La nube ya forma parte de nuestro día a día, de nuestra cotidianidad. A estas alturas del partido, cuesta imaginarse cómo sería el mundo si volviésemos atrás y no tuviésemos, por ejemplo, correo electrónico o servicios de mensajería instantánea alojados en la nube. Incluso, se ha convertido en protagonista de nuestro tiempo de ocio cuando manejamos fotos o descargamos una película, una canción, nuestra serie favorita.
Y no solamente alcanza de lleno nuestra parcela personal, sino que también se está convirtiendo en un eje central de la vida profesional. Así lo acredita la fortaleza de los servicios de productividad en la nube, en los que podemos editar, leer y compartir documentos conjuntamente con personas situadas en cualquier parte del mundo.
Obviamente, el emprendimiento no iba a quedarse rezagado. Está sabiendo beneficiarse de las ventajas de la conectividad en ámbitos como el almacenamiento y procesamiento de datos o el acceso a servicios digitales o infraestructuras virtuales. Dentro de ese campo de aplicación, la gestión financiera y contable ha dado igualmente un salto a la nube.
La evolución de la gestión financiera y contable
La tecnología y, particularmente, el aprovechamiento del ecosistema online está propiciando grandes cambios en los contextos de negocio. Para empezar, indudablemente, contamos con mayor velocidad y mejor presentación de los datos. Antes, cuando se pedía un informe contable o financiero, la respuesta solía ser “lo paso a limpio y mañana lo tiene en su mesa”. Hoy, es posible acceder en tiempo real a la información en la que está trabajando quien elabora el reporte y, además, evolucionamos a formatos que ya son “limpios” en su origen. La presentación no implica retardos innecesarios.
El entorno laboral también ha ganado en flexibilidad. Si hasta hace poco los contables debían realizar su trabajo allá donde estuviese la información financiera y los equipos donde se procesaba, hoy por hoy, la presencia física no es obligatoria, con lo que se abre la opción del teletrabajo para, por ejemplo, favorecer la conciliación, no abandonar una tarea urgente durante un viaje o estar al tanto de la evolución de una tarea siempre que lo deseemos.
No menos importante ha sido la evolución en la protección de la información. Los datos contables siempre han sido confidenciales, pero hoy hay muchas más exigencias en congruencia con el nuevo RGPD y las obligaciones que comporta. En la nube se puede garantizar la trazabilidad de los mismos, mientras modernas técnicas de ciberseguridad permiten detectar comportamientos sospechosos e intentos de acceso indebidos. El robo y las prácticas desleales son mucho más complicados.
Otro aspecto muy relevante, especialmente para los pequeños negocios, son los menores requerimientos de potencia de los equipos. En términos relativos, cualquier equipo de hoy es más potente que la mayoría de los años 70. Sin embargo, en aquel momento, la informatización de la contabilidad era un reto al que prácticamente solo llegaban grandes empresas con fuertes infraestructuras y equipamiento. Hoy, la potencia está en los servidores centrales, de forma que las pymes pueden llevar su contabilidad en remoto con un equipo de uso corriente.
El pago por uso también ha supuesto una evolución de gran interés. Antes, decidir qué herramientas necesitábamos para nuestra gestión contable era una inversión. Con cierta frecuencia, se adquirían módulos para determinadas funcionalidades por si se pudieran requerir. Actualmente, los módulos no se adquieren e instalan en nuestros propios equipos, sino que, en cada momento, solicitamos los servicios que vamos necesitando.
Por otro lado, la actualización de las soluciones de gestión contable ha dejado de ser un campo de batalla. No debemos esperar a la salida de una nueva versión que, además, tenemos que instalar en nuestro equipo, sino que la evolución nos llega de manera continua y automática.
Asimismo, mantener la contabilidad ordenada y organizada ya no supone un gran esfuerzo. Se han ido abandonando los libros físicos y el movimiento de papel. Incluso cuando pasamos a la dependencia de equipos concretos y utilizamos soportes como disquetes, CD, DVD o llaves USB para trasladar la información, estos eran susceptibles a extravíos y destrucciones. Hoy ya sabemos dónde está todo: en la nube. Es una evolución natural.
Todo ello claramente redunda en una concepción más moderna de la gestión. Para cualquier negocio, estar al día es una cuestión de competitividad. Y en esta línea responden los desarrolladores. Así lo entiende Sage: si durante dos décadas Sage ContaPlus se ha alzado como con una solución sencilla, ágil e intuitiva; ahora, la firma ha evolucionado a soluciones de gestión contable que permiten, además, aprovechar las ventajas de la nube, como sucede con Sage 50cloud.
