El escáner puede ser una de las cuestiones que nos resulten más útiles en las empresas a la hora de mejorar nuestra productividad y solucionar algunos problemas o agilizar la gestión documental de la empresa. Pero a la hora de elegir entre distintos modelos debemos saber qué le pedimos a un escáner en la empresa.
Lo primero que debemos tener claro es el uso que le vamos a dar. No es lo mismo un escáner que emplearemos para digitalizar toda la facturación de la empresa que para digitalizar otro tipo de documentos. A la vez debemos considerar el volumen de documentos que vamos a digitalizar diariamente. No es lo mismo escanear de forma ocasional que pasar por dicho hardware toda la documentación de nuestra empresa.
Una vez que tenemos claro el uso del mismo podemos buscar el dispositivo de hardware que más se adapta a las mismas:
- En el caso de utilizarlo para digitalizar facturas de forma que queden homologadas por la AEAT tendremos que comprobar en las especificaciones de las aplicaciones que utilizaremos y las características de los escáneres que nos admite. Por lo general suelen admitir todos aquellos que tienen compatibilidad con el protocolo TWAIN, entre otras cuestiones.
- Si de lo que se trata es de agilizar la documentación e ir eliminando el papel en la medida de lo posible en la empresa lo recomendable es buscar un escáner que admita la entrada de documentos por bandeja, donde podamos colocarlos y automáticamente los vaya cogiendo y escaneando automáticamente.
- Si el uso es esporádico podremos utilizar una opción de escáner multifunción puesto que el uso será complementario no intensivo.
- Si necesitamos modificar los documentos que escaneamos, necesitaremos que tenga OCR, para que nos cree un documento editable del documento que hemos digitalizado. Esta es una opción muy útil en muchos casos, en los que nos aportan una documentación pero necesitamos modificar alguna cuestión de la misma.
- Otra de las opciones que debemos tener en cuenta es la movilidad. Existen multitud de aplicaciones que nos convierten la cámara de nuestro teléfono móvil en un escáner. Claro que la calidad de la imagen no será como un escáner profesional, pero seguro que nos puede ser muy útil y sacarnos de más de un apuro.
- Por último otra cuestión a tener en cuenta es la calidad de la imagen que necesitamos obtener. Debemos considerar las especificaciones de las imágenes que necesitamos digitalizar, así como la compresión de las mismas, si queremos que nos las comprima automáticamente o no.
Todas estas opciones nos ayudarán a mejorar la gestión documental de nuestra empresa. Hoy en día pasarnos al expediente digital debería ser una prioridad en las empresas. Cada una debe articular en que medida le interesa manejar, archivar y trabajar con la documentación habitual de la manera tradicional o digitalizada. Tendremos que verlo como un ahorro de dinero a corto plazo por la mejora de la productividad en el manejo de la documentación en formato digital.
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