Uno de los primeros conceptos que se aprenden en contabilidad es el de libro mayor. Se trata de un elemento fundamental, sin el cual la contabilidad no sería posible. Se trata de un documento donde se reflejan todos los movimientos de una empresa dentro de las cuentas del balance, tanto del activo como del pasivo, además de los gastos e ingresos devengados y del resto de movimientos de la actividad diaria de una sociedad.

En general, el libro de mayor tiene forma de T, debido al sistema de partida doble que ha regido y sigue rigiendo en todos los sistemas contables actuales a lo largo de la historia. En la parte de la izquierda se registran los movimientos del debe (conocido como cargo), mientras que en la parte de la derecha irán los movimientos del haber (o abonos). Por ejemplo, si adquirimos al contado maquinaria para la actividad de nuestra empresa, tendremos que registrar un cargo en el debe por el aumento del valor del activo y un abono en el haber por la reducción de efectivo.

La principal función del libro mayor es registrar los movimientos de la empresa, de manera que podamos conocer cuál es el saldo de cada cuenta en balance y en la cuenta de pérdidas y ganancias en un momento determinado. No es de obligado cumplimiento, pero es muy importante para establecer el control de las cuentas cuando haya que presentar los documentos anuales.

Por ejemplo, la revisión de las cuentas de los bancos en el libro mayor es una de las tareas que todo buen contable debe de realizar, pues deben estar conciliados con los extractos de los bancos para llevar adecuadamente la contabilidad de una empresa.

De todos modos, aunque hasta hace relativamente poco tiempo todos los movimientos contables se registraban a mano, en la actualidad existen numerosos programas de facturación y contabilidad que se encargan de automatizar este proceso, de modo que en las empresas actuales el libro de mayor ha caído en el olvido. No obstante, siempre es importante mantener un registro de este tipo que podamos controlar por si hubiese algún cambio en la contabilidad que hubiese que [controlar de manera manual](¿Todavía llevas tu contabilidad manualmente? Estos son los problemas que podrías tener).

En Pymes y Autónomos | ¿Cuánto tiempo debo conservar mis libros contables y cómo podría ahorrar en su mantenimiento?

Imagen | FirmBee

Los libros obligatorios de contabilidad debidamente legalizados van llenando las estanterías, sin embargo a partir de ahora la colección toca a su fin. La reciente obligación de legalizar los libros telemáticamente, recogida en el artículo 18 de la Ley 14/2013 de 27 de septiembre de 2013, conocida como “Ley de Emprendedores” modifica el procedimiento de legalización de los libros oficiales de manera que sólo se podrán legalizar los libros, una vez cumplimentados en soporte electrónico.

Por tanto además del libro diario y el de inventarios y cuentas anuales, también deberán legalizarse telemáticamente los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, así como los libros registros de socios y de acciones nominativas que deberán legalizarse telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico.

Para la legalización telemática a través del programa Legalia debemos tener un certificado reconocido (firma digital) y estar abonado como usuario de la página del Colegio de Registradores.

Recordemos que la fecha límite para la legalización se acerca ya que los libros deben de legalizarse antes de que trascurran cuatro meses desde la fecha del cierre del ejercicio.

Se acabó por tanto lo de legalizar los libros en soporte papel poniendo fin a las colecciones de libros que en muchas empresas se encuadernaban en formatos elegantes y que se almacenaban en lugares destacados.

¿Qué hacemos entonces con las colecciones de libros contables?

Pues a no ser de que le guste repasar la contabilidad de hace 10 años un día de aburrimiento en la oficina, una opción es desencuadernarlos, meterlos en un destructor de documentos y reciclarlos.

Pero antes de hacer esto tengamos en cuenta los siguientes plazos:

Por tanto, una vez pasados 6 años ¿nos animamos a reciclarlos o los dejamos de herencia a las generaciones venideras?

