Las plantillas no son inalterables. Por definición se trata de un documento que tiene todos aquellos elementos que repetimos en nuestros documentos de forma habitual, como pueden ser encabezados y pies de página, márgenes, estilos, un determinado texto, etc. Es cierto que tenemos que ser flexibles y procurar no crear infinitas plantillas sino adaptar lo que tenemos a nuestras necesidades.
Y en esta adaptación muchas veces surge la duda de qué hacer, ¿modificar la plantilla cada vez o realizar un cambio definitivo en la misma? Se trata de identificar qué cambio se ha realizado y si afecta a la mayoría de nuestros documentos o no. En caso afirmativo debemos realizar los cambios pertinentes en nuestras plantillas.
Pongamos el caso de un cambio de teléfono, dirección de correo o algo similar. Pero también un cambio de un parámetro con el que realizamos alguna operación en una hoja de cálculo, por ejemplo. Estos son casos sencillos en los que debemos modificar las plantillas. El problema es cuando los cambios son habituales pero no afectan a todos nuestros documentos.
En este caso quizás es una buena opción crear dos versiones de una misma plantilla. Diversificamos y personalizamos para nuestros grupos de clientes y a la vez no perdemos productividad ya que no tenemos que estar cambiando algún parámetro de forma habitual. Esto es aplicable tanto a los documentos tipo que tenemos guardados como para correos que tengamos guardados para dar respuestas a cuestiones habituales, por ejemplo.
Las plantillas bien usadas nos ahorran mucho tiempo, pero si las usamos de forma incorrecta dejan de tener sentido en nuestra empresa y perdemos más tiempo realizando modificaciones que si creamos desde cero. Es importante tenerlo en cuenta y saber que podemos crear las modificaciones y versiones que necesitemos, de manera ágil y sin que nos penalice la productividad en nuestro trabajo.
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