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Promover reuniones útiles

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Si se hiciese un recuento de las reuniones útiles y productivas que se pueden producir a lo largo de la trayectoria profesional de un individuo, quizás el resultado sería realmente desalentador al comprobar que la mayoría de ellas resultan ser estériles.

En bastantes ocasiones uno tiene la sensación, al concluir una reunión, que se sale peor que se entra. Unas veces porque no se ha sabido dirigir, generándose una extraña vorágine que todo el mundo acaba yéndose por las ramas, y otras, porque simplemente la participación ha sido injusta y poco equitativa.

Lo que resulta incuestionable que en toda reunión se dan cita distintas personalidades que influyen decisivamente en el resultado final y que hay que gestionar. Siempre hay gente más extravertida que favorece que participen más activamente e incluso monopolicen el debate. En el extremo opuesto, introvertidos que a lo mejor tienen mucho que aportar pero que su carácter se lo impide quedando oculto por la predominancia de los primeros. Por último, están los disciplinados, que se limitan a participar cuando se les solicita y los indiferentes, que actúan de convidados de piedra.

Existen determinados modos para incentivar a la gente a participar y que ayudan a tener reuniones productivas:

  • No dominar. Cuando alguien domina las reuniones, podemos ser incluso nosotros mismos, debemos obligarnos a dejar tras nuestra exposición que los demás intervengan, y a ser posible en un mínimo de tres intervenciones antes de volver a intervenir para poder enriquecer el debate.
  • Actitud positiva. Todas las ideas y puntos de vista han de ser bienvenidos y han de valorarse conjuntamente. Para aquellas personas reticentes a participar mostrarles nuestra gratitud por sus aportaciones e intervenciones.
  • Preguntar directamente. Aquellos que no participan o resultan ser evasivos hay que involucrarles, evitando, eso sí, utilizar un tono imperativo o de confrontación, ya que el único objetivo que se persigue es la participación, no la discusión.

Es evidente que cuanto más reducido sea el auditorio más sencillo es guiar la reunión y lograr la participación activa de todos sus miembros, por lo que hay que evitar reuniones multitudinarias en las que el único resultado práctico es haber estado juntos, sin más.

Imagen | UNED En Pymes y Autónomos | Negociación

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