A la hora de dar el salto a la nube para muchas empresas es fundamental la confidencialidad de los datos, en especial los financieros. Algunas aplicaciones como el caso del correo electrónico es bastante habitual gestionarlo desde la nube y en local, con la ayuda de un gestor de correos que descarga nuestros mensajes en local. Pero la nube ha abierto una oportunidad para que las pymes y autónomos disfruten de ocho aplicaciones online que nunca hubieran pensado utilizar hace apenas cinco años.
Poco a poco el cloud computing se ha ganado la confianza de las empresas y autónomos, donde los accesos a las aplicaciones online se han demostrado seguros, la trazabilidad para ver los cambios o la gestión de los permisos de usuarios facilita el control y el uso de los datos confidenciales de las empresas. No todos los usuarios tienen que tener acceso total, y esto también se puede controlar con aplicaciones en la nube.
Vamos a ver algunos ejemplos de aplicaciones y servicios online para las pequeñas empresas, más allá de otras que ya están ampliamente extendidas como podría ser la facturación online, la gestión de clientes con un CRM o la gestión de proyectos. Son aplicaciones quizás menos conocidas pero que abren todo un mundo de posibilidades para las pequeñas empresas.
Aplicación de nóminas online
Una de las cuestiones que toda empresa tiene que gestionar es la creación de las nóminas. Puede parecer algo sencillo, ya que siempre se supone que son iguales, pero supone un gran trabajo y tener a una persona experta en este aspecto, razón por la cual muchas de ellas acaban por externalizar el servicio.
Una opción para la creación de nóminas online y la gestión laboral en las empresas es Rollbox.io, donde se simplifica el proceso de la creación de la nómina, pero también de la contratación de nuevos empleados de forma online, sin necesidad de tener que remitir los documentos firmados por ambas partes a una gestoría para que luego lo tramiten. Se paga por lo que se usa, con un coste de 9 euros por nómina creada y 25 por cada empresa, y lo cierto es que puede ser una buena solución para muchas empresas.
Gestión de horarios online
Otro aspecto que siempre se ha controlado a nivel interno ha sido la gestión de horarios. Lo cierto es que el Plan de Control 2016 de la Inspección de Trabajo y de la Seguridad Social ha endurecido los controles y está incrementando la revisión de la actividad de la empresa, sus empleados y el horario de funcionamiento, con especial atención a los registros de jornada y cuadrantes de trabajo de trabajadores a tiempo parcial, aunque también los que tengan jornada completa.
Sesametime nos facilita un control de horarios a través de una aplicación online y app para móviles, por lo que no importa donde se encuentre nuestro empleado en ese momento, puede marcar la entrada o salida de ese día y llevar un registro claro. Además supone un punto de acceso similar para toda la empresa, sin hardware o costes añadidos, desde el que se puede realizar un fichaje de forma cómoda, sencilla y práctica, donde además el empleado puede solicitar vacaciones o tener el cuadrante, gestión de bajas, exportación en ficheros CSV, etc.
Gestoría Online
Otro aspecto que normalmente se ha realizado in situ es el contacto o la contratación de una gestoría, desplazarse al despacho del gestor para tratar con él temas fiscales, laborales o contables. Hoy en día existen soluciones adaptadas para tramitar todo online y no tener que perder tiempo en desplazamientos, como iAsesoria o Migestoriaonline.
Es una opción low cost, que no necesariamente implica una rebaja en la calidad de los servicios que recibimos. También existen opciones mixtas, donde por una lado son los usuarios los que introducen gastos, facturas, etc. y la asesoría se ocupa de revisarlo o aconsejar a sus clientes en el momento que se lo soliciten.
Gestión de la productividad de los empleados
Workmeter dispone de diferentes soluciones online, ya sean para el control horario o más interesante todavía para medir la productividad y el tiempo invertido en los proyectos que la empresa está llevando a cabo. De esta forma tenemos la posibilidad de evaluar si hemos presupuestado bien un proyecto por el número de horas invertidas en el mismo y a la vez trabajar para mejorar la productividad de los empleados.
Además ayuda a evaluar las cargas de trabajo que tiene cada empleado y dimensionar adecuadamente los proyectos que están en ejecución, evitando caer en cuellos de botella y retrasos innecesarios por falta de recursos. Además no sólo mide el número de horas invertidas, sino que promete medir la calidad del tiempo que cada trabajador ha invertido en dichas tareas. Un software pensado para acabar con la cultura de calentar la silla en las empresas.
Soporte al cliente
La atención al cliente tradicionalmente se realiza de forma presencial o telefónica. Sin embargo existen soluciones online como Zendesk que ayudan a gestionar las peticiones de los clientes, facilita resolver dudas online de los mismos así como su integración con otras muchas soluciones online, lo que lo convierten en una de las opciones más versátiles y más sencillas para no tener que estar todo el día colgados al teléfono con los clientes.
Uservoice es otra solución similar, muy utilizada en las páginas web o tiendas online, que ayudan a resolver dudas a los clientes que nos visitan y ponerles en contacto con un gestor. Para mi gusto es menos flexible y potente que Zendesk y está más enfocada a los negocios puramente online.
Gestión de gastos, kilometraje, dietas, etc.
Uno de los temas pendientes de digitalizar hoy en día para muchas empresas son los gastos de viaje de los empleados, kilometrajes, dietas, etc. Captio es una solución online que permite digitalizar y contabilizar todos estos gastos, prescindiendo de la documentación en papel, que muchas veces resulta tremendamente engorrosa, sobre todo a medida que se van acumulando comprobantes de pago y facturas.
Plan de negocio online
Cuando se crea una empresa o se realiza algún cambio, tener preparado un plan de negocio es algo básico para tener una buena previsión a corto y medio plazo. Podemos acudir al Simulador de emprendedores del Ministerio de Educación para comprobar aspectos tan importantes como cuánto dinero necesita para empezar, cuándo se va a rentabilizar la inversión o contar con la ayuda de los casos de éxito de otros emprendedores.
Una aplicación más completa para la planificación de diferentes aspectos de nuestra empresa es Stratpad, desde donde podemos crear un plan de negocios, medir el grado de cumplimiento del mismo, compartirlo y mostrarlo para tratar de atraer inversores, etc. Todo ello con un entorno gráfico y visual muy atractivo.
Gestor de contraseñas
Con tanto servicio online una de las cuestiones muy importante es la seguridad. Tenemos que acordarnos de multitud de credenciales de acceso a los diferentes servicios. Para ello también tenemos disponibles gestores de contraseñas online, donde almacenarlos de forma segura, sin tener que retener en nuestra memoria todos esos datos de acceso o apuntarlos en una hoja de papel.
LastPass, Keepass van a suponer un alivio a la hora de acceder desde cualquier lugar y una forma más segura que dejar que sea nuestro navegador el que recuerde las contraseñas. En este aspecto, la seguridad de las aplicaciones online dependen en gran medida de los hábitos de los usuarios que acceden a las mismas.
Existen muchos otros ejemplos de aplicaciones online que muchas empresas no se han planteado utilizar hasta hace bien poco. Lo cierto es que la nube ha llegado para quedarse y se va incorporando como una opción más para que las empresas puedan elegir.
En Pymes y Autónomos | Cómo montar nuestra empresa con aplicaciones online (II)
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