copia de dicho certificado. Si acabamos de instalar el certificado de la FNMT tendría que darnos la opción de exportar clave privada.

La siguiente ventana que nos aparezca dejamos los valores por defecto, pulsamos siguiente y nos pedirá una contraseña para el certificado. Esta clave es recomendable como medida de seguridad adicional, ya que si no la ponemos y el archivo lo tenemos en una memoria USB que perdemos por casualidad, es fácil que cualquiera se lo pueda instalar y actuar en nuestro nombre. La contraseña solo se utilizará para el momento de instalar dicho certificado en otro ordenador.

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El siguiente paso nos pedirá en qué ubicación de nuestro directorio de datos queremos guardar el archivo y con esto ya tendremos nuestra copia de seguridad realizada. Lo ideal es que esta ubicación sea centralizada, donde ya realizamos después otras copias de seguridad de datos en otros dispositivos.

Hay muchas razones por las que las empresas hacen copias de seguridad de sus datos, pero también de sus sistemas críticos. La principal es asegurar la continuidad del negocio en caso de que surja un problema que haya provocado pérdida de datos o inhabilite sus  sistemas. Estas copias pueden ser más o menos complejas, pero en todos los casos tienen que tener una que esté pensada para recuperación en última instancia. Vamos a ver por qué deberías tener una copia de seguridad preparada para resolver una catástrofe mayor.

También se conocen como copias ante desastres o de último recurso. Están pensadas para ser el último eslabón que sostendrá nuestro negocio si todo lo demás ha fallado. Por eso son críticas y tendríamos que asegurarnos no solo de hacerlas, sino de comprobar que funcionan bien para no llevarnos sorpresas en el caso de tener que utilizarlas.

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Una copia de seguridad para utilizar como comodín que salve nuestro negocio

El primer requisito que deben cumplir estas copias es que deben ser completas. Tienen que guardar todos los datos necesarios para recuperar nuestros sistemas en caso de necesidad. Esto incluye directorios y archivos, pero también bases de datos, programas, licencias o instaladores en caso de ser necesario.

Las copias pueden ser solo de datos o de todo el sistema. Hoy en día muchas empresas apuestan por tener una copia de máquina virtual de sus sistemas críticos, de manera que si ocurre un incidente de seguridad informático, un problema con el hardware que inhabilita nuestros servidores o un desastre de otro tipo como un incendio en el centro de datos, tenemos  a salvo una copia con todo lo necesario para volver a poner en marcha la empresa en un tiempo mínimo.

Aquí no podemos olvidar sistemas tan importantes como los smartphones, que hoy en día acumulan más información que el ordenador de muchos empleados. Y en muchos departamentos dependen de la información que tienen para su día a día.

Los negocios que no pueden permitirse interrupciones de servicio, como podría ser un banco o una cadena de hoteles, una línea aérea invierten grandes cantidades en que este tipo de copias y recuperaciones se hagan de forma automática, en minutos y prácticamente sin necesidad de que intervenga el servicio técnico.

En todo caso, esta copia tendría que estar siempre desconectada de cualquier sistema de la empresa. Es decir, se hace la copia en el soporte elegido, se desconecta y se guarda en un lugar seguro. En muchos casos se guarda fuera de la empresa para que en caso de un robo, de un incendio o un percance de cualquier tipo que afecte a nuestras instalaciones se pueda recuperar.

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Nuestra copia en la nube

Quizás por este motivo muchas organizaciones apuestan por tener esta copia de seguridad en la nube. Y aquí a veces surge una pequeña confusión. Tener una carpeta con los datos básicos de nuestro negocio sincronizada con la nube no es una copia de seguridad. Si nuestros datos sufren un problema, una pérdida o un deterioro se podría propagar también a la réplica que se hace en la nube.

Si queremos utilizar la nube para guardar esta copia fuera de nuestras instalaciones en ningún caso tiene que ser copia de sincronización. Siempre se debería guardar la copia completa de todos los datos. Y tener en cuenta que cumpla con todos los requisitos necesarios en el caso de que estemos tratando datos personales, algo bastante probable.

¿Cómo recuperamos datos y cuánto tardamos?

Por último un aspecto importante es saber cuánto tiempo tardamos en recuperar la normalidad en nuestra empresa. En este sentido tenemos que tener en cuenta el tiempo que nos costará descargar los datos si los tenemos en la nube o copiarlos si los tenemos en un disco externo.

