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La impresión de documentos en PDF como forma de envío

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Una de las maneras de conseguir ahorrar algo de dinero en impresión es utilizar impresoras PDF. Es una manera de mantener documentos dentro de nuestra organización o moverlos fuera de esta sin la necesidad de tener que enviar el documento en formato de procesador de textos u hoja de cálculo. Lo cierto es que la impresión de documentos en PDF como forma de envío mejora los procesos de gestión documental en las empresas.

Muchas veces lo único que queremos es que el documento sea accesible para una serie de personas dentro de la organización. Si lo enviamos por correo electrónico o mejor aun enviamos el enlace a su ubicación en el repositorio documental accesible para todos evitamos que por error se modifique, cosa que no es una cosa extraña cuando son múltiples los interesados en el mismo.

Esto por no hablar de la innumerable cantidad de versiones que se pueden crear si se comienza a modificar el documento. Lo traigo a mi equipo, me hago una copia, le hago los cambios, lo vuelvo a subir al servidor, etc. Como no tengamos un poco de cuidado se nos va de las manos y acabamos con tantas versiones que no sabemos al final cuál es la buena o quién ha hecho que cambios.

Por eso lo mejor es que el documento original esté bajo nuestra responsabilidad y los que deban conocer su contenido u aportar alguna mejora al mismo hacerlo sobre el PDF. La otra manera es buscar un software de edición colaborativa que nos permita trabajar de forma conjunta el documento, registre y notifique los cambios en el mismo, etc. Y sobre todo no tener que imprimir diez copias de un documento para mantener una reunión, por ejemplo.

De todas formas la alternativa siempre puede ser pasar a PDF los documentos directamente desde MS Office o desde sus equivalentes alternativas libres que todos tienen la opción de convertir dichos documentos a PDF. De todas formas me parece que muchas veces, cuando sólo queremos una parte del documento y no toda la impresora virtual en PDF es más funcional.

En Tecnología Pyme | Imprime en formato .PDF gracias al uso de las impresoras virtuales

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