A vueltas con la ciberseguridad en las pymes. Pero el tema no es para dejarlo aparcado para el próximo año. No sólo la formación en la gestión del riesgo es fundamental, también el invertir en expertos en el tema para que mañana no haya que lamentarse.

La figura del hacker ha desaparecido, ahora se puede hablar de bandas bien organizadas. Y si a nivel usuario, tratan de timarte con perfiles falsos en redes sociales, qué no harán con una empresa. ¿Ha llegado el momento de dar la importancia necesaria a la ciberseguridad en la pyme?

El Crime as a service ha llegado para quedarse y entre sus víctimas están las pymes

El denominado crimen como servicio (Crime as a service o CaaS) que hace referencia a personas que ofrecen sus servicios a cualquier persona/entidad que quiera pagarlos: entrar en la cuenta de Facebook de otra persona, espiar WhatsApp, insertar malware, obtener credenciales de acceso, interceptar correos…, están a la orden del día.

Países como Nigeria, se han especializado en este tipo de 'negocio' que requiere de una inversión mínima y las ganancias pueden ser elevadas. El crimen como servicio o CaaS (Crime as a service) es una realidad y debemos ser conscientes de su existencia para tomar las medidas personales, profesionales o empresariales necesarias para intentar mantenernos seguros.

En Pymes y Autonomos

Gestión y notificación de brechas de seguridad, así debemos actuar con el RGPD

Proteger a la pyme, proteger a los clientes

Lo que se debe tener claro es que el problema de la ciberseguridad no solo atañe a las grandes compañías, es un aspecto clave de cualquier empresa, sobre todo en el caso de las pequeñas y medianas.

Ya que la ausencia de concienciación, la falta de medios para poder adoptar grandes soluciones o la percepción de que su negocio no puede ser valioso para grupos de criminales informáticos son algunos de los males que asolan a muchas marcas que, de un día para otro, se encuentran frente a un ataque que paraliza sus operaciones.

Estos ataques ponen en riesgo su información y la de sus clientes. Donde una plantilla puede verse paralizada por culpa de un ataque para el que no estaban preparados, sobre todo al pensar que no podían ser objetivo de este mal.

La externalización como solución para proteger a las pymes

Aunque lo ideal sería contar con un experto en esta materia, dado la época que vivimos, lo cierto es que muchas empresas se muestran contrarias a dar el paso y contratar a un experto.

Pero los eruditos en ciberseguridad declaran que “en la pyme del futuro habrá que encontrar un sitio para el responsable tecnológico y tendrá capacidades y competencias en ciberseguridad si quiere subsistir”. Pero no todos están de acuerdo ya que dependerá del tamaño de la empresa, por eso la apuesta por la externalización de estos servicios es lo que más repercusión está teniendo.

Imagen|Pixabay

Cada vez son más las empresas que recurren a la externalización de los servicios, sobre todo grandes empresas pertenecientes al sector de las telecomunicaciones y las nuevas tecnologías. Esta práctica empresarial, más conocida como outsourcing, está cada vez más extendida en nuestro país.

Actualmente, más de la mitad de las empresas recurre a la externalización de servicios porque les facilita el acceso a nuevos recursos sin tener que asumir ellos mismos todo el coste, sobre todo en puestos técnicos. Y esta tendencia es imparable, puesto que se prevé que un 80% aumente su apuesta por el outsourcing.

Pero, ¿cuáles son los principales motivos por los que las compañías apuestan por el outsourcing? La empresa Entelgy Outsourcing, división de Entegy, The BusinessTech Consultancy y especializada en externalización de servicios, han analizado los beneficios que tiene para una empresa apostar por este modelo de contratación. Estos son los cuatro principales motivos.

Actualización tecnológica permanente

Las nuevas tecnologías avanzan a velocidad de vértigo y ahora más que nunca, la mayoría de empresas no cuentan con los recursos necesarios para hacer frente a esta constante necesidad. Ante esta realidad, las empresas prefieren optar por externalizar sus servicios confiando en empresas que cuenten con profesionales especializados en las últimas tecnologías, como los ERP, CRM, diseño UX/UI o criptomonedas.

En Pymes y Autonomos

¿Qué aporta un CRM?

Reducción de costes, aumento de negocio y mejor planificación financiera

Es, posiblemente, la principal razón para externalizar parte de los servicios. De hecho, el 47% de las empresas afirman que apuestan por el outsourcing para reducir costes, especialmente en todo lo que tiene que ver con la contratación, formación interna, infraestructuras o tecnología.

De este modo, se evitan grandes inversiones para proyectos puntuales que serían inasumibles de otra forma y que podrían convertirse en una pérdida de ingresos.

