En este blog hemos presentado muchas alternativas distintas, tanto a nivel de software como a nivel de hardware o comunicaciones para resolver distintos problemas con los que se enfrenta día a día la pyme. Para las empresas las herramientas informáticas deben suponer una mejora en sus procesos que lleve acarreada una mejora en la productividad, pero ahora bien, ¿cuál es el mejor ERP? ¿y la mejor suite ofimática? Pues bien, en esto de las herramientas informáticas y la productividad no existen soluciones universales.
El entorno en el cual se implantarán es decisivo para saber si tendrán éxito o fracasarán en su cometido, ya puede ser la mejor del mercado que si en nuestra empresa carecemos de personal eficiente para su manejo y con insuficiente formación no nos supondrá una mejora sino una gran pérdida de tiempo y dinero. Por eso debemos ser muy cuidadosos en la elección de nuestras herramientas y no tomar decisiones a la ligera.
Implicar a nuestros empleados en los cambios que vayamos a realizar también es algo fundamental. Además, si les pedimos su opinión ellos entenderán que su opinión cuenta. Al fin y al cabo serán las personas que manejen esta herramienta y sobre las cuales descansa buena parte del éxito o fracaso de su implantación.
¿Nos servirán las mismas soluciones que a las empresas de nuestro entorno con las cuales nos relacionamos? Este suele ser el principal error de muchas empresas, miramos a la competencia o a nuestro entorno inmediato y nos fiamos de su experiencia de implantación sin fijarnos en sus condiciones objetivas. La cuestión no es tanto saber qué le ha funcionado a la competencia, sino más bien por qué le ha funcionado.
Con herramientas sencillas quizás no parece tan importante, pero la verdad es que también lo es. Pensemos en una empresa que utiliza una hoja de Excel para realizar la facturación, tener todos los datos de los clientes anotados, cantidades pagadas por distintos conceptos, etc. Pasar de utilizar este sistema a un programa de facturación puede ser muy complicado si la persona encargada de llevar a cabo el proceso no ve las ventajas objetivas del cambio.
Por eso es muy importante analizar el entorno de trabajo de nuestra empresa para ver en qué medida la solución que pretendemos implantar funcionará, qué carencias puede tener nuestra empresa para que esto ocurra y cómo podemos solucionarlo. Por lo tanto no pensemos en soluciones universales, ni cual es el mejor CRM para implantarlo en nuestra empresa, por ejemplo. No existen las soluciones mágicas.
Por último, un aspecto a tener en cuenta antes de implantar cualquier herramienta, es la necesidad de trabajar con ella previamente, ya sea a través de una versión demo que nos facilite el fabricante o instalándola en un entorno de prueba. En la medida en que seamos capaces de realizar unas pruebas lo más veraces posibles tendremos más o menos certezas del éxito o fracaso de nuestra implantación.
Dependiendo de la importancia del cambio a realizar, el número de departamentos y personas implicadas debemos dedicar más o menos tiempo a estas tareas. Además siempre debemos tener preparado un Plan B por si algo sale mal en el momento del cambio. No tenemos que tener miedo a los cambios ni a utilizar nuevas herramientas en la empresa, eso sí no podemos tomar decisiones a la ligera.
En Tecnología Pyme | Si cambias el sistema informático, implica a los trabajadores
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