Una vez superadas las primeras fases de muchas empresas, especialmente Pymes y Autónomos, en las que el empresario hace de todo, lo normal es que si el negocio empieza a dar sus frutos determinadas tareas se vayan delegando. Además es frecuente que el empresario cuente ya desde el principio con un asesor que se ocupe de temas fiscales, contables y laborales, ya que estos temas escapan frecuentemente del área de conocimiento del empresario. Pero para operar en nombre de un tercero es necesario disponer de un apoderamiento que nos habilite para realizar las actuaciones en las cuales vamos a representar al poderdante.

De tal manera las empresas son representadas diariamente en sus obligaciones fiscales, contables, laborales, legales, etc., siendo ya la utilización de medios telemáticos una obligación para la realización de muchos tramites.

¿Qué es un apoderamiento?

Es un acto por el cual los empresarios y ciudadanos pueden otorgar un poder representativo a terceros para actuar en su nombre o en representación de su empresa, en determinados trámites o actuaciones, por diferentes medios, entre los cuales cada vez cobran más importancia los medios electrónicos.

El acto constitutivo del poder de representación es el apoderamiento.

¿Qué es el Registro Electrónico de Apoderamiento (REA)?

El Registro Electrónico de Apoderamiento (REA) es un registro electrónico de representación y apoderamientos, donde se registran y se pueden gestionar las representaciones otorgadas a terceros por medios electrónicos, con el fin de que éstos puedan actuar en su nombre de forma electrónica ante la Administración General del Estado y/o sus organismos públicos vinculados o dependientes.

El Registro Electrónico de Apoderamiento se creo mediante el RD 1671/2009 (art. 15) y está regulado por la Orden HAP/1637/2012.

El ciudadano que actúa como poderdante puede apoderar a cualquier otro ciudadano o empresa para que actúe en su nombre. Puede crear un apoderamiento sobre un trámite o una categoría de trámites, consultar sus apoderamientos, revocarlos o modificar la vigencia de éstos

A su vez, el ciudadano que actúa como apoderado puede representar a cualquier otro ciudadano o empresa, confirmar apoderamientos, para trámites, consultar sus apoderamientos o renunciar a los mismos.

¿Qué es el registro de apoderamientos de la Agencia Tributaria?

La ley General Tributaria establece en el artículo 46.2 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre que "para interponer recursos o reclamaciones, desistir de ellos, renunciar a derechos, asumir o reconocer obligaciones en nombre del obligado tributario, solicitar devoluciones de ingresos indebidos o reembolsos y en los restantes supuestos en que sea necesaria la firma del obligado tributario en los procedimientos regulados en los títulos III, IV y V de esta Ley, la representación deberá acreditarse por cualquier medio válido en Derecho que deje constancia fidedigna o mediante declaración en comparecencia personal del interesado ante el órgano administrativo competente. A estos efectos, serán válidos los documentos normalizados de representación que apruebe la Administración tributaria para determinados procedimientos. El apartado 3 añade: "Para los actos de mero trámite se presumirá concedida la representación".

Con la finalidad facilitar la acreditación de la representación con que actúa quien lo hace a través de Internet e impulsar la actuación ante la Administración Pública en representación de terceros por vía telemática existe un registro de apoderamientos que permite inscribir los poderes otorgados por los ciudadanos y empresas para la realización de aquellos trámites y actuaciones que, en materia tributaria, pueden realizarse por Internet a través de la página web de la Agencia Tributaria.

Los apoderamientos se podrán incorporar al registro de las siguientes formas:

• Poder otorgado mediante comparecencia personal en las Delegaciones y Administraciones de la Agencia y en el caso de personas jurídicas o entidades carentes de personalidad jurídica a que se refiere el artículo 35.4 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, mediante comparecencia del representante legal de la entidad o de quien ostente poder suficiente para otorgar los apoderamientos.

• Poder otorgado mediante documento público o documento privado con firma notarialmente legitimada presentado ante la Agencia Tributaria.

