El agotamiento de los empleados es un fenómeno común, sin embargo, es un problema que las compañías tienden a tratar como una cuestión de gestión del talento o personal, en lugar, de un desafío organizacional más amplio.

Este planteamiento es un error que resulta muy caro para las empresas, ya que influye en la baja productividad en todas las organizaciones, la alta rotación o la pérdida del talento más capaz.

Una vez que los ejecutivos enfrentan el problema a nivel organizacional, pueden usar medidas organizativas para abordarlo.

MEDIDAS PARA EVITAR EL DESGASTE DE LOS EMPLEADOS

Los tres motivos responsables del desgaste de los trabajadores son: la colaboración excesiva, las disciplinas débiles de administración del tiempo y una tendencia a sobrecargar a los más capaces con demasiado trabajo. Estas fuerzas no solo roban a los empleados de tiempo para concentrarse en completar tareas complejas o para generar ideas, sino que también reducen el tiempo de inactividad necesario para la recuperación. Así es como los líderes pueden abordarlos.

EXCESIVA COLABORACIÓN

La colaboración excesiva es una dolencia común en organizaciones con demasiados responsables de la toma de decisiones y demasiados nodos de toma de decisiones. Se manifiesta en rondas interminables de reuniones y llamadas para garantizar que todos los interesados ​​sean escuchados y alineados. Estos factores estructurales y culturales conducen a calendarios fragmentados e incluso a horarios fragmentados durante el día.

La multitarea resulta ser extenuante y contraproducente a medida que cambiamos de una tarea a otra. Los costes de cambiarse a una tarea nueva mientras redunda en un incremento del tiempo necesario para acabar ambas, en torno al 25%. Hay numeroso estudios que evidencian que a las personas les exige una media de quince minutos regresar a un proyecto importante después de una interrupción del correo electrónico.

Las empresas pueden comenzar a abordar el problema de la sobrecarga de colaboración mediante el ajuste de las estructuras y las rutinas de la organización. Un paso encillo es observar la cantidad de nodos en la organización. Es decir, intersecciones en la matriz organizacional donde hay un tomador de decisiones. Una proliferación de nodos es un signo de complejidad organizacional innecesaria, los nodos actúan ralentizando la acción y robando tiempo y energía a la organización.

GESTIÓN DEL TIEMPO

Con mucha frecuencia, los empleados se quedan solos para descubrir cómo administrar su tiempo de forma que se reduzca el estrés y el agotamiento. Sin embargo, tienen una capacidad limitada para luchar contra una cultura corporativa en la que el exceso de trabajo es la norma e incluso se celebra. Y pocos empleados tienen el poder de suspender reuniones innecesarias.

Una de las mayores fuentes de energía organizacional es dar a los empleados un sentido de autonomía. Vale la pena devolver a la gente el control de sus días. También ayuda a evitar la microgestión, que es otro factor que contribuye al estrés.

SOBRECARGA

Las cargas de trabajo de los empleados han aumentado en muchas organizaciones en las que la contratación no ha coincidido con el crecimiento.

El problema de la sobrecarga se agrava porque, las personas más valiosas para la compañía, son aquellas cuyo conocimiento es más solicitado y que a menudo son las principales víctimas de la sobrecarga de colaboración.

Establecer flujos de trabajo adecuados y evitar actividades improductivas y la demanda excesiva en el tiempo de los mejores trabajadores, permite evitar la sobrecarga y el agotamiento.

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En Pymes y Autónomos | Cómo construir nuestra resiliencia

Los gerentes y los resposables de equipos en general tienen que colaborar en todas las funciones. Sin embargo, a pesar de ser amable y dispuesto a compartir información, a menudo no se hace.

Las prioridades no están alineadas, por lo que la descomunicación ralentiza los proyectos. Esto sucede porque los gerentes confunden cooperación con ser colaborativos.

Para comenzar a colaborar verdaderamente, identifica la meta y luego traza el trabajo de extremo a extremo que se necesita.

¿Cuál será tu equipo responsable? ¿Qué necesitarás de otros equipos? Esboza la secuencia de actividades. Cuando la gente sabe lo que se necesita, en qué forma y cuándo, entonces puedes decirles si es posible y puedes establecer un diálogo real sobre lo que se puede hacer.

En lugar de ir de un departamento a otro y tratar de combinar un acuerdo, pon a todos los gerentes en una sala juntos para trabajar a través de los planes, hacer ajustes y encontrar maneras de compartir recursos y alinear los incentivos.

Imagen | Rawpixel En Pymes y Autónomos | La colaboración como fundamento para la creación de valor

Uno de las preguntas que nos deberíamos hacer es porqué nos interesa trabajar en equipo y fomentarlo en nuestra organización.

