Además de las uvas para celebrar el año, en las empresas hay otras tradiciones que implican actualizar los programas y herramientas informáticas a la nueva legislación, algo que ya es una tónica habitual y que dependiendo del cambio puede tener mayor o menor impacto para su implantación.

En algunos casos, puede que sólo sea un pequeño cambio en el programa de gestión lo que se debe introducir, como podría ser un cambio en el porcentaje del IVA a aplicar o variar el cambio de retenciones. En otros, las modificaciones van más allá e implican nuevos campos, como las nóminas nuevas en 2015. En ambos casos, me temo que las adaptaciones van a cargo de la empresa que utiliza dichas herramientas.

Por lo menos en lo que a las aplicaciones instaladas en nuestros equipos informáticos se refiere, aplicaciones que se venden bajo el modelo de licencias tradicional. Esto implica invertir en muchos casos en una nueva versión en nuestro programa de gestión y pasar por caja para ello.

Esto estamos acostumbrados a verlo constantemente, si tenemos una página web y queremos adaptarnos a la conocida popularmente como Ley anticookies para que avise a los usuarios del uso de cookies que se instalarán en su navegador por entrar en nuestra página. Otro ejemplo sería la adaptación a la venta en el cargo del IVA en las tiendas online para clientes que nos compran desde países extranjeros.

Si utilizamos aplicaciones de pago por uso, de software como servicio, donde nos conectamos para trabajar a través del navegador web, este tipo de actualizaciones van a cargo del proveedor y se incorporan de forma inmediata. Es una de las ventajas de este tipo de herramientas informáticas, que muchas veces no se valoran por las empresas hasta que no llega el caso de tener que actualizarse.

En ambos casos siempre debemos estar al día para reclamar las actualizaciones oportunas a nuestros proveedores. Las herramientas informáticas tienen que ser una oportunidad para mejorar nuestra productividad, no un cuello de botella o un lastre para el desarrollo del negocio.

En Pymes y Autónomos | Office y el difícil tránsito a Office 365 con suscripción anual

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Cuando abordamos un proyecto para un cliente, o como profesionales emprendemos una nueva etapa en una nueva empresa o departamento, casi siempre tenemos que enfrentarnos a nuevas herramientas, en ocasiones desconocidas, que generan entre nosotros bastan recelo. Hasta el punto de que muchos profesionales ven en estas situaciones como un hándicap, o incluso como una barrera.

Aunque es cierto que algunas herramientas informáticas que entrañan más complejidad que otras, en ningún caso deben verse como una limitación, sino más bien como una oportunidad para lograr que nuestros desafíos sean más pequeños.

A este respecto, una creencia asociada y a la vez errónea, es que un problema concreto ha de resolverse de manera forzosa a través de una herramienta determinada, existiendo en muchos casos otros caminos, y otras formas de plantar el problema, e incluso, otra herramienta.

Por tanto, el hecho de que se ponga a nuestra disposición una software, aplicación o programa informático determinado, no debemos distraer nuestra atención en la solución del problema obcecándonos en una determinada posibilidad, siendo conveniente tener la miras más amplias para encontrar la mejor solución para cada caso.

En Pymes y Autónomos | ¿Realmente necesitas un informático en tu empresa?
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Ser autónomo conlleva esfuerzo y dedicación, no estoy descubriendo nada. Afortunadamente en la red contamos con aplicaciones que facilitan la gestión de la contabilidad. Aunque muchos trabajadores siguen confiando en la figura del gestor e incluso en llevar su facturación con Excel. Pero echemos un vistazo a las opciones que ofrece Internet, tal vez sean una opción atractiva.

He encontrado una aplicación gratuita llamada Hazteunafacturae se trata de un programa para hacer facturas electrónicas sobre la marcha, a través del certificado digital. Está enfocada a profesionales cuyo número de facturas al mes sea bajo. Para conseguir el certificado digital hemos de entrar a CERES Me parece una página de uso sencillo y un primer paso para ascender hasta la nube donde descubrimos un amplio abanico de programas más completos.

Me ha llamado la atención un nuevo sistema de gestión online, Cuéntica es una aplicación dirigida a autónomos y profesionales que acaba de presentarse en el mercado. La principal novedad de Cuéntica que encuentro es que su tecnología permite a usuarios sin conocimientos de contabilidad llevar ellos mismos sus cuentas.

He navegado por ella y destaco una cuestión que puede preocupar a un hipotético usuario “¿sabré manejar esta herramienta, me compensa?”. En Cuéntica ofrecen cursos on line y presenciales de formación relacionada con el cumplimiento de las obligaciones legales y como llevar tu negocio. No está mal que aporten ese extra, sobre todo para los que se estén planteando iniciar la aventura de ser autónomo.

Para un autónomo llevar la contabilidad puede ser una pesadilla. El contratar a un gestor es una opción más, pero si el volumen de facturación es poco, o eres un atrevido, inclinarse por un programa intuitivo, puede hacer más llevadero esta parte del trabajo que sinceramente ocupa bastante tiempo. Ser autónomo conlleva disciplina y hacer frente a muchas responsabilidades, por eso es importante investigar y conocer herramientas que faciliten el día a día ,que conlleva contactar con clientes, llamadas, reuniones.

Crear facturas con un programa que introduce el IVA y calcula los gastos de la empresa, resulta útil; y si permite acceder a la cuenta de nuestra empresa desde cualquier ordenador o dispositivo móvil conectado a la red, todavía mejor. ¿Conoces algún programa interesante y ya estás instalado en la nube?

