Ya que el otro día hablábamos de cómo deshacernos del papel en la empresa vamos a echar un vistazo a un elemento fundamental para lograr ese objetivo, al menos hasta que consigamos trabajar únicamente con archivos electrónicos, el escáner para la digitalización de los documentos. Son muchas las opciones y algunas de ellas ya las hemos analizado, pero me gustaría hablaros de un modelo de Kodak, el Scan Station 500, un escáner departamental bastante interesante para empresas pequeñas o medianas.
Destaca por su tamaño (bastante pequeño para lo habitual en estos aparatos), por sus funciones de red y por las alternativas para almacenar y enviar la información que digitalizamos. Está pensado para estar conectado a la red de la empresa, de forma que podemos enviar los documentos que escaneamos por correo electrónico, a un servidor FTP, a una memoria USB, por fax (incluido en el aparato) o a una carpeta compartida de red, incluso todo a la vez si nos interesa.
Tiene también una función curiosa, pero que puede resultar útil, y es que permite añadir notas de voz a los documentos que enviamos, con instrucciones o explicaciones sobre el archivo en cuestión, de forma que si adjuntamos el archivo a un correo electrónico no es necesario redactar nada, se adjunta también un fichero de audio con la nota que queramos (puede ser problemático si el receptor no tiene altavoces, pero es una opción).
Como os decía es también un fax, incluye un disco duro de 160 GB para almacenar y compartir la información que digitalicemos, escanea a doble cara en una sola pasada y tiene una velocidad de unas 30 páginas por minuto en blanco y negro. Todo se maneja desde una pantalla táctil, permite crear archivos PDF protegidos por contraseña, importar libretas de direcciones... En fin, creo que es un producto completísimo, muy versátil y que podemos utilizar tanto con un ordenador como de forma completamente independiente.
Tantas funciones se pagan, y aunque no es un producto caro su precio sí es elevado, rondando los 2.500 euros, interesante para empresas que manejen cierto volumen de documentación y necesiten toda la versatilidad que ofrece el dispositivo. Soy partidario en general de las soluciones de pago por página, que facilitan el acceso a escáneres e impresoras profesionales sin desembolso inicial (y con el mantenimiento incluido), pero si preferís no estar atados a un contrato de este tipo no es esta una mala alternativa con la que contar.
Más información | Kodak En Tecnología Pyme | Comparativa de escáneres de documentos personales y Deshacerse del papel en la empresa