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La frecuencia de actualización de procedimientos

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Muchas empresas crean documentos para determinar como se ejecuta una tarea concreta o para la puesta en marcha de una aplicación o proyecto. Se trata de definir un documento marco que ayude a la realización de dicha tarea a la hora de ejecutarla. Pero si no queremos que dichos documentos sean inútiles tenemos que definir la frecuencia de actualización de procedimientos.

Pongamos el caso de una nueva aplicación que debe implantarse en las distintas sedes de una empresa. Se crea el procedimiento de actuación para su puesta en marcha, pero a la vez de se van recogiendo los inconvenientes y las soluciones a los mismos durante su ejecución. Lo normal sería sacar una versión nueva del procedimiento corrigiendo o anotando los inconvenientes que surgen.

Por eso es fundamental que en todo procedimiento figure la fecha de creación y su ámbito de actuación. De esta manera sabemos a qué atenernos cuando cogemos un documento antiguo y estamos prevenidos ante los posibles cambios que puedan surgir en el mismo. Se deben crear tantas versiones como cambios efectuemos, de manera que el procedimiento esté siempre vigente y sea actual.

Esta cuestión es imprescindibles si lo documentos están disponibles en una Intranet, donde los usuarios puedan acceder al mismo y descargarlo. Se esta manera estaremos seguros de que la versión de la Intranet es la última válida de cualquier documento. Es fundamental a la hora de conseguir trabajar de forma productiva no tener que modificar sobre la marcha la manera de hacer las cosas.

De esta manera si alguien necesita la ayuda o tenemos una persona nueva en nuestro departamento tendremos toda la documentación perfectamente organizada lo que reduce la curva de aprendizaje de los recién llegados a la empresa. El tiempo que invertimos a la hora de crear el procedimiento de actuación lo recuperamos con creces cuando alguien lo tiene que utilizar.

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