Minimizando el tiempo de las reuniones

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De acuerdo con mi experiencia, diciembre es un mes que destaca sobre el resto de los meses por dos razones, los puentes y la cantidad ingente de reuniones que hay que atender por el cierre del ejercicio.

En este sentido, el otro mes crítico, es septiembre en el que apenas hay tiempo disponible para todo aquello que no sea reunirse para elaborar y revisar el presupuesto del ejercicio siguiente. Por eso, tanto en septiembre como en diciembre, hay que planificar muy bien las reuniones para que no consuman todo el tiempo disponible.

Hay una regla generalizada por la que la mayoría de las reuniones quedan establecidas para tener una hora de duración, cuando en muchos casos, se necesita mucho menos tiempo para cumplir con los requerimientos fijados en la reunión.

Por eso para acelerar las reuniones, y aunque pueda parecer cruel decirlo, lo mejor es evitar que la gente se acomode y en este sentido una de la tácticas es poner menos sillas de las personas que asisitirán, así la gente se implicará más para que la reunión finalice cuanto antes.

Utilizar el cronómetro del móvil para controlar el tiempo que se está empleando es muy útil, entre otras otras para evitar que se prolongue más allá del tiempo asignado. Si es así, poder establecer cuáles serán las siguientes medidas a adoptar para continuar con la reunión en otro momento.

El tiempo de todas las personas que asisten una reunión tiene un coste, por eso es correcto mostrar cual es el coste estimado por hora de la reunión, teniendo en cuenta el coste de cada una de las personas que asisten. Es una buena manera de transmitir la necesidad de ser eficiente por el coste que implica para la organización.

En la mayor parte de las ocasiones no somos conscientes del tiempo que invertimos en reuniones, pero cuando el tiempo apremia, hay que ser exigentes con nosotros mismos y los demás para maximizar nuestro tiempo y evitar sorpresas indeseables que nos obligue a dedicar tiempo extra para terminar nuestro trabajo.

Imagen | Enrique Dans
En Pymes y Autónomos | Reuniones

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