Mayor grado de especialización

El 55% de las empresas tienen dificultades para encontrar perfiles concretos que se ajusten a los puestos de trabajo vacantes, según Ranstad. Al externalizar estos servicios en un tercero especialista en un sector determinado, se evita la diversificación de recursos y de personal, de modo que no se abarcan otras áreas que pueden ser menos importantes a nivel estratégico.

Aumento de la productividad

Al contratar a un tercero especializado y con experiencia en el área requerida se asegura un resultado de calidad, que igual de otro modo tendría más complicado llevar a cabo. De este modo, se realiza el mismo trabajo en un tiempo menor, lo que hace que aumente la productividad.

En la entrada anterior vimos algunas recomendaciones sobre la mejor elección de la oficina como punto neurálgico en el que desarrollar nuestra actividad. Tan relevante es la situación como el qué hacer con ella, el equipamiento y la funcionalidad que buscamos. La forma de configurar y equipar su espacio de oficina puede tener un gran impacto en el éxito de su empresa. El diseño y la decoración ayuda establecer el tono de la cultura de la empresa y tienen un impacto directo en la productividad de los empleados.

Dos cuestiones importantes a tener en cuenta al configurar su oficina son:

¿Qué imagen quiero transmitir a los empleados, clientes y competidores?

La apariencia de la oficina ayuda a la percepción de su empresa por parte de la gente, así que asegúrese de su primera impresión es buena. Su espacio de oficina debe ser una extensión de su marca y reflejar su cultura de empresa.

Cosas tan simples como dónde poner su nombre comercial o logotipo y qué color de pintura utilizar puede parecer trivial, pero pueden tener un fuerte impacto psicológico en los clientes y empleados.

También, considere el tipo de mobiliario y equipamiento que compra para su oficina. Por ejemplo, si los equipos están fuera de fecha, hará que sea más difícil para sus empleados ser productivos. Del mismo modo, si usted tiene muebles viejos con muescas y arañazos o no hay suficiente espacio de almacenamiento para mantener su oficina organizada sus clientes pueden preguntarse si se les va a dar el debido cuidado y atención.

¿Cómo puedo incorporar las necesidades de mis trabajadores en el diseño? La organización del espacio de oficina no sólo implica la compra o el alquiler de mobiliario. Debido a que los empleados pasan una cantidad significativa de tiempo en la oficina, es importante proporcionar una disposición y un diseño que haga que se sientan cómodos y alimente la colaboración y los buenos hábitos de trabajo.

¿Cómo gestiono el día a día?

Ahora que ha establecido su oficina hasta que, ¿cómo conseguir que funcione correctamente en su día a día? Es posible que desee considerar la externalización de las tareas que son esenciales para administrar la oficina (limpieza, mantenimiento,...), pero no son el foco de su negocio. Si lo hace, le dará más tiempo para centrarse en su negocio principal, sin empantanarse con las actividades del día a día que vienen con el funcionamiento de una oficina.

Tipos de tareas a considerar el outsourcing incluyen: Los trabajos que se pueden hacer de manera más eficiente y rentable por parte de otra empresa / negocio: Algunas de las tareas más comunes que las empresas tienden a externalizar son la nómina, la entrada de datos, cuentas por pagar y los servicios de contestador de teléfono. La externalización de este tipo de actividades de consumo general puede ayudarle a su empresa a ahorra tiempo y dinero.

Los trabajos que requieren conocimientos de nivel ejecutivo no fundamental para su negocio: Al igual que con la mayoría de las pequeñas empresas, usted y un número de sus empleados pueden realizar funciones diferentes. A pesar de que puede que no tenga un presupuesto para un ejecutivo de marketing a tiempo completo es posible que pueda valorar el uso de expertos independientes que podrían dedicar unas horas al mes para asegurarse de que su empresa está en el camino correcto.

Los trabajos que requieren conocimientos especializados: La tecnología acelera el cambio, puede ser difícil para cualquier persona que no se dedica a las TIC´s mantenerse al día en la tecnología que su empresa necesita para crecer. Mediante la externalización de TIC´s, usted puede disponer de un ejército de profesionales de TIC´s con conocimientos que pueden asegurar que su tecnología está cumpliendo con las necesidades de su negocio y proporcionará el apoyo que necesita para mantener su negocio en marcha y funcionando en el mundo digital de hoy.

En Pymes y Autónomos | La ineficiencia de la oficina

Imagen | nate bolt

En mi anterior entrada trataba la cuestión de la tendencia creciente de autónomos por proyectos. Estrechamente relacionado con esta cuestión es poder conocer cuáles son las principales actividades que las empresas externalizan en terceros.