• Poder otorgado por Internet mediante el uso de alguno de los sistemas de identificación y autenticación previstos en el artículo 13 de la Ley 11/2007, de 22 de junio de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

El apoderamiento podrá ser otorgado a una o varias personas tanto físicas como jurídicas, salvo en el caso de apoderamientos para la recepción telemática de comunicaciones y notificaciones que únicamente podrá ser otorgado a una sola persona física o jurídica.

El apoderamiento para la recepción telemática de notificaciones de la Agencia Tributaria

Este apoderamiento implicará el consentimiento del poderdante a la utilización de medios electrónicos para la práctica de notificaciones por parte de la Agencia Tributaria al representante apoderado.

La extensión de los poderes que se otorgan puede ser delimitada para diferentes trámites o puede tener un carácter general para todos aquellos trámites que, de conformidad con el artículo 46.2 de la Ley General Tributaria, exigen su acreditación mediante cualquier medio válido en derecho que deje constancia fidedigna o mediante comparecencia ante el órgano administrativo competente. Si se opta por esta segunda posibilidad, la extensión del apoderamiento a nuevos trámites cuya realización por Internet se vaya habilitando sucesivamente no exigirá el otorgamiento de nuevos poderes. Es decir, otorgado el referido poder general para todos los trámites del artículo 46.2 de la Ley General Tributaria, este se extenderá a la realización de todos los trámites cuya realización por Internet esté habilitada o se habilite en el futuro.

En Pymes y Autónomos | Cómo preparar nuestra contabilidad para explotarla en una hoja de cálculo

Imagen | Wonderlane

Utilizar un testaferro mientras el verdadero administrador permanece oculto es un recurso utilizado por las entidades mercantiles por un diverso número de razones. A veces se debe a un conflicto de intereses, como ocurriría si el administrador tiene relación, directa o indirecta, con una sociedad de similar objeto social, que pueda suponer competencia empresarial. También puede ocurrir que una persona haya tenido algún tipo de conflicto que involucre su reputación o que tenga consecuencias legales y no quiera que esa situación afecte a la empresa que administra.

Existen diversas razones que pueden hacer interesante el valerse de un cabeza de turco que aparece públicamente, aunque no resida en sus manos el verdadero manejo de la empresa. Sin embargo, este tipo de situación puede presentar problemas.

El administrador es la persona que asume la responsabilidad, tanto sea nivel fiscal, laboral, mercantil o jurídico, de la correcta gestión de una sociedad. Él responde de las consecuencias en caso de que la empresa incurra en situaciones en las que deba rendir cuentas por su operativa. Su identidad es pública a través de la inscripción en el Registro Mercantil, pues el nombramiento es un acto de obligatoria inscripción. Por lo tanto, si la persona que se identifica como tal no lo es, se está incurriendo en falsedad documental.

La responsabilidad afecta tanto al verdadero administrador como al que se presta a identificarse como tal, cuando en realidad no lo es. En el caso de que la empresa incurra en deudas imputables a una gestión deficiente que puedan derivarse al administrador, cabría la posibilidad de demostrar la existencia de terceras personas que debieran ser condenadas al pago, aún sin tener formalmente esa condición.

El administrador oculto opera a veces a través de un poder general que le atribuye prácticamente las mismas facultades que si fuera nombrado en escritura pública: negociar con bancos y clientes; firmar documentos, realizar contratos mercantiles, representar a la empresa ante la administración... Aunque en ningún caso podrá firmar las cuentas anuales para su presentación en el Registro. En estos casos, la persona apoderada es la que desempeña la verdadera labor de gestión, mientras que el administrador ficticio permanece en un segundo plano, sin capacidad para tomar decisiones.

En Pymes y Autónomos|Cambios en la responsabilidad del administrador societario en las deudas con Hacienda Imagen | SubtlePanda

El pasado 26 de marzo se publicó la Orden que regula los trámites de apoderamiento a terceros para realizar trámites electrónicos con la Seguridad Social. Se creó también el registro electrónico de apoderamientos.

