El objetivo de Dropbox, y que le ha hecho líder en el mercado de los discos online, es la sincronización de archivos entre dispositivos de un mismo individuo. Pero muchos de sus usuarios vieron su potencial profesional y empezaron a usar Dropbox en la empresa.
Es un servicio ideal para un FreeLancer o autónomo que pueden decidir trabajar en casa o en la oficina. Pero ¿que ocurre en una pequeña empresa con varios empleados? es decir ¿cómo trabajan dos o más personas con Dropbox?
Los servidores locales pueden ser caros o insuficientes
Los servidores de ficheros o discos compartidos para guardar documentos comunes son una solución adecuada siempre que tus empleados estén en la misma red local, es decir en la oficina. Pero cada vez es más común que los trabajadores estén en sedes dispersas desconectadas entre si, o que quieran acceder a sus documentos de trabajo desde ubicaciones remotas.
En algunos casos simplemente se pretende reducir costes, y se quiere prescindir del servidor de ficheros usando discos en la nube. Pero hay que hacerlo con cuidado. Veamos que opciones tenemos y los riesgos y ventajas de cada una.
Cada empleado con su cuenta privada de Dropbox.
Esta es la opción inmediata. Cada empleado tiene su cuenta personal en Dropbox y deciden crear una carpeta común compartida entre todos los miembros del equipo. Perfecto, cada cual tiene sus parcela privada y un lugar común sobre el que trabajar que se sincroniza entre todos automáticamente. Pero, esto tiene al menos dos problemas conocidos.
Un tema poco conocido es que las carpetas compartidas consumen cuota de cada uno de los integrantes. Si todos los empleados disponemos de cuentas gratuitas de 2 GB y la carpeta común ocupa 1 GB, nos quedará otro GB libre a cada uno para cosas personales. Cuando agotemos el espacio gratuito ¿quien pagará las cuotas Premium necesarias, la empresa o los trabajadores? ¿Debo borrar las fotos de mis vacaciones para meter los presupuestos de mi jefe? ¿Cómo determinar que parte del uso es privado o empresarial?
Más grave aún me parece el problema de seguridad. Al compartir una carpeta, el control se le entrega a la persona que habrá instalado su cuenta de Dropbox en dónde se le antoje, por ejemplo en su casa. Si el empleado abandona la empresa no habrá ninguna forma de evitar que se quede con una copia de los documentos que haya descargado en su casa.
Ambos problemas surgen por no delimitar el uso privado y profesional de una herramienta versátil pero delicada. Veamos posibles soluciones.
Cada empleado con su cuenta de empresa de Dropbox.
En esta variación las cuentas de cada empleado las crea un responsable de la empresa que debe instalar Dropbox en cada máquina sin revelar la contraseña a los demás. De esta forma se evita que los empleados instalen cuentas en sus equipos privados. Debemos procurar que los documentos sólo sean accesibles con equipos controlados por la empresa para reducir riesgos de filtraciones
Si el consumo de espacio crece y la empresa necesita pasar a cuentas Premium, no habrá duda sobre quien es el propietario y por tanto quien debe pagar las cuotas. Para equipos de gran consumo o muchos usuarios existe Dropbox for Teams, con tarifas a partir de 795 euros al año.
Una cuenta de Dropbox común para todos los empleados
En esta tercera derivada pretendemos reducir los costes de la anterior. Como quedó dicho las carpetas compartidas ocupan espacio en todos los usuarios. Mientras no se supere el consumo gratuito no hay problema. Con las tarifas actuales, si la carpeta común consume 20 gigas y somos 4 empleados, la empresa deberá pagar 4 * 99 euros al año. Teniendo una cuenta única se pagarán sólo 99 euros.
Igual que en el caso anterior y para evitar fugas de seguridad, la contraseña de dicha cuenta debería estar en manos de un único responsable de su instalación. Una ventaja añadida de este método es que no hay porqué compartir nada, pues se trata de la misma cuenta para todos los empleados y por tanto se sincroniza en todas las máquinas automáticamente.
Funcionalidad, seguridad y economía ¿se puede tener todo?
Hemos de aceptar que no existe tecnología absolutamente segura, y que la mejora en la eficiencia empresarial obliga a la adopción de tecnologías colaborativas económicas. Cada uno debe determinar el riesgo/beneficio que le supone Dropbox y conocer estrategias de implantación para obtener el máximo provecho con el mínimo perjuicio.
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Alberto Basalo es el fundador de docuralia un gestor documental en la nube para PYMES
Trabajó en empresas como Zara o Tous
Puedes seguirlo en Twitter: @albertobasalo y leerlo en el blog de docuralia