Para conocerlo Adecco Outsourcing elabora una encuesta (PDF) para poder identificar las áreas de las empresas que más se externalizan o que son objeto de outsourcing, que es como se conoce a esta práctica.

En primer lugar, el área más externalizada por las compañías es la de Administración y/o Servicios Generales, así lo afirma el 44,7% de los consultados. Le seguiría la de Producción o de Operaciones, según el 31,3% de los encuestados. Por último, el área comercial, para el 24% de las empresas, sería la tercera que más servicios de externalización demanda.

Dentro de cada área funcional, se demandan a su vez distintos servicios específicos. Así Administración y Servicios Generales reparte su presupuesto entre los servicios de limpieza y seguridad (36,2%), recepción y control de accesos (20,6%), servicio de Prevención de Riesgos Laborales (16,1%), grabación de datos (13,8%) y traducciones (13,4%).

En el área de Producción, los principales procesos a externalizar por las empresas son los servicios logísticos (38,3%), seguido por la externalización de la función de IT (26,5%), los servicios auxiliares a la industria (24,4%) y los procesos ligados a la operación (10,8%). Por último, al área Comercial externaliza tres tipos de servicios fundamentalmente: el 54,1% de las empresas lo hace con los servicios de telemarketing, el 31,2% con la promoción comercial, y el 14,7% externaliza su fuerza de ventas o equipos comerciales.

Por sectores, según los datos de la encuesta, son las empresas del sector farmacéutico (81,8%) las que más proyectos de externalización nuevos llevarán a cabo en 2014. Tras ellas, el sector de la alimentación, el de tecnologías de la información y comunicación y el industrial, serán los que más externalicen en 2014, con un 72,7%, 72,5% y 71,1%, respectivamente. A más distancia se sitúan sectores como el de la logística y distribución (64%), el de consultoría y servicios a empresas (63,6%) y el de la formación y educación (62,5%).

Un dato particularmente llamativo es que las pymes externalizan servicios casi al mismo ritmo que las grandes empresas. Así, un 59,3% de las compañías con plantillas entre 0 y 50 empleados y un 61,5% de las que cuentan entre 50 y 250 trabajadores, recurren a la externalización. Cifras muy similares a las corporaciones con plantillas de 250 a 1.000 empleados (62,8%) o incluso por encima de las que cuentan con más de 1.000 trabajadores (57,9%).

Si eres autónomo, pequeño empresario o un emprendedor en busca de proyectos, las claves que revela la encuesta de Adecco Outsourcing, te pueden ayudar a focalizar tu búsqueda y conseguir que esta sea más productiva.

Imagen | Mark Hillary En Pymes y Autónomos | Autónomos por proyectos, el nuevo paradigma laboral

Vivimos una ‘era’ en la que el tiempo es uno de esos bienes más preciados. Se convierte en un tesoro que todos, empresarios, trabajadores o autónomos, defienden con uñas y dientes. Es por esa razón por la que se puede convertir en un buen argumento de venta de servicios. En definitiva, ahorrar horas de trabajo, pudiendo concentrar esfuerzos en otras tareas.

Por ejemplo, una micropyme o un autónomo pueden elaborar, de forma independiente, su contabilidad y completar toda la tramitación burocrática que implica su actividad empresarial. Pero, como cualquier otra tarea especializada, requiere de una gran cantidad de tiempo, esfuerzo y personal dedicado a ello. Algo que puede, o no, estar a su alcance.

Ocurre con otros muchos servicios, cuya externalización tiene en el ahorro de tiempo uno de sus argumentos. Desde la gestión de la presencia online de la firma (página web, redes sociales...), hasta el desarrollo de campañas específicas de marketing, pasando por la contabilidad o tareas mucho más especializadas. Trabajos que, la mayor parte de las ocasiones, pueden ser cubiertos con recursos propios, aunque obviando otros muchos 'frentes' del día a día.

Pero el objetivo para el prestador de ese servicio es que los resultados de su contratación y la reducción del tiempo de dedicación si no fuera externalizado sean lo suficientemente importantes como para que el coste sea asumido sin que suponga un pequeño ‘agujero’ en la cuenta de resultados.

Por tanto, es decisión final del cliente, si, realmente, compensa esa ‘ganancia’ de tiempo para dedicarlo a otras tareas (y los mejores resultados finales) con respecto al coste económico de que otros cubran ese espacio. Es probable que en algunos casos no sea posible. Pero como argumento de venta por parte de proveedores de servicios, en un momento en el que las horas tendrían que ser cuidadas hasta el extremo, es muy interesante.

