Las plantillas de documentos son un instrumento ampliamente utilizado en las pymes a la hora de trabajar con distintos formatos de documentos. Una plantilla para el envío de fax, otras para correos electrónicos, etc. conforman en la pyme una biblioteca documental de plantillas, pero muchas veces el ahorro de tiempo puede volverse en nuestra contra cuando tenemos que modificar dichas plantillas. En este momento nos damos cuenta de la ineficacia de las plantillas ofimáticas en la pyme.
Y es que como en otros casos el problema no está en las propias plantillas sino en nosotros mismos, que creamos documentos de la manera que nos es más cómoda sin pensar que una plantilla debería ser algo general que luego se particulariza. Muchas veces utilizamos un documento que modificamos, sin que éste sea un plantilla y se haya creado para tal fin.
En estos casos, a poco que el usuario que debe modificar la plantilla tenga justos los conocimientos ofimáticos tardará más en modificar el documento que en crear una plantilla nueva. Y es que en este momento es cuando comprobamos que debemos regirnos por una reglas generales a la hora de crear la plantilla. Hacer que estas plantillas sean útiles y no que den más trabajo en su adaptación que crear un documento desde cero.
Además, es muy importante que exista una mínima documentación sobre las plantillas. Puede parecer una tontería, pero si vamos a crear una biblioteca de plantillas es conveniente documentar los pasos que seguimos así como los distintos problemas que se van encontrando los usuarios y como se resuelven. Unas FAQ's sobre plantillas nos ahorrarán mucho tiempo.
No pensemos que este documento lo voy a utilizar sólo una vez, sino que si se trata de organizar la documentación, introduciendo unos criterios semejantes para toda la empresa, tenemos que facilitar las plantillas de manera que los usuarios las utilicen lo más posible, que perciban que es un ahorro de tiempo respecto de su tarea habitual, no una carga.
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