Una de las cuestiones que deberían estar claras, pero que a menudo se descuidan, son los elementos que debe incluir la firma de correo corporativa. La firma corporativa se crea para que incluya una serie de elementos que pueden ayudar al la persona que recibe nuestro correo a identificar al emisor del mismo. Por lo tanto debemos incluir toda la información que ayude a tal propósito.
Es habitual que se incluyan nombre, cargo y empresa, teléfono de contacto. Hasta aquí lo básico, pero hoy en día podemos añadir algún dato más que ayude a nuestros interlocutores a comunicarse con nosotros. ¿Tenemos un perfil en una red profesional como LinkedIn o Xing? Por qué no incluirlo entonces. Lo mismo podemos decir si utilizamos Twitter o Facebook para comunicarnos con nuestros clientes.
Debemos tratar las redes sociales como lo que son, canales de comunicación y si las utilizamos debemos incluir nuestros perfiles sociales en la firma corporativa. Esto es igualmente válido si utilizamos algún canal de comunicación alternativo como puede ser Skype. En este caso es obligado añadir nuestro usuario para que puedan ponerse en contacto por este medio los usuarios que lo deseen.
Una cuestión que no me gusta nada es añadir imágenes a las firmas. Como mucho el logo de la empresa, pero más allá de esto no me acaba de convencer. Porque además si no tenemos cuidado generaremos mucho más tráfico del necesario. Pongamos el caso de incluir una imagen de una campaña que ocupar 30k, multiplicado por 5 veces que hemos contestado a un correo que a la vez han contestado tres usuarios más de nuestra organización que también tienen la misma firma en la imagen.
El resultado es un tráfico mucho mayor por una simple imagen. Para las organizaciones pequeñas no tendrá mucha importancia y puede ayudar a crear marca de empresa, pero a medida que crece el correo a nivel interno en la empresa será más importante. Y sobre todo si gestionamos nosotros el correo tendremos que invertir más recursos por el uso de imágenes en la firma corporativa.
Por último tenemos que cuidar la firma corporativa desde los dispositivos móviles. Si utilizamos el correo en el teléfono móvil tratemos de evitar los mensajes del tipo: "Enviado desde mi iPhone o desde mi dispositivo BlackBerry". Tenemos que editar la firma para incluir los elementos básicos de nuestra firma corporativa también desde los teléfonos móviles.
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