Si nuestro equipo de trabajo está entrenado para colaborar, en lugar de para competir, repercutirá de manera positiva, no solo a los resultados de la organización sino también de los empleados.

Las principales ventajas que se pueden identificar es que se estimula la creatividad al sumarse los talentos individuales. Además, si el grupo está coordinado y orienta hacia la colaboración, se aumenta la motivación, el compromiso y disminuye el estrés y, por regla general, se toman decisiones más acertadas ya que al hacerse visibles los distintos puntos de vista, el consenso sobre qué hacer se ve claramente más reforzado.

Sin embargo, no todo el mundo es apto para trabajar en grupo, por eso conviene identificar cuándo se produce esta situación.

Lo más obvio es que no se consiguen resultados satisfactorias y cuando esto ocurre es conveniente revisar la dinámica del grupo de trabajo para saber si alguno de los integrantes resta más que suma.

Estos individuos muestran síntomas de agresividad, ironía, hostilidad o indiferencia en las actitudes. O están en permanente desacuerdo con los demás. Se adjudican las metas y los objetivos de forma individual o muestran una actitud negativa constante.

A estos individuos es mejor separarles del grupo y que aprovechen sus capacidades de manera independiente para que el resto del grupo puedan optimizar las suyas de manera conjunta.

Imagen | AJleon En Pymes y Autónomos | La colaboración como fundamento para la creación de valor

Cuando se realiza un cambio o mejora tecnológica en un negocio la colaboración de los empleados es clave. Siempre existe cierta resistencia a afrontar este cambio. Todos sabemos que las cosas, por muy buenas que sean nos van a suponer ciertos cambios, una curva de aprendizaje, durante la cual no vamos a sacarle todo el partido. Pero si no conseguimos la colaboración de los trabajadores la resistencia al cambio puede hacer fracasar la implantación de la tecnología.

Por eso la primer labor del implantador, en este caso en colaboración con el responsable de la empresa, es "vender" a los empleados los beneficios que va a suponer la implantación de esta mejora tecnológica y por qué se realiza, ya que muchas veces la tecnología es el único modo de seguir creciendo en el negocio.

Desde hace años he visto como hay gente que de primeras no quiere ningún cambio, que te dice que no sabe manejar todo esto, que es muy complicado utilizar un ordenador, pero a los que luego ves utilizar sus smartphones sin ningún problema. No se trata de una cuestión de habilidad, sino de voluntad.

Lo cierto es que la implantación de la tecnología con estos trabajadores que van poniendo palos en la rueda del carro hace que el periodo de adaptación sea mucho más lento, que la productividad que se podría alcanzar tardará mucho más en llegar, si finalmente se consigue, algo que dependiendo de la tecnología implantada puede que nunca llegue a funcionar bien.

Porque la tecnología muchas veces introduce un factor de control que es lo que no gusta a los empleados. Saben que si pasamos del papel a lo digital se van a empezar a sacar informes, datos, tiempos, etc. y eso supone que pueden sacarles los colores, refrendar una sensación con los datos para que empiecen a trabajar como deben en lugar, muchas veces, de hacer las cosas a su modo para ahorrarse trabajo.

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En el ámbito empresarial se está generalizando una tendencia creciente a la contratación de profesionales externos a la organización o freelance, así como la implementación de nuevos modelos organizacionales basados en el teletrabajo.

Esto es lo que se da a conocer como entornos de trabajo colaborativos y que si bien atesoran ventajas relevantes, no es menos cierto, que dificultan la gestión y la administración de este tipo de proyectos.

A priori puede parecer que herramientas tradicionales como el e-mail o el chat son suficientes pero, realmente no es así, ya que limitan la comunicación e intercambio de información en tiempo real; la trazabilidad de los procesos, debates o discusiones entre los miembros del equipo; limitan la gestión de plazos e hitos o, simplemente, dificultan el seguimiento de las tareas, del control de los tiempos de ejecución o, simplemente, no permiten conocer los indicadores de esfuerzo y productividad.

Para mejorar esta situación existen distintas herramientas que contribuyen notablemente en la gestión de proyectos.

Herramientas para la gestión de proyectos online

• Activecollab

Esta herramienta permite compartir información (archivos, documentos, presentaciones, datos, etc.) entre los miembros registrados a un proyecto. Otra de las funciones más destacables, son la agrupación de los miembros del grupo y la delegación de tareas. Además permite la monitorización del estado de cada una de las actividades y, por tanto, del ritmo que sigue el proyecto. Existe una versión Open Source Project Pier, de igual funcionalidad y con el respaldo de una abundante comunidad que permite que la plataforma mejore.

• Redbooth

Redbooth es como tener una red social para administrar proyectos, asimilándose a lo que sería un Facebook para propósitos profesionales. Su característica principal es que puedas crear proyectos con diferentes personas e ir viendo y compartiendo información directamente con los participantes de ese proyecto, subiendo archivos, viendo el tiempo empleado para cada tarea, etc.

