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La nube es el nuevo reto para evitar fugas de información en las empresas

La nube es el nuevo reto para evitar fugas de información en las empresas
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Al principio las fugas de información de las empresas se producían en papel. Después con las llegadas de los ordenadores, se sumaron los medios electrónicos, primero disquetes, también correo electrónico, después los medios ópticos, como los CD/DVD y finalmente la llegada de las memorias USB. Hoy estamos en una nueva era, la conexión continua a nuestros negocios, por eso creo que la nube es el nuevo reto para evitar fugas de información en las empresas.

Porque aunque en las grandes empresas esta conexión constante se enfoca a través de herramientas monitorizadas y tuteladas por el departamento de TI, lo cierto es que en muchos casos las pequeñas utilizan herramientas que les permiten una mayor agilidad, pero también un menor control. Dropbox, Google Docs o Evernote son tres ejemplos de formas de aprovechar la nube para compartir documentos o trabajar de forma colaborativa.

Control vs. productividad

La posibilidad de acceder a estos servicios donde muchos empleados tienen ya cuenta para uso particular de los mismos hace que puedan subir documentos a los que tienen acceso en la empresa, pero que muchas veces no tienen permiso para sacar de la misma. Se suben a estos servicios en muchos casos para tenerlos disponibles desde cualquier lugar y poderlos consultar tanto en casa como desde dispositivos móviles.

Llegados a este punto, la empresa pierde el control de los documentos que sus empleados tienen en estas carpetas compartidas. Nada impide que se puedan copiar, subir, mover, documentos con total libertad, de manera que en muchas ocasiones este tipo de documentos, aunque se utilizan en ámbito interno están absolutamente prohibido sacarlos fuera.

Si a este hecho le unimos el uso que sobre todo en las pequeñas empresas, pero cada vez más en las grandes, se hace de dispositivos privados, sobre todo teléfonos móviles inteligentes, para uso corporativo, tenemos un estupendo punto de fuga de información. Un smartphone donde ya tengo Dropbox para uso particular y donde un día guardaré un documento que me han enviado al correo de empresa, otro un presupuesto o una propuesta, etc. Así lo tengo siempre disponible…

El problema es que muchas veces cuando el empleado cambia de empresa sigue teniendo toda esta información disponible. Y la cosa tiene mal arreglo, puesto que aunque se la empresa la que comparte la carpeta en la nube nada impide que nos podamos copiar la información fuera de la misma, en local en cualquier equipo. Por lo tanto si de verdad vemos que la nube nos puede ser de utilidad para intercambiar información, hemos de ser conscientes también de sus riesgos.

¿Tenemos que limitar la productividad que conseguimos con estas alternativas en aras de una mejor seguridad? ¿Seguimos usando el correo para intercambiar los archivos? Para mi las ventajas son mucho mayores que los inconvenientes, aunque la falta de formación y cultura en el manejo de la información en la nube puede ser un riesgo, sobre todo al principio.

De todas formas sigo pensando que la principal fuga de información está en las fotocopiadoras y en la falta de definición de los roles en las empresas, ¿de quién es cliente del comercial o de la empresa? De esta forma no es la primera vez que un empleado antes de cambiar de empresa sale por la puerta con información de clientes que ha contactado, por ejemplo.

En Tecnología Pyme | Las fotocopiadoras y las fugas de datos en las empresas
Imagen | Johan Larsson

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