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La mejor forma de ahorrar en costes de impresión es no imprimir

La mejor forma de ahorrar en costes de impresión es no imprimir
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Parece que es una afirmación obvia. La mejor forma de ahorrar en costes de impresión es no imprimir. Sin embargo no es algo que se aplique en muchas empresas. Podemos buscar impresoras con un costes por página menor de las que tenemos, consumibles más económicos, etc. Pero si no organizamos nuestra empresa para tratar de evitar que se imprima de forma innecesaria no habremos conseguido nada.

Y sin embargo las medidas que suelen tomar muchas empresas en este aspecto se reducen a incluir un aviso en el correo electrónico para que los empleados no impriman el mismo si no es imprescindible. En ocasiones van disfrazadas de conciencia ecológica para ahorrar papel y tala de árboles, pero no es tan habitual ver cómo se toman medidas efectivas en este sentido.

Dos medidas que he visto implantadas y han resultado de gran utilidad han sido el cambio de impresoras locales por impresoras de red y el establecimiento de cuotas de impresión. La primera de ellas puede parecer una tontería, pero el sólo hecho de tener que levantarse de su puesto de trabajo para ir a recoger la hoja que ha mandado imprimir hace que muchos usuarios dejen de imprimir muchas de las cosas que harían en local.

La segunda medida es más drástica, pero muy efectiva. Consiste en establecer cuotas de impresión, de manera que una vez excedida la cuota no se puede imprimir más. Son más interesantes si se establecen por departamentos que por usuarios, ya que en ocasiones el informe X del departamento Y lo acaba imprimiendo un usuario concreto que quizás consumiría toda su cuota de hacerlo.

Sólo con estas dos acciones tenemos una manera de tener controlados los costes de impresión, que no van a pasar de X puesto que la cuota está fijada de antemano. Si ha esto le unimos una adecuada formación sobre políticas de impresión, qué documentos necesitamos imprimir, y qué documentos nos podemos ahorrar en cada organización habremos dado un gran paso adelante.

En Tecnología Pyme | Breves maneras de ahorrar costos de impresión
Imagen | huronbikes

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