A veces es bueno tener un plan. Saber cuando llegamos a la empresa lo que tenemos que hacer. En qué tenemos que emplear el tiempo y cómo lograr sacarle el máximo partido. Saber gestionar estas tareas nos hace más eficaces, pero la realidad es que la pyme no sabe priorizar sus tareas y esto le resta competitividad.

Porque todo este plan que tenemos trazado se vuelve patas arriba simplemente con una llamada de un cliente. Como diga que esto es urgente parece que se encienden todas las alarmas y tenemos que dejar cualquier cosa que tengamos sobre la mesa para atender su petición. Y muchas veces la urgencia no es tal.

Es un mal que aumenta de forma proporcional a medida que disminuye el tamaño de la empresa. Cuanto más pequeña, peor se gestiona y se priorizan las tareas. Y en estos casos lo habitual es dejarse llevar por la vorágine de las urgencias. Para los clientes todo es urgente, todo es para antes de ayer.

Y muchas veces se confunde dar un buen servicio con el hecho de hacerlo más rápido. Y es un error, porque mientras a este cliente le estamos solventando su urgencia lo más probable sea que estemos dejando a otros en la estacada, retrasando otras entregas o aplazando las mismas.

Al final el resultado es que tenemos un cliente que no está del todo satisfecho, porque en muchos casos la prisa de la urgencia supone que no todo queda rematado correctamente. Y un segundo cliente enfadado, porque le hemos retrasado el trabajo que teníamos que efectuar para él.

Y para la empresa una fuente de generación de estrés muy complicado de gestionar. Porque además muchas veces estas urgencias no son reales sino que dependen del propio cliente que ha tardado más de la cuenta en tomar la decisión. En estos casos el problema no es de tiempo, sino de saber decir que no a un cliente. Al menos no ahora mismo.

Cuando estamos en una época del año con mucha carga laboral la cosa se complica. Pero lo malo es que sabiéndolo, no se hace nada para revertir esta situación cuando la intensidad del trabajo ha bajado. Es necesario repensar la forma de trabajar que tenemos, de relacionarnos con los clientes y de ver en qué punto podemos mejorar como empresa, también para ofrecer un mejor servicio.

En Pymes y Autónomos | ¿Por qué tomamos decisiones precipitadas?

Imagen | Devanath

Con el propósito de aumentar el rendimiento de los trabajadores, los empleadores invierten en una serie de cosas, desde recompensas e incentivos hasta educación y capacitación.

Pero hay una manera sorprendentemente simple de aumentar la productividad, una que es de muy bajo coste y tiene un efecto inmediato sobre la productividad de los empleados.

Diversas investigaciones sugieren que, dependiendo de con quien te sientes, influirá en tu desempeño y puede mejorar la productividad y la calidad de tu trabajo.

Entonces, si tu pretensión es enfocarte en eficiencia, es decir, tu trabajo destaca por una realización superior pero lo haces lentamente, intenta sentarte junto a alguien que complete las tareas rápidamente. Probablemente, los dos se influirán mutuamente, por un lado, tratarás de igualar la velocidad de tu compañero de trabajo y ambos intentaréis mejorar la calidad de su trabajo.

Por regla general, a la hora de distribuir el espacio de las oficinas no se repara en esta circunstancia y algo tan simple como analizar la productividad de nuestros empleados nos permitirá optimizar la productividad de todos ellos.

Imagen | rawpixel En Pymes y Autónomos | Ley de Pareto, objetivo eficiencia

Cuando te enfrentas a una avalancha de reuniones, muchos gerentes tienden a cancelar sus reuniones uno-a-uno con sus responsables directos.

Si bien esto podría liberar algo de tiempo de inmediato, en realidad, te costará tiempo a largo plazo. No tener un cronograma de revisiones y evaluaciones predecible puede generar errores, que tendrá que corregir más adelante, o una disminución en la productividad porque las personas no tienen claro cuáles son sus prioridades.

Los empleados a menudo encontrarán otras formas menos efectivas de conectarse contigo. Es posible que comiencen a enviarle muchos correos electrónicos o te esperen fuera de tu despacho para atraparlo entre las reuniones.

Con esto lo que se consigue es que estés constantemente distraído. Para ayudar a restablecer el sentido de previsibilidad, vuelve a establecer reuniones recurrentes semanales o quincenales.

Genera compromiso de hacer lo posible por mantenerlos, incluso, si eso significa conectarse durante un período de tiempo más corto. Y sobre todo, asegúrate de que vengan preparados para que no pierda el tiempo.

Imagen | Rawpixel En Pymes y Autónomos | Reglas básicas para tener reuniones de éxito

La gente tiene una aversión natural a estar ociosos, es decir, si es necesario nos salimos de nuestro objetivo para mantenernos ocupados, aunque tengamos que inventarnos cosas que hacer.

Sin embargo, estar demasiado ocupado puede ser contraproducente. La causa de este comportamiento es que las personas tenemos un sesgo natural hacia la acción.

