Mucho hemos hablado en este blog de soluciones de facturación electrónica al alcance de las pymes. Tan grande como la variedad de pymes, desde soluciones apropiadas para el autónomo hasta soluciones para pymes medianas de más de 200 trabajadores la variedad es amplia. Hoy vamos a hablar de ecoFactura, una solución de facturación electrónica sencilla y potente.
Sencilla porque para su instalación sólo tendremos que utilizar un ejecutable que nos irá guiando en el proceso y con el que no tendremos ningún problema. Y potente porque una vez configurado podremos tener muchas funcionalidades que nos permitirán automatizar muchas tareas correspondientes a la facturación electrónica, con el ahorro de tiempo y mejora de productividad que esto trae asociado.
Una de las principales ventajas que nos permite ecoFactura es la firma de documentos por lotes. Y digo firmar documentos porque también podremos firmar nóminas, informes ISO9000, etc. Para ello, no tenemos más que configurar en la aplicación una carpeta donde por defecto iremos dejando las facturas pendientes de procesar. Igualmente designaremos otra para que vayan las facturas una vez firmadas. Estas carpetas podrán ser de red, con lo cual todos trabajamos con la misma carpeta independientemente del equipo en el que trabajemos.
Podemos configurar la firma electrónica mediante certificado o tarjeta criptográfica, de manera que el sistema reconozca donde está el archivo de firma y realice la operación automáticamente. Otra de las opciones interesantes a la hora de trabajar con ecoFactura es la posibilidad de enviar las facturas electrónicas firmadas por correo a nuestros clientes, por ftp, o enviar un SMS avisando de la llegada de la factura. Igualmente si nuestros clientes así lo desean tenemos la opción de imprimir directamente la factura.
A la vez podemos integrar ecoFactura con nuestras bases de datos para que realice búsquedas de nuestros clientes. Esta opción puede ser un poco más complicada de integrar, con opciones para ejecutarse con bases de datos Access y SQL pero que nos darán soporte en la instalación del software. Una buena opción para tratar de automatizar en la medida de lo posible la facturación electrónica.
Por último otra opción bastante interesante es la creación de distintos perfiles, de manera que podemos ejecutar distintas tareas dependiendo de nuestras necesidades sólo con crear un perfil distinto. Esta opción es interesante si queremos crear carpetas distintas para la generación de las facturas dependiendo de los tipos de clientes que tengamos.
La verdad es que pocos peros podemos ponerle a esta aplicación de facturación electrónica que nos permite una gran funcionalidad y a la vez está pensada para que su manejo e implantación sean sencillas. A la vez se adapta bien a las necesidades de distintos tipos de pymes, aunque claro está a medida que aumenta el tamaño y debe integrarse con otros sistemas la cosa se complica.
El coste de esta solución parte de los 1450 euros. Podemos descargarnos la aplicación de escritorio y probarla durante un mes, para ver si se adapta a nuestras necesidades y a partir de entonces tendremos que licenciar el producto. Obviamente es adecuada para empresas que tengan un alto volumen de facturación, ya que para manejar cuatro o cinco facturas al día hay otras alternativas adecuadas.
Otra cuestión, que trataremos más adelante es saber como somos más productivos, si con aplicaciones de escritorio tipo ecoFactura o aplicaciones en la nube que nos permitan la facturación electrónica de forma sencilla tipo Endeve. Decidir entre unas u otras dependerá de las características de cada empresa.
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