En muchas empresas cuesta tomar decisiones. A veces son las discrepancias entre los socios lo que impide avanzar. En otras simplemente es no querer equivocarse o se prefiere dejar las cosas como están. Pero el miedo a decidir paraliza la pyme en muchas ocasiones.

Pero no cambiar nada ya es en sí mismo tomar una decisión. Mantener el estado de las cosas indica que mientras la competencia está avanzando, está mejorando sus procesos, nosotros nos encontramos encallados en una empresa del siglo pasado, porque las cosas simplemente se han hecho así toda la vida.

En Pymes y Autonomos

El inmovilismo en la empresa es una trampa

Pero hoy en día los negocios no son como a finales del siglo XX. Todo cambia mucho más rápido de lo que creemos. En apenas unos años un gigante de la telefonía móvil como Nokia pasó de ser líder a la irrelevancia. Podríamos decir lo mismo de BlackBerry, por seguir con el ejemplo de la telefonía. Pero la realidad es que hay muchas otras empresas que no reaccionaron a tiempo cuando la ola del cambio empezaba a levantarse.

Y esto mismo ocurre en muchas pequeñas empresas, que no toman decisiones muchas veces por temor a equivocarse, porque creen que dejando las cosas como están van a seguir con su negocio. Y no es así, o nos anticipamos a los cambios, o reaccionamos a tiempo, o cuando queremos hacerlo ya hemos perdido clientes y capacidad financiera para adaptarnos.

Llegados a este punto si que corremos el riesgo de equivocarnos en nuestras decisiones ya sin margen de error. Porque decidir tarde implica en muchos casos quedarse sin tiempo para corregir el rumbo, tener que acertar a la primera. Y no todas las empresas tienen el músculo financiero necesario para poner en marcha los recursos necesario para estar seguros de no equivocarse.

Esto mismo le ocurre también a los autónomos con un agravante. Muchas veces el trabajador por cuenta propia está tan enfocado a ganar dinero, a facturar, que se lo olvida pensar qué rumbo tendrá su negocio o su trabajo como profesional dentro de cuatro años. A reciclarse o adquirir nuevas habilidades que le permitan competir con nuevos profesionales que se incorporan al sector.

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Los líderes son valorados positivamente por su capacidad para poder tomar decisiones rápidamente. Lo que no debe confundirse con actuar precipitadamente.

Una forma de evitar que esto ocurra es crear un espacio corto entre un evento y su respuesta. Posponer la reacción puede evitar que tome una decisión impulsiva e irracional.

Sin embargo, no es posible encontrar ese espacio mental para esa pausa de reflexión si se está constantemente bajo presión. La única manera de salir de esa vorágine es dar un respiro a nuestra mente.

Para evitarlo es necesario dejar de realizar múltiples tareas, lo que mantiene nuestra mente ocupada y la reactiva. Tratar de concentrarse en una sola tarea y observar cuando nuestra mente se desvía hacia otra cosa, es una señal de que nuestro cerebro desea realizar múltiples tareas.

Cuando esto suceda, hay que anular mentalmente las tareas superfluas que ocupan nuestros pensamientos y concentrarse en lo que se tiene entre mano.

Imagen | TeroVesalainen En Pymes y Autónomos | Mindfulnes, ¿cómo mejora tu productividad?

Tomar decisiones demasiado rápido nos hace ser más propensos a terminar con soluciones miopes o superficiales. Pero si se toma demasiado tiempo para decidir, podemos perder oportunidades.

En esta tesitura, ¿cómo se logra un equilibrio?. La solución es sencilla, es tratar de mantener un sentido de urgencia y al mismo tiempo reflexionar.

Esto es pensar en nuestro modo de hacer las cosas que nos está atrapando en ese modo de tomar decisiones demasiado rápido .

Tal vez nos apresuarmos en finalizar una reunión importante solo para llegar a la próxima. O quizás estemos realizando múltiples tareas y no le prestemos toda la atención a las preguntas. O puede que digamos que sí a proyectos a los que deberíamos decir no.

