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Reuniones en la empresa, ¿las dominamos?

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Afortunada o desgraciadamente cada vez, da la sensación, tenemos más reuniones en la empresa. Algunas son de gusto y agrado, otras tantas son: "porque hay que ir". Reuniones en la empresa, ¿las dominamos? Existen numerosas teorías sobre como llevarlas a cabo, como salir airoso y sobre todo: como sacar partido a esas horas de meeting.

Las reuniones en pymes pueden ser mediante videoconferencia usando aplicaciones como Skype o las caras, pero realmente profesionales, de Cisco. Aunque esas sean las menos veces. Lo habitual es reunirnos cara a cara con nuestro equipo, con clientes o con compañeros de otros equipos para buscar una solución a algo.

¿Qué método puedo seguir para tener una reunión fructífera?

La primera parte de una reunión, al menos bajo mi punto de vista, debe servir para: la toma conciencia del problema y su relación con nosotros. Contemos una historia cercana y real que ilustre, y enmarque el problema. Puede ser una conversación con un cliente descontento o una experiencia positiva con el producto de un rival.

Hagamos un análisis completo y honesto de la situación. ¿Cuáles son las causas del problema? ¿Cómo se ha llegado a esa situación? ¿Cuáles serán las consecuencias si no se actúa? No debemos señalar con el dedo pero no evitemos decir la verdad aunque duela. Muestra el campo de batalla del cual ha nacido el problema.

La parte más importante: debemos presentar la solución. Si va a ser controvertida, propón antes de tu solución otras dos alternativas y expliquemos por qué no van a funcionar. A continuación presenta la tuya junto con sus inconvenientes. Este método retórico, conocido como "disputación" o "refutación" anticipada hace ganar credibilidad a tu propuesta. Por contraste, aparecerá como una alternativa más deseable. Si nuestra solución no es especialmente controvertida debemos presentarla directamente.

Evidentemente debemos destacar los beneficios de la elección que quieres que realicen. Centrémonos en hablar de beneficios: lo que van a ganar gracias a tu solución. Centrémonos en los aspectos positivos así crearemos una atmósfera más favorable para la acción. Que puedan ver con facilidad la recompensa a su cambio.

Conclusión

Por último, y si no lo hemos conseguido no hemos hecho bien nuestro trabajo, hagamos que actúen ya. Debemos proporcionar un sencillo paso para dar allí mismo en la sala. Habrás conseguido lo más difícil: que alguien se decida y empiece a actuar en la consecución de los beneficios de esa decisión. El primero paso es lo que cuenta.

Más información | Skype Cisco En Tecnología Pyme | minutes.io, un sencilla aplicación para crear actas de reunión online Imagen | Mark Jensen

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