En Pymes y Autónomos | Ser dueño de tu tiempo no te hace aprovecharlo mejor, El papel de la externalización Imagen | Ed Yourdon

Recuerdo que de niño y ya de muy jovencito había una empresa que para mi era referente. Incluso esta compañía fue tan referente para mí, que el primer nombre que le dí a la primera sociedad que dirigí estaba inspirado en esta compañía. Esta compañía era Globalia, y me fascinaba su apuesta por la integración vertical, en la actualidad tengo mis dudas.

Por aquel entonces veía fascinante una empresa que apostaba por tener su propia agencia de viajes, especialmente porque eran unas agencias de viajes que alimentaban a sus propios productos turísticos, unos productos turísticos que llenaban sus propios aviones, y así hasta un desglose sin fin, que se ha ido incrementado y diversificando a lo largo de los años. Pero hoy aún y reconociendo en este caso la vigencia del modelo, dudo de la aplicación del mismo en todos los casos.

Y dudo pues en la actualidad de la rentabilidad y la subsistencia de un negocio con tanta estructura. Hoy probablemente (y como ya he dicho en muchas otras ocasiones) apuesto por negocios realmente ágiles, realmente faltos de estructura, en los que nosotros estemos centrados en lo esencial del mismo, en el segmento y la línea de la que somos especialistas, y el resto que lo gestionemos a través de colaboraciones, externalización, etc.

¿Esto significa que veo el modelo Globalia acabado? No, puede que no en el caso de Globalia, pues es un producto bien engrasado, excelentemente posicionado, y dudo de que el mismo pueda fracasar de hoy para mañana. Pero si que dudo de que este modelo en la actualidad fuese viable en otros proyectos que ahora se pretendan desarrollar, pues seguro que los habrán y funcionarán, pero dudo que esa apuesta de holding integral, sea la mejor forma de realizar negocios como norma general en la actualidad.

En Pymes y autónomos | Adelgazar la estructura de nuestros negocios Imagen | telemax

Según un informe de Adecco, la demanda de servicios de externalización ha aumentado, en el último año, un 55%. La encuesta fue realizada por Adecco a 600 empresas del tejido empresarial español, de ellas el 72,1% afirma que ha mantenido o aumentado la demanda de estos servicios a consecuencia de la crisis debido a la reducción de costes que conlleva.

Un 58,7% de las empresas encuestadas aseguran que gracias a esta externalización (outsourcing) han podido desarrollar iniciativas o proyectos que no hubieran sido capaces de afrontar por sí mismas, ya que el 33,3% afirma carecer de los medios para ponerlos en marcha, además un 25,4% indica que el coste de la externalización es menor que hacerlo por sus propios medios.

La externalización permite delegar la gestión de ciertas actividades, que no constituyen el elemento central de la actividad de la empresa y que pasan a ser desarrolladas por empresas de servicios especializadas. Este proceso permite una mejora del rendimiento del negocio, de la calidad del proceso que se externaliza, la transformación de costes fijos en variables y el acceso a tecnologías especializadas.

Los motivos por los que las empresas recurren a la externalización de servicios son varios, en un 46,6% de los casos se utiliza por la necesidad de reducir costes, por otro lado, un 31,5% afirma que de ese modo pueden centrarse en sus actividades o procesos clave. El 19,2% cree que el outsourcing les ayuda a tener un mayor control de los costes y, por último, el 2,7% cree que gracias a ello mejora sus procesos a través de la gestión de un experto.

Estos procesos suponen una oportunidad para las empresas que subcontratan estos servicios en cuanto al ahorro de costes y especialización, pero también abre las puertas a las pymes que ofrecen este tipo de servicios para poder aumentar su cuota de mercado. Las pequeñas empresas especializadas en el campo de la innovación, la tecnología, el marketing o los servicios comerciales se ven beneficiadas por el aumento de la demanda de servicios externos en estos campos.

Como muchas veces se dice, las crisis de unos son las oportunidades de otros, es por ello que la implantación de estas estrategias de outsourcing, y su más que posible aumento de demanda en los próximos años, supone una oportunidad para los que ya están o los que se plantean incorporarse al mercado de servicios.

En Pymes y Autónomos | ¿Por qué y para qué el outsourcing? Imagen | markhillary

Alguna vez yo mismo en esta misma tribuna y en otras en las que participo, muchas veces en las conferencias o formación que imparto menciono la necesidad de que los profesionales y empresas adquieran una estructura moldeable y adaptable, pero en algunas ocasiones hace falta poner ejemplos concretos, hoy hablo de los centros de negocios.

