El 30 de abril termina el plazo para depositar los libros contables de las entidades mercantiles para ser legalizados en el Registro Mercantil. Desde la fecha de cierre del ejercicio, que normalmente se produce a 31 de diciembre, el administrador dispondrá de tres meses para formular las cuentas anuales. Una vez formuladas, hay que depositar los libros en el plazo de 30 días en el Registro de la localidad que corresponda a la sociedad.

La legalización consiste en el sellado de los libros de modo que su contenido no pueda modificarse con posterioridad. Los libros de obligatoria legalización son el libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, aunque pueden depositarse otros de manera voluntaria. Las sociedades unipersonales depositarán también el Libro de Registro de Contratos celebrados entre el socio único y la sociedad.

La presentación de los libros puede realizarse mediante los siguientes procedimientos:

• En papel. Este tipo de presentación exige que las páginas vayan encuadernadas de manera que no pueda sustituirse ninguna. El primer folio del libro se dejará en blanco. Los demás encuadernación no permita la sustitución de los folios. El primer folio se dejará en blanco y los demás irán numerados correlativamente y por orden cronológico. La presentación irá acompañada de una instancia suministrada por el Registro Mercantil donde se detallarán los libros que se presentan, así como los datos de la empresa y año al que corresponden.

• Presentación en Soporte Magnético (CD). El soporte contendrá los libros en un fichero que se realiza utilizando el programa "Legalia" que está a disposición de las entidades en la página oficial del Colegio de Registradores www.registradores.org. El soporte se presenta en el Registro acompañado de una instancia de presentación en la que figurarán los datos registrales de la sociedad, los datos del presentante y las huellas digitales de cada libro que se pretenda legalizar.

• Presentación Telemática. Para la presentación telemática se requiere ser usuario abonado del Colegio de Registradores y ser titular de Firma Electrónica expedida por el Servicio de Certificación de los Registradores. En este caso, no es necesario aportar nada al Registro, el pago se hace mediante banco y las facturas se expiden por correo electrónico a su buzón de notificaciones.

El Código de Comercio exige que los libros, junto con toda la documentación y justificantes relativos a la actividad económica, deben conservarse debidamente ordenados por el plazo de seis años a partir del último asiento realizado en los libros. Según la Ley General Tributaria, deben conservarse durante cuatro años, que es el plazo de prescripción del derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación.

En Pymes y Autónomos |¿Cuáles son los documentos obligatorios que debe llevar una sociedad? Imagen |Luke Netwalker

Cuando se constituye una sociedad mercantil, existen una serie de libros de llevanza obligatoria, atendiendo a la normativa contable y fiscal. Muchas veces el empresario desconoce la existencia de estos registros, dado que su gestión y cumplimentación suele encomendarse a profesionales externos a la empresa, como son las asesorías.

Los libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cuáles se registran las operaciones mercantiles que realizan en el desarrollo de su actividad económica. Existen otros libros también obligatorios, aunque no son de naturaleza contable. Su exigencia proviene del Código de Comercio.

Los libros que no revisten naturaleza contable son:

• El libro de socios, es propio de las entidades de responsabilidad limitada. En él deben anotarse las participaciones sociales de cada socio y las variaciones que en ellas se produzcan. Las sociedades anónimas y comanditarias llevarán un libro registro de acciones nominativas. Ambos deben legalizarse en el Registro Mercantil antes de su uso.

• En ellibro de actas se recogerán los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad (administradores mancomunados, consejo de administración, comisiones ejecutivas...). Cada acta detallará los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano; un resumen de los asuntos debatidos; las intervenciones de las que se haya solicitado constancia; informe de los acuerdos adoptados y el resultado de las votaciones. Se procederá a su diligencia en el Registro Mercantil antes de su uso, al igual que con los libros de socios.

Los libros de contabilidad cuya llevanza se establece con carácter obligatorio para todo empresario son:

• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Trimestralmente, se transcribirán los balances de comprobación de sumas y saldos y anualmente el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales. El libro de Inventario y Cuentas anuales ha de tener un contenido mínimo: balance inicial, balance trimestral con sumas y saldos, inventario de cierre de ejercicio y cuentas anuales.