Cuando nos enfrentamos a un problema, preferimos actuar, incluso si fuese mejor hacer una pausa en primer lugar o no hacer nada. Estos comportamientos muestran que elegir estar ocupado es la opción fácil.

Ser productivo, por el contrario, es mucho más difícil. ¿qué ayuda a remediar este dilema? Tómate el tiempo para dar un paso atrás y reflexionar sobre cuáles son nuestros objetivos y las tareas que los harán posibles.

La reflexión nos ayuda a entender las acciones que estamos considerando y elegir las que nos harán productivas. Quince minutos de planificación cada mañana puede ayudarnos en este objetivo.

De este modo, la próxima vez que te sientas ocupado, es mejor dejar de hacer lo que estés haciendo y pienses en lo que realmente necesitas hacer.

Imagen | StartupStockPhotos En Pymes y Autónomos | Generar valor para mejorar nuestra produtividad

En todas las organizaciones siempre hay gerentes inteligentes y bien intencionados que inadvertidamente ralentizan la empresa con demasiadas preguntas, demasiado análisis y demasiado proceso.

Para acelerar a estas personas, conviene proceder a celebrar reuniones periódicas, lo habitual es el lunes por la mañana para deliberar y resolver los conflictos que están impidiendo la ejecución.

Consiste en reunirse, hablar y permanecer en la sala todos reunidos hasta que los problemas se hayan resuelto.

Esto enviará una señal clara de que cualquier conflicto que impida la capacidad de la organización para actuar, especialmente a nivel operativo, se mantendrá por un máximo de cuatro días hábiles.

El compromiso de tomar decisiones rápidas y firmes aumenta el metabolismo de la organización y muestra a todo el mundo que el sesgo del liderazgo es actuar y ejecutar en nombre de los clientes.

El objetivo es que toda la organziación tenga interiorizado que el análisis y la deliberación interminables no son aceptables.

Imagen | cdu445 En Pymes y Autónomos | Reglas básicas para tener reuniones de éxito

Durante gran parte de nuestra jornada laboral somos meros autómatas realizamos nuestra actividad con la función de "piloto automático".

Sin embargo, aunque saquemos adelante nuestras tareas la capacidad para mantener la atención y la concentración es una habilidad crucial que nos permitirá ser más productivos, eficientes y cometer menos errores en nuestro trabajo.

Cualquiera puede desarrollar esta habilidad mediante la incorporación de ejercicios de mindfulness en nuestro día a día.

Acciones tan simples como al despertarnos, pasar un par de minutos en la cama simplemente percibiendo nuestra respiración. Resistir la tentación de consultar el correo electrónico a primera hora de la mañana lo que, inevitablemente, conduce a una avalancha de distracciones.

Al llegar a la oficina, relajarse, sentarse en posición vertical, y volver a centrarnos en nuestra respiración o establecer una rutina de cada hora dedicar un minuto a desestresarnos evitando, de este modo, caer en el piloto automático.

Es algo tan sencillo como dejar de hacer las cosas por inercia y ser conscientes de lo que hacemos teniendo consciencia de nosotros mismos.

Imagen | ronymichaud En Pymes y Autónomos | Tres pasos para liberar tu potencial creativo

UPS pretende revolucionar, mejorar sus procesos y rutas de entrega con la ayuda de un algoritmo en el que lleva años trabajando. Se trata de Orion, un programa que llevan desarrollando hace varios años. En las rutas que por el momento gestiona dicho algoritmo, han conseguido un ahorro entre 11 y 14 km por ruta. La cuestión es ¿a quién te quejas si tu jefe es un algoritmo?

Para que el programa sea eficiente hay que seguir las instrucciones al pie de la letra. Y esto no siempre es fácil de aceptar por los conductores de los vehículos. Por un lado, implica un control ferreo de las rutas que realizamos. Por otro, si al final se logra ser más eficientes, todos salen ganando ya que acaban trabajando menos tiempo.

Este tipo de programas son efectivos en grandes empresas o colectivos, para indicar los mejores resultados que tengan previstas todas las circunstancias, desde atascos, facilidad para aparcar o parar, siniestralidad en la vía, posibilidad de encontrar al cliente en casa, etc. Si funciona bien seguro que otros colectivos estarán interesados, como taxistas de todo el mundo.

En este sentido no es el primer área de la empresa donde la implantación de la tecnología supone una forma diferente en la toma de decisiones. Ha pasado con la llegada de los CRM que nos permiten conocer de forma clara cuáles son los clientes más valiosos de nuestra empresa o anticiparnos a sus necesidades. Y esto también ha sido un proceso duro para los departamentos comerciales.

Siempre hay resistencia a los cambios que nos impone la tecnología. Muchos trabajadores lo ven como un mayor control de su trabajo más que una forma eficaz de realizar sus tareas. En este sentido es necesario adaptarse para lograr ser competitivos en un momento donde los márgenes son cada vez más ajustados.

Vía | Xataka

En Pymes y Autónomos | Renegar del reciclaje formativo en tecnología no es posible en la empresa

Imagen | geralt

Es imposible comunicarse de manera efectiva si se producen en un entorno en el hay personas que se creen dominantes.