En Pymes y Autónomos | Libros obligatorios en la empresa

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Los libros de contabilidad, tanto los obligatorios impuestos por el Código de Comercio o disposiciones legales como todos aquellos libros auxiliares que consideremos oportuna su llevanza para facilitar las labores contables, tienen que ser legalizados por el Registro Mercantil en donde estemos inscritos.

Esta legalización se tiene que hacer en los cuatro meses posteriores a la fecha de cierre del ejercicio social. El plazo general para legalizar en plazo finaliza el 30 de abril, dado que la mayoria de empresas cierran su ejercicio el 31 de diciembre.

Estos libros se pueden confeccionar en papel impreso y encuadernado o en soporte informático. Confeccionar los libros en papel es un verdadero atraso, costes mucho más elevados y pérdidas de tiempo, aunque muchas empresas siguen haciéndolo. El mecanismo de imprimir diarios, libros mayores, libros de IVA... encuadernar, y enviar al Registro tiene un coste importante para las empresas.

Desde hace unos años, se permite la legalización de los libros en soporte digital. Estos soportes digitales no dejan de ser diskettes, o CD-ROM como medios exclusivos cuya confección es realmente rápida y sencilla.

Para confeccionar los libros en soporte digital necesitamos los programas informáticos que facilita el Registro Mercantil. Estos programas los tenemos en este enlace y tenemos que descargarnos el software Legalia y RLegalia, como herramienta devalidación.

El software Legalia, nos permite realizar una importación de ficheros, en formatos RTF, PDF, TIFF, DOC, XLS, TXT y algunos formatos de bases de datos para todos los libros de la empresa. En el propio programa, podremos confeccionar la instacia de los mismos y mediante el programa de validación RLegalia, le vamos a colocar una huella y firma a cada fichero que impida su posterior manipulación.

Obviamente, no utilizar estas herramientas es un atraso en la empresa, tanto por ahorro de costes como tiempo. Si alguien no ve muy claro su funcionamiento, quer lo deje en comentarios y hacemos algunos posts al respecto, aunque vayamos ya fuera de plazo para la presentación de los libros del 2008.

Nota: Los ficheros de descarga llevan la extensión.download. Esta extensión hay que cambiarla por .EXE una vez descargados en nuestros equipos.

Vía | Registro Electrónico - Descarga de software Más Información | RD 1784/1996 del Reglamento del Registro Mercantil En Pymes y Autónomos | Libros obligatorios en la empresa

En primer lugar, tenemos que saber todas las empresas y empresarios están obligados a llevar la contabilidad y tener una serie de libros que tienen el carácter de obligatorios.

En la actualidad, estos libros dependerán en primer lugar de la forma jurídica de la empresa, y en segundo lugar, del régimen fiscal concreto a que esté sometida dicha empresa.

En nuestro caso, vamos a analizar los libros obligatorios para las empresas constituidas por autónomos. Tal y como hemos expuesto en post anteriores, las diferencias en la forma de tributar van a condicionar la obligatoriedad de llevanza de unos libros u otros.  

Si su régimen fiscal es de Estimación Directa y se dedica a una actividad industrial, comercial o de servicios, deberá llevar los libros oficiales que marca el  Art. 25 del Código de Comercio, y además deben ser legalizados en el Registro Mercantil. Estos libros son:

• Libro Diario.

• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.

Si su régimen fiscal es de Estimación Directa Simplificada, o módulos, deberá llevar los Libros Fiscales, sin ser necesaria la llevanza de los Libros descritos por el Código de Comercio (cuya obligatoriedad quedaría cubierta por la de aquéllos). Estos Libros fiscales son:

• Ventas e Ingresos.

• Compras y Gastos. 

• Registro de Bienes de Inversión.

Si el empresario está acogido al régimen de Estimación Objetiva, no está obligado a llevar libro alguno, si bien debe conservar los justificantes de sus operaciones. En el caso de que se aplique deducción por amortizaciones, debe llevar un libro de Registro de Bienes de Inversión.