También si necesitamos restaurar nuestro sistema qué tiempo tardaría y en qué dispositivos podemos hacerlo. En este sentido hay empresas en las que cada minuto cuenta y otras donde es asumible estar sin trabajar una mañana.

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No dejar nada al azar

Por último, una copia ante desastres como esta no puede quedar nada sin probar. Es necesario verificar que las copias se ejecutan periódicamente, pero también que se copian todos los datos imprescindibles. Hay que revisar al menos una o dos veces al año que todo esto se cumple.

Y realizar test de esfuerzo, donde veamos que si copiamos datos o recuperamos una máquina virtual, tenemos todo lo necesario para poner en marcha nuestra empresa y de esta forma evitar sorpresas.

Agosto suele ser un buen mes para realizar este tipos de pruebas, ya que para la mayoría no supone una temporada con una carga de trabajo excesiva y se puede organizar un parón para cuadrar la realización de alguna prueba que permita a la empresa estar segura de que todo funcionará en su momento.

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Hoy es el día que muchos tienen marcado en el calendario para irse de vacaciones. Pero en las empresas no basta con cerrar la puerta y despedirse hasta septiembre. Es recomendable realizar una serie de acciones para que a nuestro regreso todo esté como lo dejamos. Por eso antes de irte de vacaciones, asegúrate que tu copia de seguridad funciona.

Y aquí no basta simplemente con recibir ese correo que nos avisa de si la copia se ha realizado o no correctamente. Hay que realizar pruebas para comprobar que la información está guardada y que podemos recuperar los archivos. Esta sería la parte básica, pero no está de más aprovechar para completar nuestro pequeño test con acciones complementarias.

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La seguridad en la empresa no solo es responsabilidad de los informáticos

Lo primero sería verificar si todo lo que se copia es la información que necesitamos para seguir adelante en caso de tener un problema informático. A menudo a lo largo del año se van añadiendo aplicaciones, datos que están muchas veces dispersos y no se tienen en cuenta en la copia. Es el momento de reorganizar la copia y añadir o quitar datos que sean importantes.

No estaría mal realizar algún test para ver cuanto tardamos en recuperar nuestra información. Muchas veces las empresas no cuentan con el tiempo de restauración como un factor a tener en cuenta. Y en muchos casos impacta de forma significativa en la continuidad del negocio. No es lo mismo parar una hora que estar una mañana sin poder trabajar.

Es importante también verificar los soportes sobre los que se ejecuta la copia. En muchos casos las pymes utilizan discos duros externos que con el tiempo tienen sectores defectuosos o pequeños problemas. Es importante verificar un estado óptimo para que llegado el momento puedan cumplir bien con su función.

En último caso es importante antes de marcharnos realizar una copia completa y dejarla guardada en lugar seguro. No será el primer caso de empresas que cierran por vacaciones y cuando vuelven no funciona nada y tienen que tirar de copia para arrancar en septiembre. Hay que tener en cuenta que con la puesta en marcha de la LOPDPGDD y el RGPD, la copia de seguridad es ahora fundamental.

Imagen | eak_kkk

Por lo que respecta a las copias de seguridad en las empresas, siempre es un trabajo ingrato. Exigen un mantenimiento, un tiempo para su control que sólo se ve recompensado en el momento en el que se han perdido datos. Lo ideal es mantener siempre una copia fuera de la empresa, ¿pero qué pasa cuando se trabaja en la nube? En estos casos hay que tener una copia de seguridad local dentro de la empresa.

Porque se necesita tener la información actualizada en nuestro poder, de manera que no sea necesario depender del proveedor y sus tiempos de resolución en caso de un incidente para volver a tener nuestros sistemas disponibles. Además, en muchos casos la descarga de la información desde donde tienen las copias suele ser lenta.

Es mucho más rápido si se dispone de una copia local, donde somos nosotros los que podemos subir la información a la nube. Esta cuestión supone que debemos tener una línea de comunicación de calidad, tanto de subida como de bajada, para que la velocidad no se vea penalizada.

