Los resultados financieros de Microsoft ofrecen datos esperanzadores para su producto ofimático en la nube, Office 365, que empieza a ser la primera opción para las empresas que quieren trabajar online. Pero lo cierto es que no todas apuestan por este modelo y muchas prefieren seguir con un modelo tradicional de software instalado. Pero, ¿qué les ofrece la nube ofimática a las pymes?

A favor de esta cuestión está trabajar siempre con herramientas actualizadas, no tener que estar pendiente del mantenimiento de las mismas o un sistema de pago por uso que es muy flexible, ya que sólo pagamos según las necesidades de nuestra empresa en ese momento. Esto puede estar muy bien para startups y organizaciones que tienen una plantilla elástica según circunstancias de producción, pero no para las más pequeñas.

En este caso hablamos de micropymes de menos de 10 trabajadores que más o menos mantienen una plantilla estable. De esta forma prefieren comprar una versión de Office, la que esté a la venta en ese momento y exprimirlo hasta el final de su soporte y más allá. A medida que aumenta el número de años de uso, es más rentable el modelo de compra de licencia.

Mantener los costes de explotación bajos es una de las preocupaciones de muchas pequeñas empresas. Por eso muchas de ellas no están nada convencidas de pagar por uso mensual por herramientas que muchas veces utilizan a diario, incluso aunque sean el motor de su empresa.

Esto implicaría un cambio de mentalidad, donde los costes de explotación mensuales serían semejantes y no tendrían que hacerse grandes inversiones ni desembolsos, lo que permitiría ser más competitivos en sus ofertas. Quizás sea un futuro a medio plazo para la pequeña empresa, o puede que a corto para la gran empresa, pero todavía habrá que esperar un poco para que sea generalizado.

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La típica promesa que nos hacen cuando nos vienen a vender un sistema de información, eso que los consultores llaman ERP, el SAP o el Navision de toda la vida, es que la hoja de cálculo y otros programas ofimáticos dejarán de ser necesarios: “A partir de ahora el sistema se encargará de soportar y proporcionarnos toda la información que necesitemos” ¿Verdad o mentira?

Verdad a medias, o mentira a medias, depende como se quiera ver y de cómo de bien ejecutemos el proyecto. Es muy típico el caso que en las pymes soportemos en documentos ofimáticos los datos de los procesos que ejecutamos (hojas de cálculo a modo de bases de datos, facturas en Word,…). Por muy bueno que sea el diseño del nuevo sistema de información (ERP) y se haga una correcta implantación del mismo, tarde o temprano se alcanza un punto de conflicto, el de la generación de informes de gestión. Y es aquí cuando la hoja de cálculo se convierte en una aliada para todas las partes, la implantadora y la implantada.

Los usuarios que van a usar el nuevo sistema, a la hora de diseñarlo, se les pregunta y estos piden todo lo posible (y más). Así pueden abarcar todas las necesidades de información que les puedan ser requeridas, por su trabajo diario y por las peticiones de sus superiores, sobre todo por estas últimas. Hay que cubrirse las espaldas, “no vaya a ser que me pidan algo que luego no tenga y me echan la culpa a mi”.

Dicho y hecho. El implantador, ante la imposibilidad de parametrizar todo aplicando una solución milagrosa, voila, se saca de la chistera un plugin para exportar datos a una hoja de cálculo. Un botón que aparece en una pantalla y al pulsar abre la hoja de cálculo y nos copia allí los datos. Se tira por la calle de en medio. Ni para ti, ni para mí: Con esto acabamos todos contentos. Oiga, que para algo los de Microsoft no son tontos y han previsto una funcionalidad que se llama “Obtener datos externos”.

Cuando los flamantes informes diseñados inicialmente en la nueva herramienta no nos den toda la información que necesitamos, se usa esa opción “mágica” y se exportan a la hoja de cálculo todos los datos. Así ya se puede “cocinar” todo lo que sea menester. Por eso digo que la hoja de cálculo sobrevivió, no murió, a la implantación del flamante ERP. Porque no todo es parametrizable y una vez que el último consultor sale por la puerta de la oficina, si te he visto no me acuerdo, y habrá que disponer de alguna solución para salir adelante. Claro, también hay que verlo desde el punto de vista del implantador, que ha cobrado por un proyecto que termina en un momento dado y no tiene por qué estar aceptando cambiarnos los informes si no se lo estamos pagando. Lógico y normal.

Por eso no hay que creerse todo lo que nos digan cuando nos vienen a vender un sistema de información “que hace de todo” y por eso hay que comprender que el implantador no nos haga más “trabajillos de nada” cuando ha finalizado el proyecto ¿Se le está pagando o no? Pues eso. No desinstales tu hoja de cálculo por mucho ERP de renombre que te vayan a implantar, tarde o temprano habrá que hacer algún informe a mano. Bueno, salvo que pagues unos nuevos, a precio de oro, eso sí. Ah, tampoco te olvides de cómo se hacen los powerpoints, que de alguna manera habrá que presentarlos.

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La popularidad de sistemas operativos como Linux o de navegadores como Firefox han puesto su granito de arena para que la filosofía del software libre comience a cuajar de forma seria. Pocos daban un euro por el software libre cuando hace años se atrevieron a desafiar al todopoderoso Windows y su navegador Internet Explorer. Sin embargo, ahí están. No solo han mejorado sus cuotas de mercado sino que empiezan a pacecer alternativas serias. Administración pública y centros de enseñanza son hoy día los principales bastiones del software libre mientras que, según las estadísticas, las PYMES están a la cola en lo que a su utilización se refiere si bien cada vez son más las empresas que se suman al carro. ¿Que por qué no hay más? Pues también dicen las estadísticas que por desconocimiento o falta de formación específica en los programas en cuestión. Por si fuera cierto que no se les conoce he aquí la lista de los seis más demandados:

• Thunderbird. Cliente de correo electrónico de Mozilla que no tiene nada que envidiarle a Outlook Express. Barras de herramientas personalizables y de contactos, corrector ortográfico… Va por la tercera versión.

• Sunbird. También de Mozilla, este calendario y organizador personal hace de agenda, lista de tareas y calendario.

• Firefox. El navegador de Mozilla acaba de sobrepasar el 20% entre los internautas españoles y su cuota de utilización sigue subiendo. Su ascensión parece imparable.

• Gimp. Programa de retoque fotográfico de lo más sencillo e intuitivo. No es comparable al Photoshop pero se trata de una alternativa de lo más plausible.

• OpenOffice. El paquete ofimático de código abierto y distribución gratuita más popular incluye procesador de textos, una hoja de cálculo y presentaciones visuales entre otras muchas herramientas.

• Pidgin. Cliente de mensajería instantánea. Soporta casi todos los tipos de cuentas y permite su funcionamiento instantáneo.

Imagen | predicadormalvado