Muchas pymes tienen externalizado su servicio técnico. Es una opción interesante para empresas que no tienen la necesidad de tener un técnico dentro de su organización para ocuparse del parque informático de la empresa. A la hora de definir el tipo de relación entre el servicio técnico y la pyme existen varias alternativas a las que nos podemos acoger.
Una vez que hemos optado por una empresa en concreto, es recomendable que sea cual sea el tipo de relación contractual que mantenemos, la empresa sea siempre la misma. Sobre todo porque acaba por ahorrarnos dinero, ya que si estamos cambiando constantemente de empresa o técnicos, el primer paso que darán es averiguar como está montada nuestra empresa, para después empezar con la batería de pruebas específica del problema que quieren solucionar. Vamos a ver las diferentes opciones que tenemos a nuestra disposición:
- Intervención en averías que es la más socorrida. Sólo avisamos al técnico cuando tenemos una avería en un equipo o un problema. No se realizan mantenimientos preventivos y sólo se realiza la intervención en caso de urgencia. Este tipo de solución tiene el inconveniente de que en muchos casos el técnico sólo repara la avería, sin tener tiempo para diagnosticar por qué ha ocurrido ni plantear mejoras en la organización para que no vuelva a suceder.
- Mantenimiento preventivo cuando contratamos con la empresa un determinado número de horas anuales o mensuales para que nos cubra tanto la resolución de averías cuando tenemos un problema como la intervención preventiva en los equipos para comprobar que todo está correcto y funcionando bien. Es la más adecuada y si lo aprovechamos bien tendremos perfectamente atendidas las necesidades de nuestra empresa, siempre que hayamos contratado un número de horas suficientes.
- Técnicos residentes pensadas para organizaciones a partir de 50 puestos informáticos. Es una solución muy buena puesto que incorporamos a un técnico a nuestra organización, además con el soporte de su propia organización ante cualquier problema. Muchas empresas no necesitan un administrador de sistemas en su organización y optan por contratar un técnico de sistemas que tenga el soporte de administradores de la empresa de mantenimiento ante cualquier eventualidad.
Los mantenimientos preventivos, la realización de imágenes de los discos de nuestros equipos, la realización de pruebas de restauración de las copias de seguridad y sobre todo, planificar las intervenciones en los equipos nos ayudarán a ahorrar tiempo de inactividad y en definitiva dinero, puesto que un equipo improductivo está dejando su trabajo pendiente.
Por último, una de las cuestiones eternamente olvidadas, puesto que nunca se sabe a quién compete si al equipo técnico o al organizativo, es la documentación de los sistemas. Si no disponemos de la capacidad técnica adecuada es conveniente que lo gestione el servicio técnico que tenemos contratado. Se trata de documentar a nivel de sistemas, red, etc. cómo está montada nuestra empresa, qué necesidades tiene, por donde van las canalizaciones de red, particiones de disco duro establecidas, servidor, backup, etc. Es decir, toda la documentación que ante cualquier inconveniente necesitamos saber y que nos ayudará a intervenir en el punto adecuado.
Si documentamos bien y mantenemos actualizada toda la documentación creada ahorraremos muchas horas de servicio técnico en el futuro. Además, de esta manera no estaremos prisioneros de un servicio técnico porque sólo ellos saben como está montada nuestra empresa. La documentación debe ser un requisito indispensable para cualquier empresa externa que nos realice un trabajo en nuestras instalaciones.
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