Si ayer hablábamos de los problemas que podría traer para la empresa la duplicidad de datos, hoy vamos a intentar una pequeña reflexión sobre los adjuntos del correo electrónico. Para muchos el correo electrónico actualmente es más un problema que una solución. Pero es que además si no lo utilizamos adecuadamente no podemos esperar gran cosa. Uno de los puntos que podemos mejorar es evitar adjuntos en el correo interno.
No es la primera vez que veo a dos personas sentadas en mesas contiguas enviándose archivos que necesitan pasarse entre ellos a través del correo electrónico. Es cierto que la comodidad de redactar el correo, poner un PTI por cortesía y adjuntar el correo, es muy rápido. Pero lo cierto es que existen modelos más eficientes para el envío de la información.
El problema muchas veces es el concepto. Estamos en la misma red. No necesitamos enviar la información, sólo decirle a nuestro compañero dónde está. Se trata de colocar la información en una ubicación accesible, ya sea en el servidor, una carpeta compartida, etc. No trasladamos la información sino que únicamente indicamos como encontrarla.
Y es que estos mismos que están mesa con mesa enviándose el correo con el documento adjunto son los que una vez enviados se quedan pregúntandose, ¿por qué no lo recibo instantáneamente si estamos al lado? Muchas veces el servidor de correo no está ni en la misma sede de esta empresa, sino que está en la sede central así que el correo realiza un largo viaje de una mesa a otra.
Pero además es que estos envíos contribuyen a aumentar el tamaño de los buzones de correo, haciendo que el sistema se sobrecargue un poco más de lo necesario. Que el tamaño de las copias de seguridad del correo ocupe más y tarde más en ejecutarse la copia que si estos archivos no hicieran el viaje a ninguna parte.
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