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Qué hacer para controlar la sobrecarga de correo electrónico

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El correo electrónico fue un invento maravilloso, tal vez más aún en la década de 1990 que en la actualidad. Hoy en día, un empleado puede encontrarse con problemas al tener que responder a mensajes de correo electrónico. El dueño de la pyme está más afectado, ya que, puede recibir un promedio de 112 correos electrónicos enviados y recibidos por día. Lo que vamos a tratar hoy es de qué hacer para controlar esta sobrecarga de correo electrónico en las pymes.

Si te tomas el tiempo para pensar en ello, el número de emails puede ser bastante impresionante, aunque ese número resulta ser sólo una hora al día. La verdad es que, incluso si no pasas tanto tiempo respondiendo a mensajes de correo electrónico, podrías convertirte en el dueño del negocio promedio que gasta un cuarto de su día de trabajo respondiendo a mensajes de correo electrónico.

<h2>¿Por qué se tarda tanto con los mensajes de correo electrónico? Hay cuatro simples razones</h2>
  • La lectura lleva más tiempo que escuchar una conversación.
  • Los correos electrónicos a veces pueden ser de más de un párrafo.
  • Mecanografiar lleva más tiempo que el hecho de hablar.
  • Debes pensar en cómo te expresas, dada la falta de lenguaje corporal y tono de voz.

Debes encontrar una alternativa al correo electrónico que pueda conducirte a ti y a tus empleados a una comunicación y colaboración más rápida. Vamos a echar un vistazo a algunas maneras que puedes implementar para sustituir el correo electrónico, o por lo menos ahorrar tiempo con mensajes de correo electrónico, dentro de la infraestructura de IT de tu empresa:

  • Mensajería instantánea: ¿Quieres enviar algo corto a alguien? ¿Por qué no un mensaje? Una señal acústica sonará muy poco y la persona le responderá muy rápidamente sin tener que iniciar sesión en una interfaz de correo electrónico.
  • Utiliza el teléfono: te has acostumbrado tanto a la era digital que has permitido a tus teléfonos sentarse en vuestras oficinas y recoger el polvo! Es hora de levantar el auricular y hacer una llamada rápida. Si no dejas que la llamada se convierta en una historia de tu vida, se acabará la conversación antes de escribir tus dos primeras frases de un correo electrónico.
  • Utiliza soluciones como el filtro de mensajes importantes de Gmail: Gmail dispone de una manera de filtrar los mensajes según su importancia. Es “inteligente” se da cuenta de lo que considera importante y lo coloca en la parte superior de la pila en la bandeja de entrada. Outlook también te permite marcar los mensajes importantes.
  • Se breve: puede sonar como grosero, pero escribir un breve correo electrónico puede ahorrar un montón de tiempo. Esto debería ser una obviedad, pero las cifras son alarmantes cuando se cuenta cuántos correos electrónicos que recibes contienen más de 100 palabras. Anima a tus empleados a usar la misma convención.

Prueba estas sugerencias, y estarás listo para enviar cortos mensajes de correo electrónico por lo menos dentro de tus operaciones internas y así ahorrar un tiempo, que como todos sabemos es vital para la empresa.

Vía | Harvard Business School
En Tecnología Pyme | Esclavos del correo electrónico
Imagen | SC Fiasco

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