A veces cuando buscamos soluciones de software libre que nos faciliten la tarea en cualquier ámbito de nuestro trabajo uno de los principales problemas con los que nos encontramos es la falta de soporte para dichos productos. En la empresa este método no siempre es posible, con lo cual la diferencia entre el precio que pagamos por un software con soporte y el tiempo que perdemos en montar nosotros mismos nuestra solución de código libre no compensa. Yerbabuena nos ofrece un completo ECM para organizar la gestión documental de la empresa ofreciéndonos la integración del mismo en nuestra empresa.
Yerbabuena nos ofrece la integración de Nuxeo ECM como gestor de contenidos para nuestra empresa. Supone una solución de gran calidad para una empresa que maneja un importante volumen de documentos. Está más orientada hacia la gran empresa que hacia la pyme y está claro que cada empresa tiene que valorar si ha llegado a un nivel de desbordamiento con la gestión documental que necesita un gestor de estas características.
Podríamos decir que es la competencia directa del otro gran gestor documental como es Alfresco. No son soluciones baratas ni están al alcance de todas las empresas por lo tanto es necesario valorar mucho la adopción de uno de estas soluciones documentales. Sin embargo su implantación puede suponer un ahorro de tiempo realmente importante y un aumento de la productividad muy significativo para nuestra empresa. Cómo todo está supeditado al uso correcto del mismo ya que si nos dedicamos a duplicar información en local para luego subirla al gestor de nada nos servirá.
Lo mejor de esta solución y de la empresa que la implanta es la gran documentación que nos presenta y lo sencillo que nos lo explican. Es muy importante tener toda la información a la hora de afrontar la implantación de una solución de este tipo. Una de las cuestiones que me parecen interesantes es la posibilidad de que nos lo instalen en servidores propios de Yerbabuena ofreciéndonos un servicio de hosting. Esta solución tal vez sea interesante para empresas con muchas delegaciones para las cuales un software accesible desde cualquier lugar sería una buena opción.
La documentación que tienen a nuestra disposición en su página nos ofrece una serie de vídeo tutoriales donde nos ofrecen la posibilidad de ver como se adapta este software a nuestras necesidades. Dentro de todo lo que nos ofrece me han gustado mucho la opción de poder definir en los documentos metadatos que nos ayudarán con la búsqueda dentro del gestor y la opción de subscripciones que nos permita recibir avisos instantáneamente cuando se ha producido algún cambio en un documento de nuestro interés.
Otra de las opciones interesantes consiste en la edición online de documentos, que de esta forma evitará la necesidad de tener que trabajar con documentos en local y luego actualizarlos en el gestor. Esta es una de las cuestiones por las cuales los gestores de contenido se pueden volver ineficientes, puesto que tenemos una herramienta colaborativa y global y trabajamos de forma local, lo cual provoca que aquello en lo que hemos invertido sirva de poco.
Para resumir, diremos que Yerbabuena nos ofrece la implantación y soporte de un completo gestor documental como es Nuxeo. La implantación incluye la opción de personalizar para nuestra empresa, son su logo y colores corporativos así como el soporte. El tiempo del mismo depende de la versión contratada. Por sus características este software está orientado a empresas de tamaño medio-grande, pero tiene su hueco en las pymes que manejan gran volumen de información.
Yo recomendaría revisar toda la documentación antes de tomar una decisión al respecto puesto que esta es muy completa y nos ayudará a hacernos una idea de como nos puede ayudar este tipo de software en la gestión documental de nuestra empresa. Si no os convence por precio, siempre podéis intentar instalaros vosotros mismos Nuxeo, ya que es código abierto y disponible para la comunidad. Además tiene una gran comunidad detrás para resolver vuestras dudas.
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