Trampas como estas nos mantienen atrapados en el modo de triaje, lo que hace que tomarnos tiempo para reflexionar sobre nuestras intenciones y acciones parezca un lujo que no nos podemos permitir.

Si podemos detectar estas trampa, nos permitirá detener esos hábitos contraproducentes que nos mantienen en un estado constante de gran urgencia. Luego, podemos introducir momentos de reflexión para que tomemos decisiones reflexivas.

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En Pymes y Autónomos | Cómo priorizar decisiones

Para ser más efectivo, debes estar abierto a diferentes puntos de vista y perspectivas.

De hecho, la diversidad de pensamiento conduce a una resolución de problemas más creativa, una toma de decisiones de mayor calidad y una mayor innovación.

Para demostrar tu apertura de mente, comienza por ayudar a los demás a influir en usted. Díles qué tipo de información te llevará a cambiar de opinión.

Nunca debes usar tu capacidad retórica para debilitar a quien te está aconsejando o te está ayudando a decidir, de hecho, ayúdale a fortalecer su planteamiento.

Por ejemplo, si tu Director Financiero te propone reducir costes mediante una reducción de personal y no estás de acuerdo con su planteamiento, hazle saber cuáles son las condiciones bajo las cuales te lo podrías plantear.

Cuantos más sepan como influirte y cuanto más les ayudes a articular su caso, antes podrás decidir si esa información y ese razonamiento justifican cambiar de opinión. Después de todo, si quieres que otros estén abiertos a tu influencia, debes estar abierto a la de ellos.

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En Pymes y Autónomos | ¿Qué hacer cuando tu jefe no se aclara?

Con frecuencia los líderes y sus equipos se enorgullecen de su capacidad para la toma de decisiones. Pero la realidad es que a menudo terminan haciendo llamadas rápidas tanto para temas grandes como pequeños, perdiendo tiempo.

Tanto ellos como sus organizaciones estarían mejor atendidos por un enfoque que tratara las decisiones como un flujo de trabajo deliberadamente estructurado.

PASOS PARA MODELIZAR LA TOMA DE DECISIONES

CREAR UNA LISTA

Crear una lista de las decisiones que se deberán afrontar y tomar conciencia de todas las decisiones que los miembros consideran necesarias abordar, elimina las duplicaciones y combina decisiones similares en decisiones más coordinadas y de mayor tamaño.

COMPRENDER SUS CARACTERÍSTICAS

Es dcir, clasificar las decisiones que han de tomar el equipo conforme a cuatro criterios: magnitud, complejidad organizacional, complejidad analítica y desafío de la materia. Para clasificarlas es neesario asignar una puntuación a cada decisión.

Para la magnitud, las métricas incluyeron el tamaño de la inversión de capital o el gasto operativo y el tiempo hasta los beneficios esperados; cuanto mayor sea la inversión o mayor sea el tiempo de beneficio, mayor será el puntaje. Las medidas de complejidad organizacional incluyeron el número de grupos de partes interesadas involucradas, su grado de alineación, grado de poder y el grado de esfuerzo requerido para lograr la alineación, con puntajes de punta que se incrementan en consecuencia. Las medidas de complejidad analítica incluyeron la calidad de los datos relevantes, el grado de incertidumbre, el número de alternativas y el grado de claridad en las medidas de valor, una vez más con puntuaciones puntuales en aumento. Las medidas de desafío de contenido incluyeron el grado de familiaridad del equipo con el negocio o los problemas técnicos involucrados; cuanto menos familiar, mayor es el puntaje.

ORDENARLAS POR CATEGORÍAS

• Estratégicas

Son las decisiones de mayor puntuación, que implican una gran complejidad tanto organizativa como analítica, son generalmente el número relativamente pequeño de decisiones que determinarán la dirección a largo plazo de la empresa. Además, estas decisiones también tienen una considerable complejidad analítica, como datos grandes, a menudo incompletos, con intervalos considerables de incertidumbre.

