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La base de datos es el correo electrónico

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Muchas empresas y usuarios tienen el correo electrónico como su centro de negocios. A través de el histórico de correo pueden llegar a completar toda la información que necesitan de un proyecto y resolver las dificultades que aparecen en otro tirando del archivo, puesto que para ellos la base de datos es el correo electrónico.

Estos son los usuarios que mantienen un histórico de correo electrónico desde hace años, esta completamente ordenado por años, carpetas, etc. y cuando tenemos que saber si le hicimos el descuento al cliente por un determinado concepto o por otro. Para estos usuarios o estas empresas perder el correo electrónico significa un daño irreparable.

Porque muchas veces no tienen copias de los documentos, que quedaron archivados como adjuntos, recibidos o enviados, incluso de aplicaciones que les enviaron por esta misma vía. De esta manera la copia de seguridad debe incluir en estos casos los buzones de correo, así como otras cuestiones como libretas de direcciones, calendarios o agendas.

Porque no sólo es una base de datos el correo electrónico, sino que calendario, agenda y libreta de direcciones son tan importantes como los propios mensajes. Creo que hoy en día tendríamos que romper con esta dinámica ya que existen sistemas de gestión más eficaces y más ágiles, pero es complicado romper esta dinámica para usuarios que llevan años trabajando de esta manera.

Además después de estar recibiendo cursos sobre como optimizar el uso del correo electrónico, creación de filtros, gestión de correo, etc. es complicado decir al usuario que ahora tiene que trabajar de otra manera. Que debe reducir el número de correos electrónicos, los adjuntos y mejor utilizar herramientas de comunicación interna. Ocurre un poco lo mismo que a la hora de abandonar herramientas como MS Office o Windows XP que la gente lleva años utilizando y ya tiene una cultura de funciona bien, mejor no tocarlo. Pero a veces, para avanzar es necesario romper estas dinámicas.

En Tecnología Pyme | Esclavos del correo electrónico Imagen | Flickr

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