Cuando una persona se cree más que los demás, en general, menoscaba su razón y dinamita la capacidad de comunicación.

La gente, sin darse cuenta, busca tener razón por la necesidad de ser reconocido, de ser apreciado se convierte en su razón de ser.

Si se desea desarrollar una capacidad para entenderse y comunicarse eficazmente, lo principal es eliminar las barreras psicológicas que nos genera el poder de dominación.

Las claves para tener una comunicación eficiente

• Estar atento a uno mismo

Esto siginifica que la comunicación clara y efectiva se establece en base a la relación y no a la división. Hay que tener presente que repondemosa emociones y sentimientos que expresamos cuando nos comunicamos y, básicamente, son dos, bienestar (aceptación) o malestar (juicio) y así creamos nuestra realidad. En resumen, basta con estar atento a lo que se siente y lo que se expresa en nuestras relaciones.

• Empatía

Es decir, estar atento a los demás. Evidentemente, sin lo anterior y solo empatizando lo que se consigue una comunicación es unidireccional lo que no aporta nada.

Por tanto empatizar es el paso natural que se alcanza una vez que se ha estado atento a uno mismo y nuestras emociones, analizar la de los demás y de este modo podremos crear una comunicación efectiva y constructiva.

Imagen | ofernandezberrio En Pymes y Autónomos | ¿Tu comunicación de ventas es efectiva?

Con las crisis, son muchos los conceptos que escuchamos o leemos en los principales medios de comunicación de forma diaria; algunos de ellos son relacionados con sus causas, otros como indicadores de la salud económica de un país y otros los relacionados con las posibles soluciones.

Dentro de este grupo se encuentra el concepto de competitividad, un término tan utilizado por muchos colectivos como malinterpretado y vilipendiado por otros pero que, al fin y al cabo, está muy relacionado con el concepto de eficiencia empresarial y de bienestar económico.

La Real Academia Española define la competitividad en una de sus acepciones como la rivalidad para la consecución de un fin determinado. Yendo un poco más allá, el diccionario de la Lengua de Vox lo define como la capacidad de una determinada persona o cosa competitiva que le permite oponerse a otra en la consecución de un mismo fin.

Si esta última definición lo trasladamos a la economía, las empresas serían esos agentes competitivos, el resto de agentes serían el resto de empresas y el fin sería la obtención de beneficios en el caso de las empresas o de un determinado objetivo de desempleo o de inflación en el caso de la economía.

En general, este objetivo se obtiene mejorando los procesos empresariales para optimizar los costes en relación al resto de empresas que compiten en el mismo mercado, ya sea nacional o internacional, bien sea mediante la reducción de sus gastos o bien mediante el aumento de productividad de sus factores, trabajo y capital.

Estas dos premisas son fundamentales. Las empresas necesitan reducir sus costes y aumentar su productividad para ser más competitivas en el mercado mundial y, de esta manera, vender fuera la producción que no podemos colocar en España como consecuencia de la caída de la demanda interna.

Ahora bien, conviene tener en cuenta que no todos los costes empresariales son los costes salariales. Es más, la reducción de los salarios acaba reduciendo la eficiencia empresarial y, por tanto, la productividad, cuando la propia definición de competitividad busca obtener el efecto contrario.

Existen una serie de costes, ya no solo a nivel empresarial interno, sino también a efectos fiscales y energéticos no manejables por la empresa, que convendría tener en cuenta para no poner en riesgo la eficiencia, tanto por parte del administrador de la sociedad como por los propios gestores de lo público, ya que la ganancia de competitividad acaba siendo tarea de todos.

En Pymes y Autónomos | La competitividad española en claro retroceso

Imagen | ColinBroug

En nuestro desempeño profesional necesitamos afrontar problemas a diario, para lo que requiere de la existencia de distintos protocolos de actuación, que nos ayudarán a encauzar los problemas que surjan.

Bien es cierto que no todos los problemas son iguales, y aún pareciéndolo, tampoco lo son en el momento en el que se presentan circunstancias distintas. Por suerte no suele ser así en todos los casos, existiendo procedimientos bastante estáticos para una buena parte de los problemas.

Respecto a este tipo de casos, he observado en muchos casos que no se suelen cuestionar, ya que muchos se suelen negar a 'intervenirlos' porque han venido funcionando, y no se cuestionan las posibles mejoras que se pueden abordar. Esta inacción puede convertirse en un lastre a futuro, y un enorme riesgo debido a que por razones de volumen o cambios estructurales, no pueda seguir funcionando.

Para ello, lo más recomendable sería emprender una actitud de constante mejora, analizando las circunstancias actuales con un ojo puesto en el devenir futuro, adaptando nuestros protocolos y procedimientos en cada momento. Y por supuesto no improvisar, sino que debemos ir trabajando constantemente en una nueva versión que solo pondremos en funcionamiento cuando nos hayamos cerciorado de que arroja el fin deseado.

En Pymes y Autónomos | Ver las becas profesionales como un medio y no como un destino Imagen | Gerard Stolk