En la lucha contra el fraude fiscal una de las principales herramientas que tiene la Agencia tributaria es controlar y limitar el uso del dinero en efectivo.
Para ello, en los últimos años, se han realizado cambios normativos que afectan a los pagos que se pueden realizar donde haya por medio un empresario profesional o autónomo:
- El 31 de octubre de 2012 se estableció el límite de pagos en efectivo en el tope de 2.500 euros.
- A partir del 11 de julio de 2021 se rebajó este importe y se estableció el límite para el pago en efectivo en 1.000 euros.
El límite actual de 1.000 euros
Actualmente, siempre que al menos una de las partes sea un empresario o profesional, no se puede pagar o cobrar en efectivo operaciones de importe igual o superior a 1.000 euros.
En el caso de que el pagador sea una persona física sin domicilio fiscal en España, este límite se amplía a 10.000 euros.
Supuestos para la aplicación del límite de pago en efectivo
Este límite de 1.000 euros parece claro, pero en la actividad del autónomo se dan circunstancias que hacen dudar sobre la interpretación de esta norma.
Veamos la aplicación de este límite con ejemplos y situaciones concretas:
Límite por operaciones completas
De forma general, se sumarán los importes de todas las operaciones o pagos en que se haya podido fraccionar la entrega del bien o prestación del servicio. Este límite de 1.000 euros se aplicará al total.
No se pueden hacer pagos aplazados
No se podrá pagar algo de varias veces o incluso realizar un pago recurrente cuya suma supere ese límite de 1.000 euros en efectivo.
Por más que lo pagues de 12 veces, si el total es superior, no se podrá pagar ningún recibo o plazo de ese producto o servicio. Se considera una sola operación.
Fraccionar facturas o separar conceptos
Cuando hablamos de operación se entiende que ésta no se puede partir en varias facturas o incluso varios conceptos.
En este caso, no se podrá pagar, por ejemplo, los materiales y la mano de obra por separado, si la suma de dichos conceptos superan el límite de 1.000 euros, ya que ambos conceptos son parte de la misma operación.
Cuidado con los estudios previos
Para el caso de que se requiera servicios o estudios previos, si estos no supera los 1.000 euros, se podrá pagar en efectivo, pero si finalmente se lleva a cabo la operación objeto de estudio, el importe a pagar de ésta operación se tendrá que sumar a los costes del estudio previo, a efectos del límite de pago en efectivo.
Por ejemplo, si se realiza un estudio previo y tiene un coste de 500 euros, si el servicio posterior supera los 500 euros, ya no se podrá pagar en efectivo.
Pagar una parte en efectivo y el resto por transferencia
En el caso de que la operación se quiera pagar parcialmente en efectivo, no se puede hacer si supera en total los 1.000 euros.
Por ejemplo, si la operación en su conjunto es de 1.300 euros, no se podrán pagar 900 en efectivo y 400 por transferencia. Si se superan los 1.000 euros no se puede pagar por transferencia ni si quiera una parte.
El límite de 1.000 euros con IVA incluido
El límite no puede superar con el IVA incluido. Por ejemplo, si la factura sin IVA es de 830 euros, lo normal es que al aplicarle el IVA del 21% te pases del límite, por lo que el total de la factura sería de 1.004,30 euros.
El límite de 1.000 euros sin IRPF
Es el caso contrario al del IVA. En este caso, como las retenciones del IRPF se abonan a terceros, no cuentan para el límite.
Por ejemplo, en una factura de 1.100 euros, si se le aplica una retención del 15% de IRPF resultando un importe neto de 935 euros, se puede pagar en efectivo ya que descontando esas retenciones se encuentra por debajo del límite de 1.000 euros.
Multas y sanciones
Por último, no debes perder de vista las sanciones, que serán del 25% de la cantidad que exceda el límite pagado. Si el pago realizado es de 3.000 euros, la sanción será de 500 euros, que es el 25% de los 2.000 euros que han excedido el límite legal de 1.000 euros.
Igualmente, existe la posibilidad de, si has sido sancionado, acogerte al pronto pago, en cuyo caso tendrás una reducción del 50% de la multa. Por ejemplo, pagar 250 euros en vez de los 500 euros impuestos.