Desde la entrada en vigor el 1 de enero del sistema de notificaciones electrónicas obligatorias de la Seguridad Social, se ha incrementado la dependencia que las empresas tienen con respecto a los dispositivos informáticos. En lo que respecta a las sociedades de capital, este tipo de operativa con la administración ya se venía aplicando desde que generalizaron las comunicaciones electrónicas obligatorias de Hacienda. Sin embargo, el sistema no era preceptivo en el caso de los autónomos y profesionales.

Cualquier sujeto, tanto sea persona física o jurídica o bien entidad sin personalidad jurídica que desarrolle una actividad económica, podrá apoderar a un tercero para realizar trámites y actuaciones con la Seguridad Social. Esto afecta no solo a los empresarios incluidos en el sistema RED, sino a cualquier empresa. De manera general, es posible apoderar a una o varias personas para cada trámite, pero en el caso de la recepción electrónica de notificaciones, el poder será otorgado a una única persona física o jurídica.

Las entidades sin personalidad jurídica estarán representadas por las personas que tengan atribuida su representación, legal o estatutariamente, las cuales podrán, a su vez, apoderar a otras personas físicas o jurídicas, cuando se encuentren facultadas para ello. Los apoderamientos se incorporarán a un registro una vez acreditados.

Para otorgar el apoderamiento podrán utilizarse las siguientes vías:

• Vía telemática, a través del servicio habilitado en la sede electrónica de la Seguridad Social, utilizando los certificados electrónicos admitidos en esta sede. La aplicación informática únicamente permitirá la incorporación al registro de aquellos apoderamientos que contengan todos los datos solicitados en el formulario disponible en la sede electrónica de la Seguridad Social.
• Comparecencia personal del individuo que otorga el poder en el correspondiente organismo de la Administración de la Seguridad Social. Deberá cubrir un formulario en el que constará su firma e identificación y la firma del funcionario ante el que comparece. Si se trata de una entidad, el compareciente deberá acreditar que es el su representante legal o que que ostenta poder suficiente para otorgar los apoderamientos de que se trate.
• Poder otorgado mediante documento público o documento privado con firma notarialmente legitimada. El contenido del poder se ajustará al del formulario que se apruebe al efecto, presentado ante el correspondiente organismo de la Administración de la Seguridad Social.

En los supuestos de poder otorgado por medios electrónicos, la incorporación del poder al registro se efectuará de forma automatizada. En los otros supuestos se efectuará en un plazo no superior a dos días hábiles desde la solicitud, o, en su caso, desde el informe del Servicio Jurídico de la Administración de la Seguridad Social o la subsanación de los defectos advertidos.

En Pymes y Autónomos |Novedad para 2013: Las notificaciones electrónicas obligatorias de la Seguridad Social Imagen |Aline Scaravelli

Hasta ahora, la utilidad de la firma electrónica de una persona jurídica se resumía al ámbito tributario y de relaciones con la Agencia Tributaria. Para el resto de administraciones públicas, el convenío existente entre la FNMT sólo contemplaba el uso tributario de las firmas electrónicas para las personas jurídicas.

En este sentido, hacer un trámite con firma electrónica de la FNMT frente a una Diputación o cualquier otro Ministerio, requería el uso de la firma electrónica de la persona física autorizada en la persona jurídica articulando una amalgama de procedimientos administrativos y formales que se debían cumplir. Esto ya ha cambiado y ahora podemos extender el uso de las firmas electrónicas de personas jurídicas para el resto de Administraciones.

Para llevar a cabo esta ampliación de trámites a nuestra firma electrónica, debemos cursar la solicitud de la ampliación de funciones a la firma electrónica de la persona jurídica para todos los procedimientos que autorice el Ministerio de Hacienda en un futuro (el modelo no está disponible todavia).