Ventajas de la conectividad para las soluciones de contabilidad
Son muchos las beneficios que aporta el desarrollo tecnológico a las herramientas de contabilidad, pero hay una que destaca de un modo especial: la conectividad. Y, ¿para qué la queremos? Para fines de lo más diverso. Os resumimos algunos a continuación.
Movilidad: los datos y la información están accesibles desde cualquier dispositivo con conexión. No es preciso tener instalada una copia del software de gestión.
Personalización: cada usuario puede disfrutar de una interfaz adaptada a sus preferencias (por ejemplo, los menús, los accesos directos, el escritorio, etc.) con independencia de que el equipo desde el que se conecte sea el suyo o de un tercero.
Colaboración interdepartamental: varios departamentos de la misma empresa pueden trabajar, incluso simultáneamente, con una misma información en la nube.
Integración: los servicios en la nube se pueden integrar completamente entre sí. Por ejemplo, Sage 50cloud lo está con Office 365, lo que posibilita programar copias de seguridad, realizar llamadas de Skype desde nuestra solución contable, acceder a datos de clientes desde cualquier ubicación o registrar apuntes contables con solo tomar un foto con el móvil, entre otras funcionalidades.
Conexión de dispositivos: por ejemplo, con nuestros TPV.
Potencia tecnológica: conectarse a un servidor es la oportunidad para aprovechar su potencia con el fin de poder trabajar con soluciones más sofisticadas de las que podría mover un PC de oficina.
La integración con otros servicios permite registrar apuntes contables desde una fotografíaAlertas: es factible recibirlas de nuestro proveedor de servicios en la nube tan pronto como haya noticias. Eso nos sirve para estar al día de novedades legales o de cualquier otra naturaleza.
Asistencia inmediata: podemos mantener la conexión permanentemente con nuestro proveedor sin tener la dependencia de la necesidad de examinar presencialmente elementos físicos del sistema.
Más servicios: en cierto modo, las nubes son como una suerte de grandes mercados donde todo tipo de proveedores ofrecen servicios altamente especializados y que muchas veces no están disponibles en una versión física. La conectividad es la llave que nos abre la puerta de esos mercados.
Cómo aumentar la eficiencia en contabilidad
Llevar la contabilidad en la nube es fácil. El objetivo es el mismo que por cualquier otro medio: registrar la realidad económica de una empresa o autónomo de forma sencilla y obtener información de alto valor para la toma de decisiones. Aunque la nube se ha convertido en un instrumento de gran provecho, nos ayudará seguir algunas pautas elementales que contribuirán a extraer todo su potencial y ganar eficiencia.
Si ya utilizamos un software especializado, es muy recomendable mantenerse al día en nuevas prestaciones, requerimientos legales o mecanismos de seguridad actualizando nuestras herramientas contables. Por ejemplo, Sage ContaPlus ha sido el estándar durante muchos años entre las pymes, pero hoy tiene un sucesor en Sage 50cloud, que incluye gestión analítica avanzada y trae consigo una licencia de Office 365 junto a todo el potencial de un servicio en la nube que acabamos de ver.
Podemos ser más eficientes y trabajar en pro de la sostenibilidad evitando el uso excesivo de papel. Si todo está en la nube, lo mejor es que solamente imprimamos aquellos documentos que realmente necesitemos en papel. Digitalizar nóminas, facturas y otros documentos ya es legal y técnicamente posible y, además, es dar un paso para automatizar tareas contables. No en vano la automatización es la manera de evitar errores, descuidos y pérdidas de tiempo.
Con todo, hay que prestar mucha atención a posibles errores e incoherencias. Si es necesario, deberemos ponernos en contacto con terceras personas para resolverlos. Es más, servirse de asesoramiento experto para los asientos y procedimientos contables menos frecuentes a través de gestorías u otros especialistas despejará las dudas que nos puedan surgir.
Conviene contar un asesor externo o empleado que nos inspire confianza y nos dé respuestas entendibles, al tiempo que nos explica las implicaciones de las labores contables. Con ello, no perderemos de vista el impacto fiscal de nuestra contabilidad. No olvidemos que el resultado contable será la base de la que partir para calcular la base imponible en el impuesto sobre sociedades o, en su caso, en el IRPF.
También es esencial permanecer alerta del calendario de obligaciones formales. De hecho, es preferible que nuestra solución contable incorpore avisos para que sepamos el reto de trabajo contable que tenemos por delante. Y, por supuesto, realizar el cierre contable sin retrasos para poder dedicar nuestros esfuerzos al año en curso sabiendo que la contabilidad del precedente ya está en orden.
Como vemos, la contabilidad evoluciona porque el mundo está en permanente cambio y las empresas han de adaptarse continuamente. Soluciones emblemáticas de ayer, como es el caso de Sage ContaPlus, tienen hoy un sustituto con el que hacer más sencillas, eficientes y accesibles tareas en sí mismas complejas.
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