• Confluence

Esta plataforma se organiza en diferentes espacios que representan proyectos y donde se almacena la información. Una ventaja adicional de Confuence es que dispone de gran cantidad de plug-ins (algunos open source) que incrementan la funcionalidad del sistema.

• Assembla

El elemento diferenciador de esta herramienta es el sistema de tickets que son asignados a cada miembro del equipo y que incorpora información detallada como el nivel de complejidad y las horas de trabajo. Además, es destacable sus funcionalidades de reporting, que incluyen informes muy útiles para gestionar plazos y recursos.

Existen multitud de herramientas online para éste propósito con las que se consigue administrar de una manera más eficiente los distintos proyectos, las que aquí se muestran sirven de ejemplo para conocer las posibilidades que nos ofrecen para gestionar entornos colaborativos.

Imagen | AJleon En Pymes y Autónomos | ¿Qué aporta un CRM?

En breve vamos a disponer en España de un nuevo operador virtual de telefonía móvil y cuya ventaja competitiva no quieren basarla únicamente en los precios si no que basándose en el concepto de economía colaborativa los propios usuarios obtienen ventajas y ahorros al cooperar en favor de la comunidad.

El modo de implicar a los propios clientes es permitiéndoles que ellos mismos sean parte del servicio de atención al cliente, con lo que se pretende ofrecer la mejor atención al cliente posible, ya que serán los usuarios quienes responderán las dudas y cuestiones que puedan surgir.

La idea parte de que los usuarios satisfechos serán los primeros prescriptores del servicio, a través del boca a boca y con una atención realmente eficaz y directa. Como intentar posicionarse ofreciendo la tarifa más barata como elemento diferenciador, no es suficiente, el valor diferencial se pretende que sea ofreciendo el mejor servicio y las mejores recompensas para los clientes más implicados.

Este concepto es lo que los fundadores han denominado telefonía 3.0, proyectando analogía con Internet. De este modo la web 1.0 se caracteriza por la presencia de un generador de los contenidos frente a un audiencia receptora. En el modelo de web 2.0 se produce la interacción entre emisores y receptores, convirtiéndose las audiencias en creadores de contenidos.

En la tercera generación el valor distintivo es la colaboración puesta al servicio del colectivo. Un ejemplo es el carpooling en que los particulares que ofrecen plazas en los vehículos para compartir los gastos del viaje. Este concepto adaptado a la telefonía lo que se pretende es que los propios usuarios suscritos a una comunidad los que participan en la prosperidad de la misma.

Suop es un buen ejemplo de cómo innovar en un servicio a través de un nuevo modelo de negocio. Eso sí para que estas innovaciones triunfen hay dos obstaculos que soslayar, primero incentivar a la participación del usuario, cosa nada fácil, y, por otro, que el usuario perciba que larecompensa que reciba por su contribución satisga sus expectativas.

Imagen | AJLeon En Pymes y Autónomos | Cooperación

En los últimos años hemos hablado mucho como el deterioro del ambiente laboral dentro de la empresa, en el que las personas que la integran aprecian que las circunstancias se endurecen, y por tanto, por mucho tratemos de evitarlo, estas acaban afectando en mayor o menor medida a nuestros pensamientos, expectativas y en el día a día.

Ante esta situación, y con el objetivo de que no redunde en cuestiones tan negativas como una baja productividad, un entorno laboral negativo, o en la crispación de sus colaboradores. Algunas empresas se han lanzado a realizar de manera periódica o actividades conjuntas para reforzar los lazos entre compañeros y levantarles el ánimo.

Algunas de estas iniciativas son el organizar un concurso culinario, una actividad al aire libre, una gymkana, o cualquier otra actividad que fomente la relación entre compañeros. Como pueden comprobar, este tipo de actividades no tienen por qué suponer un desembolso de dinero importante para las empresas, ya que con muy pocos recursos lo podemos organizar.

En mi opinión este tipo de iniciativas son muy positivas, porque ahora más que nunca necesitamos estímulos de este tipo para relajar algunas tensiones, restablecer un canal de comunicación adecuado entre los equipos, y también, volver a establecer el contacto entre los compañeros y equipos dónde este se ha deteriorado a causa del estrés y de las tensiones del día a día.

En Pymes y Autónomos | ¿Cuáles son los profesionales que menos notan la crisis? Imagen | juanjaen

En todas las organizaciones hay profesionales más conformistas y otros más vivaces, miembros colaboradores y otros más individualistas, y también, otros que se limitan a cumplir su cometido, mientras que existen otros que quieren ir más allá, con tal de lograr un mejor resultado para su equipo, departamento o empresa.

