El correo electrónico es una herramienta básica para muchas organizaciones. A medida que aumenta el número de empleados la ratio de correos internos y externos se inclina hacia el lado de los primeros. Por eso las políticas de redacción del correo electrónico mejoran la productividad de la empresa. Se trata de que todos los empleados tengan una formación adecuada para su uso.
Por lo general, se da por supuesto que todos sabemos cómo utilizar el correo electrónico. Es cierto que sabemos cómo funciona, pero lo que muchos usuarios no saben es hacerlo de manera productiva. De otra manera no se entendería muy bien correos electrónicos que carecen de asunto, por ejemplo.
El primer aspecto que debemos considerar es a quién va dirigido el correo. Tener claras la utilidades del para, con copia y con copia oculta. De igual manera el Asunto del correo debe dejar claro cual va a ser su contenido, en la medida de lo posible. El asunto nos servirá muchas veces también para encontrar un correo dentro de nuestra bandeja, por lo que tener alguna palabra clave es básico.
La redacción debe ser clara y concisa. Ir al grano, sobre todo en la comunicación interna. Si tenemos que expresar varias ideas mejor hacerlo como una lista para que facilite su lectura. Mejor frases cortas para reforzar el mensaje. Siempre es bueno releer el mensaje antes de enviarlo.
Por último, un aspecto que ayuda mucho es no utilizar el correo como si fuera un chat. Mejor usar redes sociales internas, o un propio chat para mensajes muy breves y conversaciones. En todo caso mejor levantar el teléfono si tenemos dudas o hay cosas que explicar. Cualquier cosa menos una conversación de mail extensa, que a medida que hay más personas implicadas se hace más larga y complicada de seguir.
Lo cierto es que son pocas las empresas en las que he visto formación al respecto. En todo caso se da a los directivos o ejecutivos que tienen un gran estrés en la gestión del correo. Sin embargo lo lógico sería que se diera la formación a todos los usuarios, que son al fin y al cabo, los que remiten los correos.
En Tecnología Pyme | Es imposible acabar con el correo electrónico en la empresa