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La presentación no debería servir como documentación del proyecto

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¡Mucho texto y pocas nueces!

Si algo he aprendido con los años es que cuando en las empresas aprenden a manejar una herramienta acaban por caer en el abuso de la misma hasta hacerla inservible. Este es el caso de las presentaciones, que dejan de ser un soporte visual para reforzar el mensaje de una charla, exposición o reunión, para convertirse en parte de la documentación que acredita nuestra exposición. La presentación no debería servir como documentación del proyecto.

Si la presentación está pensada para que posteriormente el asistente pueda acudir a la misma, recuperar cifras, gráficos, etc. no cumplirá bien la función de apoyo a la charla. La presentación debe tener como objetivo fijar los conceptos que queremos destacar en la audiencia. La información se puede y debe entregar en otro formato, más adecuado, pero también más completo.

La presentación no es un informe

De esta manera se utilizan las presentaciones como si fueran un informe. Pero también como acta notarial del contenido de nuestra charla. En gran medida una presentación se parece a una infografía y viceversa. Cuenta una historia a una audiencia en un formato visual. Si ya estoy en mi casa, en mi despacho, etc. fuera de este corsé del tiempo que suelen imponer la duración de la charla, quiero más datos que los ofrecidos en la presentación, pero también en otro formato.

Y en este círculo es donde nos movemos en muchas ocasiones con las presentaciones. Independientemente de la herramienta que utilizamos, añadimos demasiados datos que no sirven para el momento de la exposición, que no fijan el mensaje que queremos dar, porque luego la presentación tiene que servir al doble propósito de documentar el contenido. Y esto produce dos efectos perversos:

Resalta sólo lo importante
Resalta sólo lo importante
  • La presentación creada no cumple con su objetivo. Un exceso de datos, de diapositivas con múltiples viñetas, en lugar de una diapositiva con una idea, gráficos de barras y circulares por doquier, acaban por abrumar a la audiencia. De esta manera es complicado que se queden con las dos o tres ideas que buscamos grabar en su cabeza con la presentación.
  • El asistente pierde el interés en la presentación. Al fin y al cabo después le entregas la presentación y lo puede ver tranquilamente en otro momento, cuando esté menos cansado, tenga más capacidad de atención, etc.

Por eso cada vez soy menos dado a compartir las presentaciones al final de la charla. Se avisa al inicio, que no se compartirá la presentación y se facilitará un informe en otro formato. En muchos casos esta simple advertencia ayuda a que estén más atentos, y la documentación será más completa en un formato PDF que en diapositivas.

Ha pasado con el correo electrónico, utilizado como base de datos o acta notarial de la conversación que tuvimos, pero también ha ocurrido con la hoja de cálculo, utilizada para todo, ya sea como un CRM, una base de datos, etc. Las presentaciones, y la herramienta que tenemos para su manejo en MS Office, el PowerPoint no permanece ajena a esta tendencia. Y el resultado es que una excelente herramienta consigue resultados mediocres en su campo.

En Tecnología Pyme | Tres consejos para que tus presentaciones capten la atención de tu audiencia
Imagen | BillPellowe | toolstop

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