Uno de los problemas que pueden tener muchas pymes y de los cuales venimos hablando y tratando con diferentes aspectos es la gestión documental. Cada día los documentos digitales aumentan en número, tamaño y es necesaria una mejor organización. Por eso hoy vamos a comentar Knowledge Tree, gestor documental para pymes que nos puede ayudar en estas tareas organizativas.
Se trata de un software de código libre con el que podemos estructurar nuestra documentación en las empresas. Está basado en una solución que necesita PHP, MySQL y Apache por lo que si no tenemos instalados dichos servicios tendremos que hacerlo previamente. En este sentido, posee instaladores que ya nos incluyen dicho software para no tener ningún inconveniente.
Versiones de Knowledge Tree
- La versión de la comunidad es totalmente funcional y muy completa. Se requieren de ciertos conocimientos técnicos a la hora de trabajar con gestores documentales y tiene una curva de aprendizaje sencilla a la hora se comenzar a manejarlo, pero es cierto que si no hemos trabajado antes con un gestor documental tendremos que dedicar un poco de tiempo para aprender las opciones básicas para su manejo.
- La versión comercial añade soporte a este software, y lo que es más interesante para las empresas que trabajan con MS Office un pluggin para subir documentos trabajando directamente desde office. La versión de la comunidad está trabajando para implementar dicho pluggin con OpenOffice, pero de momento no está disponible. Esta versión también nos ayudará en el caso de que tengamos que migrar documentos, así como nos ofrece cursos de formación para su manejo.
Instalación y configuración
Como hemos comentado anteriormente, al tratarse de una solución cliente servidor tendremos que instalar el software en nuestro servidor y lo administraremos mediante una interfaz web. En este sentido la instalación es muy sencilla y sólo tendremos que dar algunos parámetros a la hora de iniciar correctamente los servicios.
En este sentido es necesario tener previamente creado en MySQL una base de datos que vaya a utilizar nuestro gestor de contenidos y a la vez dados de alta los usuarios de la misma. Una vez creado cuando estamos realizando la instalación vía web tendremos que introducirlos al llegar al apartado correspondientes.
Respecto a la configuración una vez instalada es la parte que debemos definir al principio, pero si no estamos totalmente familiarizados con los gestores de contenidos podemos hacer la configuración básica para luego ir añadiendo otras opciones como pueden ser flujos de trabajo, permisos, perfiles, integración con Active Directory o con LDAP.
En este sentido también nos permite adaptar el gestor a nuestra organización, introduciendo nuestro logo o cambiando ligeramente su aspecto. Respecto a la pantalla inicial o Tablero podemos configurar que queremos ver en dicha pantalla que será con la que se inicie la sesión de usuario. Se trata de una pantalla informativa de los últimos cambios y novedades que debemos adaptar a las necesidades de cada usuario.
Gestión de archivos
Pero la parte más importante de todo gestor de archivos, y en este caso no podría ser de otra manera es la funcionalidad que tenga para subir archivos, gestionar las búsquedas y mostrar información de los mismos. En este sentido Knowledge Tree nos ofrece varias alternativas:
- Importar desde un servidor o Localización: esta opción nos permite subir directamente una carpeta simplemente indicándole su dirección en nuestro servidor o en nuestro equipo. Funciona de forma muy ágil y nos permitirá si ya tenemos creada una organización de carpetas subirlas todas de un golpe.
- Volumen carga: en este caso se trata de subir un carpeta comprimida *.zip que nos permitirá una vez cargada gestionarla de forma sencilla, sin tener que descomprimir, ya que lo gestiona directamente. Una opción muy cómoda para subir muchos archivos de golpe,
- Cargar Documento: en este caso se trata de permitir la carga de un único documento que llevaremos desde nuestro equipo hasta la ruta en la cual estamos dentro del propio gestor. Es importante tener en cuenta donde estamos situados dentro del gestor para luego saber donde hemos ubicado el documento.
Podemos suscribirnos a carpetas o documentos, con lo cual, nos notificarán cualquier cambio en las mismas y de esta forma nos evitamos tener que enviar un correo electrónico a todas las personas que guardan alguna relación con dicho documento. Por ponerle un pero a este gestor de contenidos, una de las cosas que no he encontrado es una gestión de versiones, que nos permita ver distintas versiones de un documento con el que hemos trabajado.
En definitiva, se trata de una opción muy completa que nos puede ayudar a gestionar documentalmente nuestros negocios. Es una alternativa a SharePoint en lo que se refiere a la parte de gestión documental, pero que no se encuentra tan integrado como éste con todos los productos de Microsoft. Nos tocará a nosotros decidir qué sistema es más adecuado para nuestras empresas.
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