En muchas organizaciones ha existido la reunionitis. Se trata de reuniones, encuentros, meetings, llamémosle como queramos que se convocan de forma frecuente, pero que además se alargan hasta el infinito y más allá. Y lo que es peor, sin sacar nada productivo de ellas. No es raro entonces que las videoconferencias sean la nueva forma de procrastinar en épocas de teletrabajo.

Y es que muchos han trasladado al mundo virtual estos encuentros y han descubierto que pueden tener estos encuentros a través de videoconferencia con gente que se encuentra distanciada. No ya durante el confinamiento, sino que ahora lo extrapolan a sedes remotas con las que antes no tenían este tipo de encuentros. Lo malo es que la dinámica de pérdida de tiempo continúa igual.

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En primer lugar porque no se define un orden del día, no se crea un acta de la reunión, ni después de la misma se envía con los acuerdos o las decisiones que han salido de dicho encuentro. Por lo tanto no se llega a ninguna conclusión, no se cierran temas pendientes y se entra en una rueda en la que se vuelve a convocar otro encuentro para tratar estos problemas.

Al final esto lleva inevitablemente a un hartazgo generalizado. La sensación de que se está perdiendo el tiempo y en lugar de estar dándole vuelta a lo mismo tenemos una pila de tareas sobre nuestro escritorio. Lo malo es que las videoconferencias son todavía más proclives a que se den este tipo de situaciones.

No quiero decir que no sea una herramienta a la que las empresas no le puedan sacar jugo. Pero para ello no podemos trasladar los vicios y malos hábitos de las reuniones de empresa presenciales. Si la utilizamos bien, ahorraremos muchos viajes y mucho tiempo, de lo contrario será otro ladrón de tiempo más en la empresa.

Con las videocoferencias mi experiencia es que hay que ser muy estrictos. El moderador tiene un papel fundamental, para otorgar la palabra, para cortar cuando sea necesario, para gestionar el tiempo. Es fundamental que sean cortas en el tiempo, a poder ser de menos de 15 minutos para que todo el mundo vaya al grano. Y dentro de lo posible de no más de 5 asistentes. Mejor convocar más videocoferencias con pocas personas, que una larga, que incluya a mucha gente y que sea eterna e inútil.

Imagen | Julia M Cameron

Dicen que la situación económica global que estamos viviendo tiene la culpa de que muchos viajes de negocios se hayan reducido y ahora se apueste más por soluciones de encuentros virtuales, dicen que además el auge de sistemas muy avanzados de teleconferencia o videoconferencia cada vez hace más innecesarios muchos desplazamientos, y ante todo ello, la pregunta obligada es, ¿el encuentro virtual, la videoconferencia es una buena solución para todas las empresas?

Primero he de decir que hoy en día le llamamos videoconferencia a todo, y si bien socialmente en muchos casos puede serlo y para los requisitos de una empresa pequeña igual no requiere más, no es lo mismo por ejemplo soluciones de conversación telefónica por Internet con servicio de cámara Web como pueden ser Skype, Msn u otras soluciones, a sistemas avanzados de videoconferencia que más bien se acercan a la tele realidad o que directamente están pensados para ser realidad al máximo.

Pero sea cual sea el caso, bien sea la solución casera de una pequeña Webcam y el programa Skype o sea una sala de videoconferencias inmensa donde parece que todos estemos en la misma sala aunque uno este en China y el otro en Brasil, mi respuesta es la misma, reuniones a distancia si pero las justas, igual que a la inversa digo lo mismo, reuniones presenciales si, pero no más de las necesarias, me explico.

Creo que es un error tanto sacralizar las bondades de la reunión virtual y demonizar ya para siempre el contacto personal, como lo contrario, renunciar casi a las reuniones presenciales para hacerlo todo virtual, todo ello llevado al extremo nos puede ser contraproducente.