Además ante cualquier desastre que pueda ocurrir en las instalaciones de nuestro proveedor, tenemos la certeza de conservar nuestros datos. Lo mismo podemos decir si tenemos algún desacuerdo o queremos cambiar de proveedor. Todos los datos están en nuestro poder y lo podemos hacer sin dependencia de terceros.

Por último es fundamental que esta copia esté actualizada. Lo ideal es que sea una copia completa al menos de forma semanal, y el resto de los días se puede realizar de forma incremental o diferencia, para que sólo copie los archivos que han cambiado desde la última copia completa.

En Pymes y Autónomos | ¿Qué le pedimos a un sistema de copia de seguridad en la nube?

Imagen | evertonpestana

En Tecnología Pyme y este blog hemos hablado en alguna ocasión de la tendencia, convertida hace tiempo en realidad, del almacenamiento de los datos de nuestras aplicaciones fuera de nuestras dependencias, en la nube, o lo que es lo mismo, en servidores de terceros. Hoy, leyendo la prensa, me encuentro con que un buen puñado de usuarios de una empresa de telefonía están pasando un mal trago porque ésta les ha perdido los datos de sus terminales (mensajes, agenda, fotos,...). Según parece, jamás los volverán a ver.

¿Y si esto nos ocurriera a nosotros? ¿Qué haríamos? ¿Podríamos sobrevivir a una catástrofe similar? ¿Hemos tomado las medidas necesarias para evitar una debacle si nos ocurre algo semejante? En definitiva, es muy cómodo sacar los datos de nuestra empresa y pagar a otros para que se encarguen de su mantenimiento, pero hay que ser conscientes de que estas cosas pasan en cualquier momento y hay que tomar medidas para afrontar crisis como estas.

Vale, ya nos hemos convencido de que tenemos que tomar medidas, entonces ¿Qué hacemos? ¿Por dónde empezamos?

1) Revisa los contratos que tengas con tus proveedores de servicios que almacenen datos de tu negocio ¿Contempla alguna cláusula el alcance de su responsabilidad en caso de pérdida de datos?

2) Habla con tus proveedores, busca soluciones con ellos y ponlas en práctica en el menor plazo de tiempo posible.

3) Si no te inspira confianza tu proveedor o si no es suficientemente profesional, busca otro nuevo en el que puedas confiar y cámbiate inmediatamente (si puedes y no te tiene cautivo).

4) Dispones de un seguro con cobertura para pérdida de datos ¿Sí? ¿Y cubre esta póliza las pérdidas que vas tener cuando tus clientes se vayan cabreados a la competencia? (Nótese el tono irónico).

Situaciones como estas cada vez hacen más importante que los proveedores ofrezcan alternativas de exportación de datos. Como ejemplo puede verse el proyecto Data Liberation Front de Google, que no sólo evita hacer cautivo a un cliente por sus datos, sino que abre la vía del traslado de datos entre diferentes servicios en la nube, que perfectamente podría ser en forma de copia de seguridad.

Si las cosas son así también en la nube, ahora no perdemos ahora los datos nosotros sino que nos los pierden otros, y no se resuelve del todo esta problemática, habrá que pensar en soluciones adaptadas a esta nueva situación ¿Idea de negocio a la vista? No olvidemos que nuestra responsabilidad no desaparece, por ejemplo, con los datos relativos a la contabilidad de la empresa. Y tu empresa ¿Está preparada para una situación de pérdida de datos? ¿Y tus proveedores?

Vía | Navegante
En Tecnología Pyme | La planificación de las copias de seguridad
Imagen | Comedy_Nose

Imagínate a ti mismo llegando a tu lugar de trabajo. Entras, saludas al resto de la gente, dejas tus cosas y te dispones a comenzar la jornada laboral. Enciendes el ordenador, pero... algo parece que no funciona bien... Un escalofrío recorre tu cuerpo y gritas ¡¡Horror!! ¡Se han borrado todos los datos! Repites continuamente, exclamando ¡Pero si yo dejé el ordenador apagado ayer y todo estaba perfecto! LLamas al informático, revisa la máquina y te contesta: Ya he localizado el problema. Comprendo lo que dices, pero es que el disco duro está muerto. Probablemente un pico de tensión lo ha freído y... Com¡enza el que puede ser el peor día de tu vida.