Respecto a esta última cuestión, tengo que decir que casi siempre he notado que al miembro del equipo que muestra una actitud más proactiva, siempre se le ha mirado con cierto recelo, cuando en mi opinión goza de una magnífica actitud para hacer frente a los desafíos del día a día, mostrando mucho ímpetu a la hora de resolverlos.

Un ejemplo claro es cuando estamos trabajando en un proyecto y surge un imprevisto, que supone tratar con un tercero un asunto determinado, en este caso, si informamos de la incidencia a nuestro supervisor, siendo este el que ha de tomar una decisión, podemos conseguir dilatar en el tiempo su resolución, poniendo en peligro nuestros objetivos. He aquí su importancia, porque si el empleado es capaz de tirar hacia adelante con seguridad, identificar el problema y de mover los hilos de manera autónoma, puede lograr que el proyecto se salve.

Por tanto, el ser proactivo no se parece en nada a ser lo que comúnmente se conoce como un 'trepa', ya que este segundo se caracteriza por enmascarar con la colaboración un aprovechamiento individual que puede perjudicar a los compañeros más inmediatos, siendo una actitud que los jefes de equipo han de saber localizar y gestionar adecuadamente para mantener la armonía del mismo.

En Pymes y Autónomos | Los mejores candidatos, los más conocidos
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Desde una perspectiva sociológica, una red social envuelve a una persona en una especie de estructura de protección en torno de la misma. Dependiendo del tipo de intercambio interpersonal entre los miembros de la red es lo que determina funcionalmente a la misma.

De este modo, pueden distinguirse distintos tipos de redes sociales. Las de compañía social, para realizar actividades conjuntas. Apoyo emocional, los intercambios que denotan una actitud emocional positiva de estímulo y apoyo. Guía cognitiva, en la que las interacciones están destinadas a aclarar expectativas y proveer modelos de rol. De regulación social, es decir, que las interacciones sirven para neutralizar las desviaciones de comportamiento que se apartan de las expectativas colectivas. Y por último, para la ayuda material y servicios, en las que la colaboración específica es sobre la base del conocimiento experto o ayuda.

Conforme a este planteamiento no es de extrañar que muchas empresas, con indepencia de su tamaño, estén comenzado a instaurar en sus organizaciones las redes sociales corporativas, que lo que pretende es afianzar el término de la colaboración empresarial social, o lo que es lo mismo, el engagement de los stakeholders a la compañía, utilizando para ello, los medios que brindan los medios sociales para favorecer el establecimento de redes colaborativas.

Aunque pueda parecer, por lo indicado anteriormente, que estas redes sociales corporativas son lo que podria entenderse como intranets, en absoluto es así, ya que tiene una doble vertiente, una interna, que engloba a toda la organización y, otra externa, con el objetivo de favorecer la relación de la empresa tanto con los clientes como con los proveedores.

Para todos aquellos que están interesados en saberun poco más acerca de las redes sociales corporativas, el próximo día 16 de noviembre se celebrará en Madrid ComunícaME, una master class en la que se presentará y analizará los beneficios de la colaboración empresarial social, así como el retorno de la inversión en herramientas sociales corporativas.

Imagen | Marc Smith En Pymes y Autónomos | Redes Sociales

Pringles España ha iniciado hace unos días por tercer año consecutivo, el concurso "Campus Pringles" para seleccionar a los graduados pringles del curso 2012-2013, que serán los embajadores de la marca en redes sociales durante el año académico a cambio de un sueldo de hasta 1.000 euros mensuales.

Como se suele decir hay que renovarse o morir, en la edición actual a las redes sociales marcas comunes, se une Whatsapp. Este hecho merece ser remarcado porque es la primera vez que se utiliza este soporte para una acción de marketing y tiene especial relevancia dado el perfil del público por ser su principal medio de comunicación.

El reto funciona del siguiente modo los participantes envian al móvil de Mr. Pringles un mensaje creativo, usando los múltiples emoticonos que ofrece Whatsapp. Cada vez que Mr. Pringles recibe un mensaje en su terminal, habilitado de forma expresa para este concurso en concreto, el reto queda marcado como superado dentro del perfil de cada candidato.

Para poder optar a ser graduado Pringles, los fans deberán superar cinco mini-retos, que van desde conseguir que un número determinado de usuarios escaneen un código QR o la prueba “whatsapp de guasa”, entre otros retos que se proponen.

En definitiva, un buen método de viralizar una acción de marketing empleando el canal de comunicación más utilizado entre los más jóvenes y aprovechando de este modo la creatividad del público objetivo, ya que son los propios usuarios quienes mejor entienden la forma de comunicarse y de llegar a ellos.

Imagen | abulhussain En Pymes y Autónomos | Marketing