La Hacienda del Reino Unido se ha pasado a Google Apps, una administración importante que cuenta con más de 70.000 empleados después de evaluar otras iniciativas para trabajar en la nube como Office 365. Supone un buen ejemplo sobre la confianza en la nube para facilitar el trabajo y la colaboración entre sus empleados.

Y esto con todas las garantías de seguridad que una administración como Her Majesty's Revenue and Customs (HMRC) puede necesitar para evitar que se produzcan filtraciones o cualquier otro problema de seguridad con los datos. No es el primer caso, existen otras muchas administraciones que han dado el paso, pero quizás no tan importantes como ésta.

Sin embargo la experiencia no siempre ha sido positiva. Un ejemplo es la Policía de Los Ángeles que no llegó a implantar Google Apps, al no poder cumplir con los requisitos de seguridad que les exigía el FBI para preservar los datos que almacenaba el departamento. Y no ha sido el único caso.

Para una pequeña empresa lo cierto es que hoy en día el modelo es diferente. Por lo general contratan un dominio, junto con un alojamiento para la web y un servicio de correo para tener sus cuentas, que luego administran en local a través de Microsoft Outlook.

Los documentos ofimáticos se gestionan con Microsoft Office y la mayoría de ellas no tienen intención de cambiar, no sólo ya por Google Apps, sino tampoco por otras opciones que la propia Microsoft tiene en la nube como Office 365. Aquí por un lado hay un componente que tiene que ver con la inversión, el pago por uso que nos obliga a un pago mensual o anual, mientras que el software por licencia se paga una sola vez.

Por otro lado para muchas no existe la necesidad de trabajar en movilidad. Tenemos una oficina, con un horario y fuera de estas dos variables la mayoría de las empresas no quieren saber nada o en todo caso, como máximo habilitan un acceso remoto a su ordenador.

Si todo esto lo juntamos con la sensación de que los datos van a estar más seguros si se almacenan en un disco duro en la habitación de al lado que en la nube tenemos una combinación perfecta para hacer que no se rompa la dinámica de trabajo tal y como la conocemos hasta el día de hoy. Quizás las empresas de nueva creación o con necesidades más dinámicas lo puedan plantear de otra manera, pero no para el resto.

En Pymes y Autónomos | Del trabajo a casa y de casa al trabajo, más fácil si utilizamos la nube

Imagen | Perspecsys Photos

La actualidad informática sutilmente intenta adelantarnos la manera en que trabajaremos próximamente.

Me ha llamado mucho la atención la aparición de un portátil ligero, económico, con un peso aproximado de 1 kg, de tamaño reducido, con sistema operativo libre, provisto de conexión a Internet vía wifi, y lo más llamativo, con un disco duro de tamaño ridículo para lo que estamos acostumbrados hoy día (de 2gb a 8gb de memoria flash).

Me estoy refiriendo al pequeño Asus Eee PC. Algunos pensaran que se trata de un equipo muy limitado para el uso multimedia, y a simple vista lo parece, pero a nivel profesional, cuenta con todas las capacidades para poder servir como un ordenador portátil. Si a esto unimos que muchas empresas de software están empezando a ofrecer sus programas informáticos desde sus servidores, sin que el usuario final tenga que instalarse previamente ninguna aplicación, tan sólo conectarse a Internet y empezar a trabajar, ya empieza a dibujarse el futuro.

Muestra de este tipo de aplicaciones son Office Live de Microsoft o Google Docs, que permiten al usuario guardar sus documentos de trabajo en un espacio de Internet, de forma que puedan acceder a los mismos desde cualquier punto del planeta con tan solo un ordenador y conexión a internet. Esta claro que este tipo de aplicaciones van a comenzar a extenderse y ya no son pocas las empresas de informática de gestión que permiten el acceso a dichos programas desde Internet, ya sea accediendo a la aplicación y a la base de datos que ellos custodian en sus servidores o instalados en el propio cliente.

