La tesorería es uno de los departamentos más importantes de cualquier empresa y, en ella, tiene una enorme importancia la comunicación con los bancos. No en vano, todas las empresas, sean del tamaño que sean, necesitan estar en permanente contacto con las entidades con el fin de conocer el estado de sus cuentas bancarias y así poder tomar importantes decisiones que afectan a su previsión de liquidez.

En España, una de las normas bancarias más importantes en lo que a comunicación bancaria se refiere es el conocido como cuaderno 43 (o, simplemente, norma 43), un estándar de comunicación que permite obtener los extractos diarios de las cuentas bancarias y así automatizar un proceso tan importante como es el de la conciliación bancaria.

¿Qué es la norma 43?

La norma 43 es un estándar bancario que normaliza la transmisión de extractos bancarios de las cuentas corrientes de una empesa. Fue desarrollado por las entidades de crédito españolas a través de la Asociación Española de Banca (AEB), que agrupa la mayor parte de grandes entidades en España.

Sirve, en buena medida, para facilitar un proceso contable tan fundamental como es la conciliación bancaria, es decir, el ajuste de la información de las cuentas bancarias de una empresa con su contabilidad, con el fin de detectar cargos o abonos pendientes y, en general, conocer el estado real de su tesorería.

Las entidades bancarias suelen enviar de manera diaria los ficheros en el estándar de la norma 43 a las empresas que tengan contratado este servicio a través de redes P2P, generalmente a primera hora de la mañana. Una vez recibido, los sistemas empresariales integran todos estos movimientos en sus sistemas y ejecutan la conciliación bancaria de manera automática. No obstante, las entidades permiten la descarga manual de esta norma, especialmente interesante para aquellas empresas que no tengan automatizado el proceso.

El cuaderno 43 está disponible para todo tipo de compañías, ya sean pymes o grandes empresas. Sin embargo, en la práctica, solo las empresas de una cierta entidad lo adoptan por la complejidad de su implementación y a lo costoso de su mantenimiento, especialmente si lo que se quiere es automatizar este proceso.

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Ventajas del uso de la norma 43

Los extractos de cuenta electrónicos cumplen una importante función dentro de los departamentos de tesorería. Más concretamente, la norma 43 facilita una comunicación más ágil con las entidades financieras, al tiempo que permite automatizar uno de los procesos más importantes de la tesorería, como es la conciliación bancaria.

Además, gracias a la norma 43, las empresas pueden identificar qué pagos se han realizado y cuáles están pendientes, por ejemplo impuestos o nóminas, además del resultado de los cobros. El objetivo es que las compañías puedan tomar decisiones sobre su liquidez fundamentadas en esos datos.

No obstante, la norma 43 no está exenta de desventajas. A pesar de su importancia, no es una comunicación inmediata. Las empresas únicamente conocen el estado actual de sus cuentas una vez al día, pero no pueden acceder a su información en tiempo real, salvo que realicen una descarga manual del extracto. Esta circunstancia puede ser un problema para algunas empresas cuya actividad requiera conocer de inmediato el estado real de su tesorería, especialmente en aquellos negocios donde su flujo de cobros y pagos es continuo.

Al fin y al cabo, el objetivo de la conciliación bancaria es mejorar el flujo de la tesorería de la empresa y, en consecuencia, tomar mejores decisiones fundamentadas en información real sobre su liquidez. Y a esto contribuye de manera importante la norma 43.

En una reunión que tuve ayer por la tarde, en la cual se estaban analizando unos documentos de conciliación bancaria, uno de los asistentes que no estaba muy ducho en materias contables dado que es ingeniero y de contabilidad no tiene por qué tener ni idea me preguntó lo siguiente al salir:

Eso de la concilicación bancaria ¿Que es? ¿Hacer las paces con los bancos para que nos den préstamos?

Técnicamente, la conciliación es el procedimiento por el que se hace coincidir el saldo contable reflejado en las distintas cuentas de tesorería, dígase cuentas corrientes, pólizas de crédito o caja, con el saldo real existente en nuestras cuentas. A priori, parece una perogrullada pero trabajando sobre la materia, no lo es tanto.

Normalmente, cada departamento de contabilidad tiene una forma de actuar con el tratamiento de la tesorería. El más extendido es realizar el asiento de cobro o pago conforme se emite dicha orden o se prevee que se produzca. Normalmente actúan así empresas con un volumen de cobros y pagos elevados.

Por ejemplo, hay contables que tienen la costumbre de contabilizar el pago de una factura domiciliada el día que se comunica que se va a proceder a su cobro o contabilizar el ingreso de un pagaré el mismo día que cae en sus manos. La realidad financiera puede ser otra, dado que no tiene porqué pagarse ese mismo día o incluso llegar a no pagarse o estar la empresa estructurada de tal forma que el responsable de firma en las cuentas corrientes no coincide en la figura del contable con lo que los desfases temporales pueden ser aún mayores.

En definitiva, la conciliación bancaria no deja de ser un documento que recoge las diferencias entre la contabilidad de la empresa y los saldos reales de tesorería, durante determinados periodos de tiempo. El objetivo final de toda empresa es que como mínijmo a cierre de ejercicio este documento no recoja ningún tipo de diferencia entre saldos contables y saldos reales.

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