• Significancia

Estas decisiones puntúan en el rango medio, requieren un caso de negocio sólido y juntas pueden sumar una inversión considerable. Las decisiones importantes típicas incluyen cuestiones tales como el abastecimiento, nuevos productos y las inversiones de TI de fabricación o compra.

• Rapidez

Estas decisiones tienen un puntaje bajo en complejidad organizativa y analítica y pueden abordarse mediante la definición de procedimientos que describen el enfoque necesario o que tienen reglas, regulaciones, listas de verificación bien definidas y similares.

PRIORIDAD

Una vez que las decisiones se definen y categorizan, el horizonte temporal de tres, seis y nueve meses, permite que los equipos puedan diferir las decisiones que no se necesitan de inmediato y abordarlas en el momento apropiado.

Entender dónde enfocarse y cuándo es una de las cosas más importantes que puede hacer el gestor de un equipo.

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En Pymes y Autónomos | En el proceso de toma de decisiones, cómo evitar el sesgo de confirmación

¿Cómo puedes ayudar a un jefe con dificultades para de tomar decisiones?. Los jefes que no parecen elegir un curso de acción, o que cambian constantemente de opinión, acaban por dañar la credibilidad del equipo en la organización.

Sin embargo, cuando uno se enfrente a una situación semejante no se está seguro de qué hacer, la duda es contagiosa, pero existe la posibilidad de que al final tu reputación acabe perjudicada por lo que acaba siendo necesario enfrentarse si tu jefe es crónicamente indeciso.

Para afrontar esta situación conviene conocer los motivos que le llevan a actuar de tal modo, es decir, es por inexperiencia, por una aversión natural al riesgo, por la cultura de culpabilidad existente en la organización, etc.

Con indenpendencia de todo ello, se abre una oportunidad para actuar, haciendo buenas preguntas, proporcionando datos relevantes y útiles, y ofreciendo tu perspectiva.

Si, a pesar de todo, tu jefe sigue atrapado en la parálisis del análisis, es necesario un enfoque diferente, es dcir, ayudar a tu jefe a clasificar la información y luego ofrecer una justificación clara para tu recomendación.

En este estado es muy recomendable buscar aliados con influencia en tu jefe para pidiéndoles su parecer al respecto y cómo poder actuar para poder mejorar la situación.

Indudablemente, cualquiera que sea el caso, siempre es conveniente protegerse a sí mismo. Si la actitud de tu jefe te perjudica, distanciáte y desarrollado internamente tus relaciones y tu red.

Desde luego, lo que siempre hay que evitar, ya que no es una relación entre pares es buscar la confrontación, tomar la conducta de tu jefe como un agravio personal y permanecer demasiado tiempo junto a él, porque te acabará perjudicando.

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En Pymes y Autónomos | Reglas para tomar decisiones difíciles

Cuando nos enfrentamos a una elección difícil, nos reconfertará pensar que si podemos obtener la información correcta y utilizar el análisis adecuado, podremos tomar la decisión correcta.

Sin embargo los problemas serios rara vez son en blanco y negro y las herramientas y técnicas, por sí solas, no nos proporcionarán las respuestas necesarias. También necesitamos empatía.

Ponernos en el lugar de las personas que se verán afectadas por el resultado de nuestras decisiones, como empleados, clientes, etc., nos permitirá incrementar nuestro campo de visión y la perspectiva a la hora de decidir.

Si consideramos lo que realmente nos importaría si estuvieramos en la situación de la otra persona, cuestionándonos qué estaríamos pensando y sintiendo si estuvieramos entre las personas más afectadas por la decisión. Si no estás seguro, comunícate con esas personas o con personas que puedan representar su experiencia de manera directa y concreta.

Si estás tomando esta decisión en un grupo, como se hace generalmente con las cuestiones difíciles, conviene que alguno de los asistente asuma el rol del afectado por la decisión, de la manera más persuasiva posible, para que los asistentes escuchen al menos alguna versión de las necesidades de las personas que se verán afectados por nuestra deccisión.

