Tener acceso a la planificación de tus compañeros de trabajo es una magnífica forma de mantener organizado el trabajo de un equipo evitando llamadas, correos y el clásico "luego te llamo que voy a ver como tenemos la semana". Existen sistemas profesionales que nos permiten hacerlo, pero no suelen ser accesibles a las pymes más pequeñas. Google Calendar es una herramienta que nos permitirá organizarnos de forma sencilla sin cambiar demasiado el sistema con el que ya trabajamos.
Es un calendario online, pero con varias particularidades que lo hacen muy interesante, la posibilidad de permitir el acceso al calendario a otras personas, suscribirse al mismo e incluso añadir o editar los eventos que hemos creado en él, sus capacidades de sincronización con clientes de escritorio como Microsoft Outlook, que nos permitirá utilizar el servicio integrándolo en nuestro sistema de trabajo habitual y el acceso desde dispositivos móviles, que lo deja disponible en casi cualquier momento y lugar.
La forma de compartir el calendario es muy sencilla, simplemente tenemos que introducir la dirección de correo de la persona que queremos que acceda a nuestra información y especificar qué es lo que va a poder hacer con él, si podrá realizar cambios, ver detalles, ver únicamente los días libres u ocupados, etc. Podemos por ejemplo permitir que alguien vea que horas tenemos ocupadas y dejar a otro (secretaria, compañero en un proyecto) que añada eventos o modifique horarios sin tener que estar llamándonos para advertirnos de los cambios.
En cuanto a su uso desde otras aplicaciones la integración "nativa" es ya bastante buena, aunque únicamente nos permite ver los eventos agregados, no modificarlos ni añadir otros nuevos. Si queremos tener esta posibilidad podemos utilizar Google Sync, con la que podemos sincronizar ambos calendarios, siempre que sean los principales en ambos sistemas, además de facilitar la integración con diversos dispositivos móviles, como ya hemos comentado en otras entradas.
Para mí la forma más cómoda de utilizar este servicio es a través de su interfaz web, dejando la importación o sincronización para momentos en los que no dispongamos de conexión a Internet. Es muy sencillo de manejar y si ya uitilizáis algún otro servicio de Google no tendréis problemas para integrarlo en vuestra rutina diaria, realmente simplifica mucho la organización de los horarios entre colaboradores.
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