Cuando trabajamos con gestores de tareas en las pymes o si somos autónomos es complicado dar con el gestor perfecto. Al menos yo no lo he encontrado. Tenemos que buscar un gestor que nos ayude a completar las tareas, pues ese es su objetivo, pero también que nos permita crear las tareas de forma rápida y sencilla. Vamos a ver tres aspectos indispensables que debe tener un gestor de tareas para ser realmente útil.
Hablamos de un gestor para uso de un autónomo o de una micropyme, una empresa pequeña, donde los usuarios se reparten el trabajo que hay entre ellos. El gestor debe ayudarnos a organizar todo lo que tenemos pendiente, y tener una perspectiva clara de los trabajos que tenemos que afrontar en el futuro.
Facilidad para crear tareas
Un aspecto básico para mi es la facilidad para crear tareas. Ya sea una aplicación web o que tengamos instalada en nuestros equipos, es básico que disponga de atajos de teclado para crear una tarea, asignarla, marcarla como realizada, etc. Todas las cuestiones que tienen que ver con el desarrollo del trabajo.
También es fundamental para mi que se puedan crear tareas a través del correo electrónico. Esto me permite automatizar la creación de tareas, por ejemplo, al marcar un correo como favorito o un mensaje en Twitter o un RSS. De forma automática se envía un correo al gestor que crea la tarea.
Una buena aplicación móvil
Cada vez más, pasamos mucho tiempo delante del ordenador del trabajo, pero también si tenemos nos movemos entre varios equipos o tenemos que salir de la oficina, es básico disponer de una buena aplicación móvil. Y en este aspecto muchas de las que he probado es donde fallan.
Poder organizar las tareas de forma cómoda mientras estamos en una sala mientras esperamos para visitar un cliente por ejemplo, y podemos realizar la tarea de revisión de las cuestiones pendientes, cambiar la criticidad de las mismas, añadir comentarios, etc. También cuando estamos en casa, algo fundamental para los autónomos, por ejemplo, para hacerlo de forma cómoda desde el sofá sin necesidad de volver a ponerse delante del portátil.
Delegación de tareas y flujos de trabajo
Por último, está la cuestión de la delegación o compartición de tareas y los *flujos de trabajo. Es un aspecto más asociado a los gestores de proyectos, pero que para las pequeñas empresas igualmente es importante. Saber si se ha completado una tarea que teníamos asignada, si se ha añadido un comentario o se ha postpuesto de forma automática es básico.
Tal y como yo lo veo, el gestor de tareas está más enfocado hacia la productividad personal, mientras que el gestor de proyectos lo está hacia la del grupo. En todo caso la línea que los diferencia en ocasiones es muy débil, y para las pequeñas empresas que quieran organizarse, un gestor de tareas suele ser más sencillo de utilizar por todos los usuarios.
Lo cierto es que su uso puede ayudar, y mucho, a tener un mejor control de las tareas que hemos ejecutado, lo que tenemos pendiente. Nos hace ser más eficaces y gestionar mejor el tiempo de trabajo en función de la importancia asignada a cada tarea. De momento sigo en mi búsqueda del gestor que cumpla todos estos criterios. Y vosotros, ¿utilizáis gestor de tareas en vuestras empresas? ¿Cuál es vuestro favorito?
En Tecnología Pyme | ¿Qué le pedimos a un gestor de tareas online?
Imagen | Courtney Dirks