Muchas veces en las empresas guardamos más información de la que necesitamos. Hacemos copia de seguridad de todos los documentos del servidor, pero además de una carpeta o directorio determinada de cada ordenador donde los usuarios guardan información, etc. Cómo el coste por gigabyte ha bajado tanto tendemos a acumular más información de la que realmente necesitamos dando lugar al síndrome de Diógenes digital que afecta a muchas empresas, pero también a muchos usuarios como los autónomos.
Por lo general muchos usuarios en las empresas guardan su trabajo además de en el servidor en su disco duro local. Temen que un fallo del servidor les deje sin trabajar, cuando lo normal es justo lo contrario. Es más fácil que falle el disco duro local, que un disco del servidor. Sin embargo la información se duplica, la guarda el propio usuario, el servidor, se realiza la copia de seguridad, incremental, completa, mensual, anual, etc.
Nos tomamos muchas molestias para asegurar la información. Pero, ¿realmente es tan importante la información que guardamos? Si no somos meticulosos podemos guardar información que hemos utilizado en un momento dado, pero que no volveremos a utilizar una vez finalizado el proyecto. Es muy importante seleccionar la documentación que vamos a guardar en el servidor. Debemos guardar la información que es crítica para nuestro negocio puesto que todo lo adicional que acumulamos sólo nos servirá para entorpecer los procesos.
Acabamos por guardar todo tipo de información por si un día se da el caso de que tenemos que echar mano de ella, cuando tal vez, cuando ese día llega o la información ya está obsoleta o nos es complicado encontrarla entre el número de documentos que guardamos en nuestros equipos. Al final nos damos cuenta que guardamos más información inútil en los equipos que información trascendente.
Pero es que además, cuando esto ocurre tendemos a guardar copias de la información en dispositivos externos, discos duros virtuales en la nube, etc. No podemos hacer que el miedo a perder información nos lleva a acumular hasta parámetros que no podamos manejar su organización. Al final será perjudicial para la empresa y nos hará perder tiempo y recursos.
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