¿Qué mejoras puede traer este tipo de soluciones? A simple vista son obvias, movilidad total, nos olvidaremos de realizar las dichosas copias de seguridad, dejaremos de estar pendiente de los dichosos antivirus, de las novedades de las actualizaciones, pues las mismas serán diarias, no necesitaremos máquinas extremadamente potentes, pagaremos una cuota mensual, a modo de suscripción que englobe todos estos servicios, con lo cual el gasto final en tecnología tenderá a reducirse…

Pero claro está, no todo son ventajas, quizá el miedo a cambiar a este tipo de software pueda venir por el siguiente motivo ¿quién vigilará el acceso a mis datos e información? ¿podrán avezados hackers acceder a ella, distribuirlas, obtener beneficios de la misma, o simplemente destruirla?

Seguimos avanzando en la serie de entradas acerca del correo electrónico en los pequeños negocios y ahora ha llegado el turno de la cuarta entrega.

Como os decía en la anterior entrada, he preparado las siguientes tablas comparativas con algunas las ofertas representativas de entre las disponibles en el mercado, tanto para los que quieren usar un dominio propio, como para los que se decantan por uno genérico (Nota: Me hubiera gustado incluir los datos de Telefónica, pero su área comercial no ha sido capaz de facilitarme la información tras 3 intentos. Tampoco está visible en su web):

Cuando uno lee las tablas anteriores, puede observar que existe una importante diversidad en los servicios que ofrece cada proveedor. LLegados a este punto, ahora que ya tenemos la información de lo que hay en el mercado, debemos tomar una decisión y elegir un sistema de correo electrónico para nuestro negocio ¿Con cual me quedaría yo? Aunque no tiene por qué cumplirse para todos los casos, mi experiencia me dice que cualquiera de las 2 alternativas de Google son muy superiores al resto: Gmail para dominio genérico y Google Apps para dominio propio.

Si quieres un correo con dominio genérico, una cuenta de Gmail tiene todo lo que puedas necesitar para comenzar a trabajar con el correo electrónico. Los puntos fuertes que me llevan a elegir este servicio son:

• La capacidad de la cuenta (5,5 gigabytes son suficientes para casi todo el mundo).
• El potente filtro antispam.
• La publicidad integrada (Adwords) no es intrusiva ni molesta.
• Dispone de un potente buscador de correo.
• Posibilidad de visualizar algunos archivos adjuntos (PDF, Word, Excel, Powerpoint, imágenes, audio) sin abrir ninguna aplicación externa ni descargar el archivo.
• La integración con otras herramientas: Chat, calendario, documentos, mapas...).
• Herramientas para el acceso desde un teléfono móvil.

Las opciones de Yahoo! o Hotmail las he descartado (da capacidad de almacenamiento ilimitada) porque me parecen sistemas muy lentos, sobre todo por culpa de los molestos anuncios publicitarios, que arruinan la experiencia del usuario.

No recomiendo elegir la opción del operador de cable R, al igual que con otros proveedores de telefonía y conexión a internet (Telefónica, Ono, Jazztel,...), ya que nos quedamos atados a este proveedor si no queremos perder la cuenta de correo. Si te das de baja o te cambias de compañía, incluso en algunos casos si trasladas tu oficina y te dan otro número, pierdes esa cuenta de correo y te quedas colgado. Un horror. Por si no fuera poco lo anterior, los servicios de correo electrónico que ofrecen este tipo de proveedores, son bastante pobres (pésimos filtros antispam, sistema de acceso web poco funcional,...).

Por otra parte, para los que han optado por un correo con dominio propio, mi recomendación es que implanten la solución Google Apps. Además de gratuita, es bastante potente, nos permite ahorrarnos el coste (software, hardware, personal, espacio, energía, equipos auxiliares,...) y el dolor de cabeza de gestionar y mantener un servidor de correo para nuestra empresa (para mi una locura hoy en día si se trata de un pequeño negocio, salvo casos excepcionales muy particulares). Con esta herramienta estamos servidos para gestionar el correo de todas las personas de nuestro equipo de trabajo. Sobre mi satisfactoria experiencia de uso de esta solución, hablaré con más detalle en otra entrada, en la que comentaré las demás aplicaciones de la suite de Google.

En Pymes y Autónomos | El correo electrónico en los pequeños negocios: (I), (II), (III).

Foto | luisvilla

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