Después de esta pequeña fábula a modo de introducción, que a buen seguro os recuerda a algún caso que habéis vivido o ha padecido algún amigo vuestro, quiero insistir en la tremenda importancia que tiene para nuestro negocio realizar una buena copia de seguridad. En el título de la entrada pongo entre paréntesis la palabra 'vital' porque hay que ser consciente de que, sí, puede llegar a ser algo de vida o muerte para nuestro negocio.

Me parece interesantísimo que hagas el siguiente ejercicio mental: Pregúntate a ti mismo (y a tus compañeros de trabajo no estaría de más) ¿Qué pasaría si mañana pierdo todos los datos de mi ordenador (o servidor,...)? ¿Tengo algún sistema para recuperarlos y volver a disponer de la misma información que hoy? Tienes todo el tiempo que quieras para responderte ¿O no?

Bien, seguro que habrá diferentes respuestas en función de cada lector. A continuación, voy a dar mi opinión sobre el tema:

Con el título de esta entrada seguro que no descubro nada a nadie. No es mi intención. Todos sabemos lo importante que es hacer una buena copia de seguridad de nuestros datos, para no perder el trabajo ejecutado si sucede algún problema con los equipos informáticos. Sin embargo, en la práctica, pocos la hacen y más de uno acaba arrepintiéndose tarde o temprano. Ya se sabe, Murphy está ahí y aparece tarde o temprano.

Puede que tengamos un informático excelente y unos ordenadores de lujo, pero no son infalibles (por mucho que alguien se empeñe en decir que sí. No, no lo son). El origen del problema que nos puede hacer perder nuestros datos podría aparecer por causas tan 'tontas' como una inundación, un incendio, un robo, un descuido, un rayo, virus informáticos,... (y muchas más formas chorras que seguro que muchos conocemos, por desgracia). Visto lo visto, lo mejor es que asumamos que cualquier día podemos quedarnos colgados, la información podría desaparecer de nuestro disco duro sin más. Es algo a lo todos estamos expuestos y que incluso puede provocar que nuestro negocio se vaya a la ruina. Y no hablemos de las obligaciones legales de conservar ciertos datos (facturas en formato electrónico,...) por si un día nos lo requiere algún organismo como la AEAT.

Para evitarnos problemas, aparte de tomar una cuantas precauciones en el diseño de nuestra red y sistema (antivirus, firewall, actualizar el sistema operativo frecuentemente, no abrir archivos extraños de desconocidos, usar diferentes particiones para datos y software,...), debemos definir (por escrito preferiblemente) un proceso de realización y mantenimiento de una copia de seguridad de nuestros datos. Dentro del documento de definición de este proceso, debemos señalar la responsablidad de cada persona implicada en el mismo, con el fin de que todo el mundo sepa lo que tiene que hacer y la copia se haga correctamente. La copia hay que mantenerla periódicamente, ya son necesarias tareas como liberar espacio en el dispositivo que la soporta (un disco duro, una unidad de copia,...).

A nivel técnico, hoy en día existen alternativas a un coste muy asequible que nos permiten disponer de un buen sistema de copia de seguridad. Las hay a nivel 'local' y también 'en remoto' (por internet). Mi recomendación es que se busque un sistema que permita automatizar la realización de la copia de seguridad, ya que las personas nos acabamos olvidando y muchas veces ponemos como disculpa la gran carga de trabajo para no hacerla. Podemos aprovechar momentos en los que no haya gente trabajando, para que no interfiera con su queahcer diario (por ejemplo, por la noche). No debemos olvidar que hacer la copia de manera automática requiere que alguien la revise periódicamente, no vaya a ser que por algún cambio o descuido no estemos salvando los datos como debiéramos y que nos demos cuenta cuando nos hagan falta de verdad y ya no haya solución.

Un último consejillo: Si tu ordenador ha fallado, lo mejor es que no toques nada. NADA. Déjalo en manos de alguna empresa especializada en recuperación de datos, que, a cambio de unos cuantos euros, seguro que algo podrán rescatar del disco. Repito, no instales nada si tienes problemas, ya que podrías provocar la pérdidad definitiva de la información.

Si no tenemos uns buena copia, creo que además de apuntarla en nuestra lista de buenos propósitos para 2008, debemos comenzar por hacerla ya ¿A qué esperas para hacer la tuya? ¿O prefieres seguir trabajando sin ponerte el paracaídas?

Foto | woinary en Flickr