Cuando muchas empresas se plantean usar un gestor documental desconocen que el primer paso que tienen que hacer en este sentido es de organización interna y que utilizar un buen software de documentación no resuelve sus problemas de gestión de un plumazo. Los repositorios documentales son el primer paso para la gestión documental. La principal característica de un repositorio consiste en su concentración, es decir, toda la información está centralizada y existe en una misma ubicación.
Otra de las características fundamentales de los repositorios documentales debe ser la actualización, que para mi es la más importante, puesto que la última versión aprobada de un documento debe ser la que figura en el repositorio, olvidándonos de copias locales de los documentos con modificaciones posteriores, pero que no sabemos si son definitivas o sólo propuestas. Todo esto requiere un rigor en la forma de ir acumulando la información, un criterio marcado previamente a la creación del propio repositorio. Las medidas a adoptar son sobre todo de sentido común, algo que la empresa lleva adoptando durante años en el formato en papel para archivar los documentos y crear el archivo de la empresa y lo mismo debemos hacer con la información digital. En primer lugar debemos asignar un espacio al repositorio documental. Al igual que hacemos con el archivo en papel, puede que al principio sólo nos ocupe una estantería o unos pocos gigabytes, pero debemos ser previsores y pensar en el crecimiento futuro del archivo con la propia actividad de la empresa, así como tener en mente las previsiones de crecimiento en un medio plazo.
En este sentido lo mejor para una empresa es adoptar soluciones modulares. Si optamos por un NAS, por ejemplo, deberemos buscar uno que nos permita en un futuro integrarle otro disco duro, o si buscamos un servidor es recomendable que nos permita esa misma expansión de capacidad de discos sin mayor problema. Esto nos garantiza que aunque aumente el volumen de documentos en nuestros repositorios podemos gestionarlo sin problemas.
El último punto a tener en cuenta es la indexación de los documentos. Es necesario crear un documento maestro que deje referenciados a todos los documentos archivados en nuestro repositorio. Este índice será imprescindible si queremos acceder a la información de forma ágil y no tener que recorrer distintas carpetas para buscar el documento que necesitamos. Si además complementamos un buen índice con un sistema que nos permita buscar documentos en el repositorio tendremos un archivo documental muy funcional que nos ahorrará tiempo y aumentará la productividad de nuestra empresa.
En definitiva, el primer paso para tener un buen gestor documental es crear y organizar un buen repositorio en el cual dejar toda la documentación. Para ello simplemente bastará con aplicar los principios de organización que utilizaríamos con un archivo físico. Todo este trabajo una vez realizado nos garantiza que no perderemos tiempo buscando documentos por distintas carpetas y supondrá un aumento de la productividad en nuestra empresa. Si además llega el momento en que este sistema ya no nos basta y necesitamos un gestor documental, la integración de nuestro repositorio en el sistema será mucho más sencillo.
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