El correo electrónico en los pequeños negocios (III)

En esta tercera entrada sobre el correo electrónico vamos a seguir avanzando en nuestro proceso de decisión, para elegir qué sistema nos conviene usar.

De la gran cantidad de alternativas que hay en el mercado, para acertar con nuestra elección conviene tener en cuenta una serie de factores clave, que nos ayudarán a darnos cuenta de cuáles son nuestras necesidades reales para este servicio. Los factores que yo propongo son los siguientes:

1. La capacidad de almacenamiento de las cuentas de correo: Hoy en día los servicios serios la miden en gigabytes e incluso hay quien ya da capacidad ilimitada, como Yahoo!. Tener un buzón de correo electrónico con poca capacidad es un engorro, que puede provocar que perdamos correos, que no pueden entrar hasta que borremos otros que previamente hemos recibido, y nos obliga a estar pendientes continuamente.

2. El coste del servicio y demás costes relacionados (hardware, software, personal, espacio y otros medios).

3. Disponibilidad de un filtro efectivo antivirus y antispam, que frene el correo basura y nos proteja de manera real contra virus, troyanos y demás amenzas.

4. Que se pueda acceder al correo a través de una página web, desde cualquier ordenador en el mundo conectado a internet. Considerando el mundo a pequeña escala, podemos pensar en ‘mi casa’ y ‘mi oficina’, así como desde un ordenador o un dispositivo como un teléfono móvil. También es importante la calidad de este interfaz para el acceso vía web, ya que hay algunos que están inundados de publicidad bastante molesta e incómoda (véase Terra, Yahoo!, Hotmail).

5. Las cláusulas y condiciones del contrato que firmamos con nuestro proveedor, sobre todo en el caso de servicios gratuitos, que podrían desaparecer de un día para otro, dejándonos sin nuestra cuenta y sin la posibilidad de reclamar a nadie, o comprometernos a alguna cosa que no queremos.

6. Las limitaciones técnicas en el uso de nuestra cuenta, que en algunos casos nos impiden usar nuestro correo con programas como el Outlook (por ejemplo, la versión gratuita de Hotmail no lo permite. Así, tenemos que ‘pasar por el aro’ y tragarnos la publicidad.

7. Integración con otros servicios asociados: Calendario, agenda de contactos compartida, documentos compartidos,… De esta manera los usuarios pueden utilizar su cuenta para más cosas que el correo electrónico, con la ventaja añadida de la integración de dichos servicios (por ejemplo, enviar una convocatoria de reunión a un contacto directamente desde la aplicación de calendario y no creando un email nuevo).

8. El nivel de servicio ofrecido por el proveedor ¿Qué garantía de funcionamiento del servicio me dan? Por lo que he podido ver, ninguno de los proveedores gatuitos ofrece ningún compromiso en de nivel de servicio y los de pago, poco mencionan el tema (salvo Google Apps en su edición Empresa, el resto, nada).

9. Otros factores a considerar y que no conviene olvidar: Tamaño máximo de los archivos que se pueden adjuntar, tanto para envío como recepción de correos, posibilidad de gestionar o redirigir el correo de otras cuentas hacia la nuestra,…

En la próxima entrada de la serie, os mostraré una tabla en la que he recopilado la información de algunas ofertas existentes queen el mercado y que están enfocadas a pequeños negocios. Por supuesto, después me ‘mojaré’ y diré cual es mi recomendación.

En Pymes y Autónomos | El correo electrónico en los pequeños negocios: (I), (II).

Foto | luisvilla