¿Para qué necesita esta empresa un servidor? Es una pregunta que me he hecho a menudo cuando me ha tocado ver alguno instalado. El servidor no servía más que como almacenamiento de espacio compartido, donde las carpetas se organizaban en árbol, y si un usuario tenía abierto un documento otro no podía abrirlo al mismo tiempo. ¿Hemos superado la organización de carpetas en árbol en las empresas?
Parece que no. No digo que la información no tenga que estar bien organizada, todo lo contrario. Hay que tratar de ser lo más eficaces posibles, pero siempre teniendo en cuenta que lo que necesitamos es encontrar el documento de la forma más fácil posible y que esté disponible, cada vez más, desde cualquier lugar y para todos los usuarios. ¿Es tan complicado o simplemente es que estamos ya acostumbrados a trabajar de esta manera y no buscamos alternativas?
Podemos trabajar con gestores de almacenamiento, pero muchas empresas piensan que tienen suficiente con su estructura tradicional. Aquí para mi lo fundamental es que la búsqueda de documentos sea intuitiva y rápida. Si además permite un sistema de versiones mucho mejor. Lo cierto es que no es tan complicado ni tan caro de implantar en nuestra organización. Lo que si implica es un cambio en la manera de trabajar.
Al final, los accesos directos creados en el escritorio de los usuarios a las dos o tres carpetas más habituales pueden más que otras cuestiones. De todas formas una cosa es tener el acceso directo y otra distinta encontrar luego el documento que tenemos dentro de la carpeta, que según van creciendo en volumen se vuelve algo más complicado.
Si en alguna ocasión recuperar un documento lleva más de cinco minutos tenemos que ir pensando en encontrar otro modelo de organización en nuestra empresa. Claro que en muchas ahora no está agobiada por un exceso de trabajo y estas cuestiones de productividad pasan a segundo plano. En mi opinión es el momento perfecto para comenzar a buscar procedimientos más eficientes, justo ahora que tenemos tiempo para que la curva de aprendizaje no penalice a la productividad.
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