• Libro Diario. En él se registrarán en orden cronológico todas las operaciones realizadas por la empresa, pudiendo efectuarse anotaciones que resuman operaciones realizadas en un plazo no superior al mes, cuyo detalle se registrará en otros libros.

Los libros contables pueden legalizarse a posteriori, dentro de los cuatro meses posteriores a la fecha de cierre del ejercicio. Actualmente, el uso generalizado es en formato electrónico dado que la contabilidad suele estar informatizada. Los libros han de conservarse, junto con los documentos y justificantes, debidamente ordenados, durante seis años contados a partir del último asiento, obligación que perdura aun cuando cese la actividad empresarial, fallezca el empresario o se disuelva la sociedad.

Un libro no obligatorio, pero indispensable para conocer los saldos y movimientos de cada elemento patrimonial de la empresa es el libro mayor. Existen otros libros, bien de carácter voluntario o sólo obligatorios para determinados empresarios. Podemos mencionar el libro registro de contratos, donde se registran los contratos celebrados entre el socio único y la sociedad (para sociedades limitadas unipersonales); el libro de almacenes, para el control de existencias, o el de caja o bancos, para controlar el saldo de tesorería.

En Pymes y Autónomos |Legalización de libros en el registro mercantil Imagen | Frailejon Editores

Tanto en Pymes y Autónomos como en El Blog Salmón ya se ha hablado, largo y tendido, sobre la legalización de la profesión más antigua del mundo. Desde el punto de vista económico, estamos de acuerdo en que la legalización de esta actividad supondría un aumento de la recaudación del estado, lo que no vendría nada mal en estos tiempos de arcas vacías.

Respecto a que la puesta en marcha de esta medida sea la fórmula mágica para solucionar los problemas asociados con esta (marginalidad, prostitutas callejeras y molestias a los vecinos, mafias, proxenetismo, etc.), no lo tengo muy claro. Aunque estoy a favor de esta medida, hay que tener en cuenta las posibles consecuencias de la decisión, considerando escenarios similares.

Con todo esto, me refiero al caso de los gorrillas. Cuando el fenómeno comenzó a surgir en nuestro país, la solución de muchos ayuntamientos fue la de otorgar una concesión administrativa a entidades de fomento del empleo (por lo general, destinadas a mayores de 45 años o a personas de dificil empleabilidad). Obviamente, lo que se pretendía era que los aparcacoches “legales” marcasen el territorio, disuadiendo a los “ilegales” de que continuasen con sus prácticas. Esto fue así durante los horarios de trabajo de los aparcacoches. Cuando estos se iban, el puesto pasaba a ser ocupado por los gorrillas.

Con el tiempo, al ver que los ayuntamientos no ejercían ninguna medida contra estos, los gorrillas se desplazaron a otros barrios e incluso entraron en competencia directa con los aparcacoches. En la escalada de medidas inteligentes, los ayuntamientos respondieron ilegalizando la actividad del gorrilla, gravándola con multas. Como se ha podido comprobar en Sevilla, los resultados obtenidos no han sido muy positivos (en todo caso, se ha conseguido que los gorrillas ejerzan su actividad con completa inmunidad, para desesperación de la vecindad).

Tenemos un escenario similar con la legalización de las drogas blandas. No basta con decir “permitamos que se vendan porros en los estancos para recaudar 15.000 millones de euros”, ya que una medida de este calado siempre tiene efectos más allá de los puramente económicos.

Con la legalización de la prostitución puede suceder algo parecido. Si el Parlamento se decide a dar el paso y permite esta actividad de forma expresa, el paquete legislativo tendrá que incluir, necesariamente, un conjunto de medidas tales como un incremento de los medios policiales, mayor presencia de los servicios sociales, dotación de profesionales sanitarios para el control de las ITS, etc.

Lamentablemente, si el Gobierno se mueve en esta dirección, no creo que vaya a variar su costumbre de legislar a medias (véase el caso de la ley antitabaco). Los parlamentarios no deberían olvidar que las normas que dictan tienen efectos económicos importantes y directos sobre el tejido productivo del país. En tiempos de crisis, es clave transmitir claridad en estas, para que la inseguridad de las empresas no se añada a los numerosos males que ya las aquejan.

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