Según mi parecer lo primero y esto es valido para todo tipo de reuniones es planificar una agenda de todas las reuniones y encuentros que tenemos que tener y asegurarnos de que todas son realmente necesarias, e intentar reducir al máximo aquellas reuniones absurdas y/o rutinarias que no sirven ni nos aportan nada, una vez ya tenemos una lista de “encuentros eficientes”, determinar cuales podremos solucionar por medio de la solución virtual y cuales requerirán nuestra presencia física, ¿y como lo discernimos?, veámoslo.

Algunos dirán que por factores económicos, que si es muy lejos o nos a de hacer perder mucho tiempo en desplazamientos, etc, mejor virtual, y probablemente en muchos casos no les faltara razón, en otros incluso la economía en si misma obligará, pero si no contamos con el factor monetario yo digo que más que fijarnos en cuestión de tiempo o distancia, nos hemos de fijar en el factor humano, de necesidad del encuentro personal, en el siguiente y ultimo párrafo veremos porque.

Sinceramente creo que en muchos casos podremos prescindir de darnos un apretón de manos, pero en otros una maquina nunca (o como mínimo de momento) sustituirá el enlace, la emotividad personal, por ello creo que una y cada uno de los encuentros se tiene que analizar individualmente, valorando muchos factores personales, tipo de reunión a celebrar, tema del encuentro, etc, muchas veces aunque pensemos que la rentabilidad la encontraremos optimizando el tiempo y el no desplazamiento en un encuentro virtual, puede que al contrario la rentabilidad la tengamos si invertimos ese tiempo, si invertimos en ese desplazamiento.

En Pymes y Autónomos | Tendencia: Menos reuniones presenciales y más videoconferencia
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En el debate que tuvo lugar a partir del post sobre la utilidad de los planes de empresa, una de las ideas más interesantes que surgió fue que, en las sesiones de formación empresarial, a menudo lo más interesante no son los conocimientos, sino las opiniones y experiencias de otros empresarios y emprendedores.

Los emprendedores no somos islas. No estamos solos ni debemos aspirar a estarlo. La capacidad de crecimiento se halla en la dirección de compartir ideas y no en ocultar nuestro proyecto por el miedo a que nos lo copien. Puede que nuestro modelo de negocio nos parezca perfecto. Sin embargo, en el momento que se lo enseñemos a otra persona, lo más probable es que esta nos aporte un punto de vista diferente. En muchas ocasiones, esto nos llevará a replantear el diseño de nuestra empresa. Por tanto, es esencial que intercambiemos opiniones con el mayor número de personas (así como que tengamos sus opiniones en cuenta).

No hay nadie que pueda comprendernos mejor que otros empresarios y emprendedores. En algunas grandes ciudades se realizan reuniones de emprendedores de forma periódica, en las cuales se intercambian experiencias, se opina sobre las ideas de los otros e incluso se cierran tratos comerciales. En general, se trata de un ambiente muy estimulante, en el cual podemos encontrar esa idea que convierta nuestra empresa en un proyecto de envergadura.

Lamentablemente, no todos vivimos en una gran ciudad. O, aunque lo hagamos, puede que las reuniones que se celebren no pertenezcan a nuestra actividad. En ese caso, la decisión a tomar está clara: crear nuestro propio encuentro.

Como muestra, os pongo un ejemplo dentro de mi sector. Cada cierto tiempo, un grupo de traductores organiza un PowWow. Se trata de una reunión informal, organizada a través de proz (un portal para traductores e intérpretes), que tiene lugar en un bar o restaurante y a la que acuden los traductores e intérpretes de una determinada zona (por lo general, una ciudad, aunque el criterio geográfico no suele ser excluyente). En estas reuniones se habla sobre experiencias, tarifas, prácticas en el sector y novedades, todo en un ambiente muy relajado. Asimismo, se establecen relaciones profesionales que pueden llegar a ser muy productivas.

Como véis, no es nada difícil conocer a otros empresarios y emprendedores. Sólo hace falta ganas, una personalidad algo extrovertida y la ayuda de una red social. Y si nadie responde a la convocatoria... bueno, no se pierde nada por intentarlo.

En Pymes y Autónomos | Historias de emprendedores Imagen | Ruth L