En este sentido, el solicitante deberá acreditar ante la Agencia Tributaria que tiene poderes suficientes de representación y apoderamiento que le faculte a la gestión y presentación de todo tipo de labores administrativas. Esta representación se realiza mediante los poderes otorgados por la sociedad al solicitante.

Las extensiones que se llevan a cabo también son aplicables para entes sin personalidad jurídica como pueden ser comunidades de bienes, asociaciones o fundaciones.

Este tipo de modificaciones legales son necesarias dado que mejoran la eAdministración y los trámites burocráticos y administrativos que tienen que cumplir las empresas frente a las administraciones. Sólo falta que las pymes pequeñas se conciencen de la necesidad y ventajas que tiene contar y usar la firma electrónica.

Vía | Procedimientos Telemáticos En Pymes y Autónomos | Firma electrónica Imagen | qwrrty

Desde la pasada semana, la web de la AEAT ha desactivado la opción de descarga de certificados de contratistas por la web para entidades colaboradoras. Un trámite tan sencillo y usual como este, ha dejado de estar operativo para asesorías y gestorías por el mero hecho que la Agencia Tributaria quiere potenciar el Registro de Apoderamientos con los colaboradores, éste mismo que he mencionado en el post anterior.

A partir de ahora, los colaboradores de la AEAT podrán solicitar los oportunos certificados, pero no podrán descargarlos como se hacía hasta ahora dado que la Agencia Tributaria enviará éste certificado por correo al domicilio del contribuyente. Para poder operar con normalidad y descargar el certificado, la AEAT exige el apoderamiento previo del cliente. Pero este apoderamiento tiene trampa.

Tiene trampa porque la AEAT quiere colarle a las asesorias y colaboradores la opción de recepción de notificaciones telemáticas de sus clientes, facilitando el apoderamiento de los clientes pleno y de paso, evitar tener que pasar por la segunda notificación en ausente al obligado tributario y la publicación en el BOE.

A todos los que trabajéis en el ámbito fiscal, tened cuidado con el tipo de apoderamiento que se prepara, porque el responsable de recoger las notificaciones de Hacienda es el cliente y si éstas llegan por notificación telemática al asesor, a más de uno y dos le va a doler la cabeza a posteriori con los clientes cabreados. Recordemos que para las sociedades mercantiles se estaba preparando un borrador de decreto ley que hará obligatoria la dirección electrónica única para la recepción de notificaciones por parte de Hacienda y como único lugar válido para realizar dichas notificaciones.

Por último, para los que no hayais usado nunca el sistema de notificaciones telemáticas, su funcionamiento es análogo a los kinder sorpresa. Se manda un mail de aviso de notificación y cuando entramos en la web de recogida, sólo aparece nuestro NIF aunque dicha notificación no sea para nosotros. Hasta que no la firmamos y descargamos es materialmente imposible saber a que contribuyente pertenece dado que todas vienen con el NIF de cabecera del apoderado. En fín, agilidad tributaria, a costa de terceros.

En Pymes y Autónomos | Cómo realizar un apoderamiento para la AEAT de manera presencial, La dirección electrónica única como único medio de notificación de la AEAT
Imagen | J

El apoderamiento es un procedimiento por el que una persona, física o jurídica o entidad sin personalidad propia, concede el poder de representación a otra persona. En el caso que nos ocupa, este apoderamiento sería la cesión de la representación frente a la Agencia Tributaria. Es procedimiento se puede llevar a cabo por cualquiera de los métodos válidos en derecho, aunque la Agencia Tributaria dispone un procedimiento simplificado para realizar dicho trámite.

A la hora de la cesión de representación, ésta puede ser general tal cual define el Art 46.2 de la LGT. Este procedimiento de apoderamiento se puede realizar mediante tres vías distintas, a saber: * Por internet, con el uso de firma electrónica tanto por el poderdante como por el apoderado. Este procedimiento ya lo tratamos extensamente en este post. * De manera presencial en las delegaciones de la AEAT. Este punto requiere que el poderdante y apoderado se desplacen presencialmente y en simultáneo a una delegación de Hacienda debidamente identificados y representados. * Mediante documento público o privado con firma legitimada por notario. Dado que este es el caso más usual, más barato y más rápido, es el que vamos a tratar con detalle.