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En Pymes y Autónomos | Reglas para tomar decisiones difíciles

La analítica, es decir, la toma de decisiones basadas en el análisis de datos se está convirtiendo en una necesidad competitiva para muchos gerentes y directivos.

Incluso si no forma parte de la descripción de tu puesto de trabajo, existe una elevada probabilidad de que, por lo menos, necesites entender los conceptos básicos.

Cómo comenzar a tomar decisiones basadas en el análisis de la información

• Formarción

Matricularse en cursos en educación ejecutiva, leer libros y artículos, o realizar un curso online es necesario par poder aprender los fundamentos necesarios para poder tomar decisiones analíticas.

• Equipo

Muéstrales a los miembros de tu equipo tus habilidades y experiencia para que puedan valorarla. Ayúdales a entender el negocio para que puedan ayudarte a tomar las mejores decisiones.

• Comunicación

No dudes en preguntar para poder asegurarte de conocer las estimaciones y previsiones de los datos que manejas. Nunca deber tener miedo en lo que no sabes.

• Respeta los datos

Determina las métricas clave que necesitas y, a continuación, realiza experimentos para poder comprobarlas. Los datos, no las intuiciones u opiniones, deben conducir la toma de decisiones.

Imagen | Pexels En Pymes y Autónomos | El valor de las cifras en los nuevos mercados

Pasamos mucho tiempo y empleamos mucha energía cada día haciendo elecciones y tomando decisiones, algunas más transcendentes y otras más relevantes y, por tanto, más difíciles.

Sin embargo, es posible manejar decisiones de todo tipo de manera más eficiente siguiendo unas pautas.

Una estrategia es establecer una fecha para las decisiones más difíciles e impredecibles. Algunas decisiones son tan complicadas que nunca puedes llegar a una conclusión que se siente exactamente correcta.

Por lo tanto, establecer una cantidad específica de tiempo, y cuando el tiempo ha concluido, escoger la mejor elección y seguir adelante. Es conveniente empezar aplicándolo en deciciones menos relevantes, invirtiendo el tiempo mínimo, para probarlo.

Nunca se está seguro de tomar la decisión más acertada pero retrasar innecesariamente las decisiones se acaba pagando caro y, en los casos, en los que la incertidumbre es elevada, lo mejor es seguir el criterio del sentido común y simplemente tomar la decisión.

Imagen | KeithJJ En Pymes y Autónomos | Cómo tomar mejores decisiones y más rápido

En muchas ocasiones, se toman decisiones erróneas que afectan al devenir de nuestro negocio no porque se carezca de buen juicio para tomar decisiones sino porque no disponemos de la información adecuada.

Los datos de mala calidad causan todo tipo de problemas desde decisiones pobres, clientes enojados o costes más altos.

Cómo evaluar si hay problemas con nuestros datos

• Reunir

Agrupa los últimos cien registros de datos que has utilizado o creado. Por ejemplo, si se quiere analizar las ventas, incorpora las órdenes del cliente, de los últimos 100 pedidos. A continuación, céntrate en los diez o quince elementos de datos críticos o atributos en el registro de datos.

• Revisión

Solicita a dos o tres personas con conocimiento de los datos que se han reunido a usted para una reunión de dos horas. Revisa todos los registros uno a uno, marcar errores obvios, como un nombre de cliente mal escrito o información que se ha colocado en la columna equivocada. Es posible que debas detenerte y discutir si un artículo es realmente incorrecto, pero trata de no gastar más de 30 segundos en un registro.

• Resumir los resultados

Del total de los registros analizados para poder concocer qué porcentaje de sus datos son exactos.

En cualquier caso, si detectas que los datos que empleas no son tienen un problema de calidad, orienta tus esfuerzos para solucionarlo para poder tomar mejores decisiones.

Imagen | Picdream En Pymes y Autónomos | El problema de las cifras en los nuevos mercados