Lógicamente los centros de negocios no serán útiles para todas las empresas, ni para todos los profesionales ni para todos los procesos pero nos serán muy útiles en algunas ocasiones y sin duda son un excelente ejemplo respecto a lo que me refiero de estructuras abiertas, moldeables y preparadas para el cambio.

Sería inútil, inoperante e incluso imposible para por ejemplo una empresa de fabricación industrial querer poner su fábrica en un centro de negocios, ¿pero porque no a esa empresa no le puede servir el centro de negocios como su oficina de representación comercial en cualquier zona sin que entrar en esa zona le requiera de una gran inversión en infraestructura propia?.

Y ya no digamos de las empresas o profesionales de servicios que por una parte pueden encontrar en los centros de negocios una buena forma de expansión a cualquier emplazamiento por poco coste y por la otra pueden suponer por ejemplo la evolución lógica de un trabajador autónomo, del despacho de su casa, al del centro de negocios y si es de menester a la oficina propia.

Lo dicho, el centro de negocios no será una solución optima para todos, pero si una excelente solución o alternativa para muchos y ya no solo en lo que a bajo coste para un emplazamiento se refiere sino también si pensamos en la de servicios añadidos externalizados e integrados que nos ofrece (secretariado, imprenta,…).

Más información | ACN En Pymes y autónomos | Mudanzas: nos trasladamos a nuestra nueva oficina virtual Imagen | mauriciomacri

Antes que nada, ¿qué es el outsourcing?, la verdad es que este concepto no es nuevo, es la externalización de toda la vida. Desde siempre las empresas han recurrido a otras empresas para determinados servicios, lo que ocurre es que los nuevos modelos de gestión empresarial favorecen la contratación de empresas externas que prestan servicios que antes hacían directamente personal asalariado. Por otro lado las nuevas compañías se crean bajo un modelo más moderno o con un tamaño que también tiende a la externalización.

Antes, las empresas se creaban bajo un modelo clásico donde todas tenían unos departamentos específicos para cada tarea. Administración, ventas, producción, distribución, etc. Hoy en día la mayoría de las empresas son pymes y no hay una organización tan definida, todo el mundo hace de todo porque, en la mayor parte de los casos el tamaño de la empresa no permite esa especialización.

¿Qué ofrece este nuevo modelo con respecto al antiguo? Lo primero, lógicamente, flexibilidad, el hecho de que se subcontraten determinados servicios supone que la empresa puede adaptarse a los cambios con mayor rapidez. Por ejemplo, si mi empresa de servicios informáticos quiere ampliar mercado e iniciar su actividad en otra zona geográfica, voy a hacerlo de una manera más rápida y efectiva si lo hago a través de distribuidores que hagan el trabajo de captación, atención y fidelización del cliente que si tengo que crear un equipo comercial asalariado. En el caso contrario, si una zona geográfica deja de ser interesante y tengo una infraestructura creada tengo que reubicar al personal con las dificultades que eso conlleva, de la otra manera puedo prescindir de la red de distribución sin especiales dificultades.

Otro aspecto es el económico, los costes para la empresa se reducen al eliminar los costes laborales y sustituirlos por el pago por servicios prestados. Además hay que tener en cuenta que si el servicio no es bueno o entendemos que es caro, podemos buscarnos otro proveedor mejor o más barato.

El tercer punto es el organizativo. Con este sistema, una empresa no tiene por qué tener un tamaño excesivamente grande para poder ofrecer una amplia gama de productos o servicios. Si mi empresa quiere lanzarse al mercado de internet a través de una tienda electrónica puedo subcontratar el diseño y el mantenimiento de la tienda virtual y no necesitaré un informático en plantilla para hacer eso mismo.

De todas manera la externalización requiere de la empresa un control constante de los servicios contratados. El hecho de que todos los departamentos de la empresa no estén bajo el mismo techo nos obliga a un esfuerzo mayor. Además, hay que tener en cuenta que estas contratas externas pueden estar representando o actuando en nombre de la empresa con lo que, en la mayor parte de los casos una baja calidad del servicio será visto por el cliente como un defecto nuestro no de la subcontrata.

El outsourcing debe de verse como una oportunidad tanto para la empresa que contrata el servicio como, lógicamente, para la que lo presta. El que contrata se beneficiará de que podrá maximizar su productividad "soltando lastre" en cuanto a prescindir de departamentos o servicios internos que pueden resultar gravosas para la organización sin que esta tenga que resentirse. Por el contrario, las empresas que presten esos servicios externos tienen la oportunidad de buscar, crear o aumentar mercado.

En Pymes y Autónomos | Outsourcing administrativo en la pyme Imágen | Juan Freire