El formulario de solicitud de apoderamiento es el que se ha diseñado en la Orden Ministerial que regula el procedimiento y que tenemos disponible en este enlace. Este formulario una vez relleno, tiene que legitimar la firma en el notario y entregarlo en Hacienda.

Hay que tener mucho ojo con este tipo de apoderamientos, si bien no en el primer apartado que son apoderamientos puntuales para realizar determinados trámites por internet, si con todos los apoderamientos que se llevan a cabo en el apartado B del formulario. Como vemos en la captura siguiente, tenemos 5 opciones de apoderamiento:

Si marcamos la tercera opción, el apoderado está autorizado para recibir todas las notificaciones, bien telemáticas, bien por correo ordinario que la AEAT tenga que realizarle al poderdante para llevar a cabo todos los trámites. Este tipo de apoderamiento no se recomienda en ninguno de los casos y menos aún para el caso de profesionales de asesorás o gestorías.

Tengamos en cuenta, que este tipo de apoderamiento va a ser obligatorio para muchas otras gestiones a realizar frente a la AEAT, entre ellas, la posibilidad de ordenar pagos emitidos por la AEAT contra cuentas corrientes del poderdante. Este punto elimina las prisas por domiciliación que tienen muchas asesorias a la hora de cumplir con todas las autoliquidaciones. En el próximo post, veremos donde está la sorpresa y la utilidad de este apoderamiento.

Más Información | AEAT - Manual apoderamientos En Pymes y Autónomos | Apoderamiento telemático a terceros para la AEAT.

Nos pregunta Oscar, un lector que cual es el procedimiento que tienen que seguir cualquier contribuyente para autorizar a un tercero la recepción de notificaciones emitidas por parte de la AEAT. La pregunta que hace Oscar, se la hará casi todo el mundo que solicite la devolución mensual del IVA, y por la extensión de la respuesta, lo vamos a hacer directamente en un post.

Por otra parte, apoderar a un tercero para la recepción de notificaciones, implica realizar un apoderamiento único, y eliminar la recepción de estas notificaciones en papel. En el proceso de apoderamiento para recibir notificaciones, tenemos que diferenciar entre personas físicas y jurídicas, dado que son procedimientos distintos. 

Personas físicas.

Ver imagen ampliada

Como vemos, se introduce el NIF de la persona que queremos apoderar y a qué trámite en cuestión. En este caso se seleccionaría la casilla “GENERALNOT”, si no coloca fecha de revocación el poder se considera indefinido, y procede a la firma de la solicitud. Una vez firmada la solicitud por el poderdante, aparece esta página que confirma que la solicitud se ha realizado de forma correcta:

Ver imagen ampliada

Una vez concedido el poder, el poder otorgado tiene que ser confirmado por el apoderado. El apoderado, puede proceder a su confirmación a través de la misma página de antes entrando en la opción de “Consulta y autorización de poderes recibidos” se encontrará una página como esta:

Ver imagen ampliada

Con lo cual, el apoderado a golpe de click procede a aceptar el poder, y pasará a recibir todas las notificaciones del poderdante en sun Dirección Electrónica Única. En el caso de realizar el apoderamiento de forma presencial, el poderdante tiene que presentarse en su Delegación de Hacienda con esta solicitud debidamente rellenada y firmada. 

Personas Jurídicas

Obviamente, este trámite ni es tan rápido, porque requiere pasar por notaria y por la delegación de hacienda, ni tampoco es gratuito, porque los notarios tienen la mala costumbre de cobrar por casi todas sus firmas.

En Pymes y Autónomos | DEU: Requisito imprescindible para solicitar la devolución mensual del IVA
En Pymes y Autónomos | La dirección electrónica única (DEU)
Imagen | Remo