En Pymes y Autónomos | Comparador de aplicaciones
,El cloud computing como modelo de ahorro de costes en las pymes
Imagen | Cuéntica

La Escuela de Organización Industrial (EOI) está elaborando desde el pasado mes de febrero una tabla comparativa de herramientas SaaS existentes en el mercado nacional. Esta iniciativa está promovida por RedePyme, Fundación EOI y como empresa responsable de la realización del proyecto Alltic Software.

Muchos conoceréis el concepto SaaS, que corresponde al acrónimo de, Software as a Service. Una definición que se le puede dar es el de un modelo de distribución de software que proporciona a los clientes el acceso al mismo a través de internet, de manera que no han de realizar mantenimiento de las aplicaciones, de operaciones técnicas y de soporte. Las aplicaciones distribuidas en la modalidad SaaS pueden llegar a cualquier tipo de empresa sin importar su tamaño o su ubicación geográfica. Se trata de un modelo que une el producto (software) al servicio, para dotar a las empresas de una solución completa que permita optimizar sus costes y sus recursos.

Tras esta definición puede surgir la duda de si existe alguna diferencia con el modelo ASP (Aplication Service Provider), la respuesta es que sí:

• ASP sigue un modelo de licencias frente a SaaS dónde se paga por uso.
• ASP es un modelo pensado para ofrecer aplicaciones a unos pocos usuarios. Con SaaS, el servicio se ofrece a tantos usuarios como suscriptores.
• ASP utiliza normalmente una infraestructura privada frente a SaaS que utiliza una infraestructura pública.

Este tipo de herramienta es idónea para las pymes y el pequeño empresario ya que puede usarlas sin incurrir en inversiones de infraestructuras tecnolgicas, inversiones en software, y sin tener que adquirir licencias de programas informáticos.

La EOI pretende con esa tabla comparativa recopilar las soluciones de software como servicio que hay para pymes el mercado, por áreas funcionales. A través de esta iniciativa se va a dar a conocer en profusión las diferentes posibilidades que ofrece el mercado en aplicaciones software vía Internet. Debido a la poca información que existe y la dispersión de la misma, el resultado de esta iniciativa será un portal web para mostrar las diferentes aplicaciones que existen en el mercado.

El objeto de esta entrada es doble, por un lado, incentivar al pequeño empresario al uso de aplicaciones de negocio de gran utilidad para incrementar la productividad de su negocio y que no siempre son conocidas, por falta de divulgación o porque no existen herramientas que faciliten la búsqueda de la solución más adecuada a su negocio. Por otra, porque quizás te interese participar en esta tabla porque dispongas de una herramienta SaaS que quieras que aparezca en el nuevo portal comparativo de aplicaciones SaaS de EOI, si es así, debes rellenar la encuesta del área funcional en la que se enmarque: ERP, CRM, Contabilidad, Tienda Online, Gestión de Proyectos, Facturación, e-learning, Nóminas, Backup, Business Intelligence, Otros.

En Pymes y autónomos | El futuro del Software de gestión, La brecha digital del autónomo Imagen: cote

David Coursey realizó hace algún tiempo un excelente resumen de la historia del software de gestión empresarial para Microsoft Me gustaría citar un párrafo.

"Al principio se recibía el software en disquetes, luego en discos compactos y posteriormente mediante descargas. La característica común para todo el software era que se instalaba en su equipo. El software del mañana, o al menos parte de dicho software, será diferente ya que cada vez más aplicaciones dejarán de presentarse en un disco y comenzarán a entregarse como un servicio."

Software as a Service. Software como servicio. Esta va a ser una pieza clave en la gestión empresarial de pymes y autónomos. Según un estudio del que se hizo eco a principio de año IDG, cerca de un 49% de las pymes españolas utiliza ya este tipo de aplicaciones para prestar servicios a sus clientes, y cerca de un 21% para la gestión interna de la empresa. Analicemos brevemente qué es, sus ventajas y sus inconvenientes.

Los SaaS son aplicaciones disponibles generalmente via web, mediante el pago de una cuota mensual o licencia anual por usuario. Ventajas * reducción de costes * movilidad (acceso worlwide via web) * fácil manejo (interfaz web sencilla e intuitiva) * sin costes de mantenimiento (gestión directa por la empresa proveedora del servicio) * fácil personalización * datos protegidos (servidores remotos del proveedor)

Inconvenientes * proceso de migración del sistema actual de la empresa hacia la plataforma. * datos fuera de la pyme (será imprescindible que el SaaS permita el almacenamiento en local de un backup de los mismos) * misma tecnología para todo tipo de clientes * facilidad para incurrir involuntariamente en costes innecesarios como consecuencia de acciones de personalización o servicios adicionales

A pesar de los inconvenientes (seguro que a alguien se le ocurre alguno más), en el mundo que nos ha tocado vivir la movilidad y la reducción de costes son dos factores importantes a tener en cuenta sobre todo para autónomos y pymes cuyo negocio se forja en muchas ocasiones fuera de sus oficinas. Para ellos, la alternativa SaaS es sin duda una opción interesante que poco a poco va ganando terreno a las aplicaciones de software tradicionales que no disponen de la flexibilidad de una conexión remota.

Via | Microsoft España Via | Idg.es Imagen | Woodsy