Si la semana pasada comenzamos a ver desgranar el coste del puesto informático llega el momento de meternos en harina y tomar nuestras primeras decisiones. Y para ello comenzaremos con el hardware para ir analizando cuánto cuesta un puesto informático en la empresa. Y aquí comenzamos con los procesos de elección que estarán en función de las necesidades de cada empresa.
Partimos de la base cero. No tenemos ningún material y tenemos que comprar todo, desde los teclados, pantallas, impresoras, etc. Pero también determinar una de las elecciones más importantes. ¿Trabajamos con o sin servidor en la empresa? Recordad que la premisa eran diez puestos informáticos, por lo que podrían trabajar en grupo de trabajo sin problemas.
Equipos de sobremesa
Esta es la parte más sencilla de decidir. Todos tenemos más o menos claros las características que debería tener un equipo de sobremesa medio para su uso de oficina. En este caso hemos elegido un equipo de la gama HP, en concreto un HP Pro 3300, con un precio sin IVA desde 368 euros. Viene con Windows 7 Professional de 64 bits y además incluye MS Office Starter, por lo que si no tenemos necesidades avanzadas de la suite ofimática nos podemos ahorrar su instalación y licencia.
A esto tendremos que sumarle el precio de pantallas, teclados y ratones para nuestros equipos, que si queremos elegir dentro de la gama HP tendremos monitores de 20” desde 120 euros. Si le sumamos el precio de teclados y ratones nos pondremos en un coste total sobre los 500 euros más IVA. Tenemos opciones más económicas y opciones de gama superior. Elegir con cuidado para las empresas puede suponer ahorros de entre unos 150 o 200 euros por equipo, lo que no es desdeñable.
Si estamos seguros de que no vamos a utilizar un servidor, ni a meter equipos en dominio, no necesitaremos las versiones profesionales de Windows 7, por lo que podemos reducir bastante el precio. Es una decisión que mediatizará las posibilidades de crecimiento de nuestra empresa. La inversión de hardware tiene un tiempo de amortización de cuatro o cinco años y este es el tiempo que tenemos para plantearnos el crecimiento de nuestra empresa.
¿Equipos portátiles o tabletas?
En el caso de los equipos portátiles el precio medio de un equipo ronda los 500 euros, y en este caso también hemos optado por equipos con versión de Windows 7 Professional. Si es posible buscaremos un equipo que también tenga instalado MS Office Starter, que nos facilite un Word y Excell que aunque no tenga todas las funcionalidades nos sirva para la mayoría de nuestras operaciones. Una cuestión que nos conviene conocer es que si tenemos la licencia de MS Office para un equipo de sobremesa también nos posibilita su instalación sin coste añadido para los equipos portátiles.
Como hemos visto el coste inicial de sobremesas y portátiles puede ser semejante. Si partimos de cero muchas empresas se pueden plantear por qué no utilizar sólo equipos portátiles. En este caso el sobremesa es más económico por motivos de mantenimiento y ampliación de equipos. Los componentes, las reparaciones son más económicas para un equipo de sobremesa que para un portátil.
Además, los equipos portátiles es recomendable contratar garantías ampliadas que nos ofrecen los principales fabricantes, tipo Dell o HP, para que en caso de algún problema no tengamos que mandar nuestro portátil para su reparación a Hungría y tener que quedarnos un mes sin equipo. Esto supondrá un coste añadido de unos 50 euros al año, aproximadamente por equipo.
Prescindimos del servidor
Esta es una de las decisiones que primero deberíamos tomar. Si no vamos a utilizar un servidor podemos prescindir de la elección de un equipo que nos incluya una versión profesional de Windows, y podemos optar a las versiones Home que son más económicas, además de ir asociadas, por lo general a equipos con menos recursos. Lo cierto que el coste del servidor, si utilizamos Windows 2008 puede oscilar en torno a los 2800 euros, por lo tanto tenemos que pensar si es realmente necesario para una organización tan pequeña.
Si no utilizamos un servidor igualmente debemos tener un almacenamiento centralizado, por lo que podríamos optar por un NAS de gama alta, que además de un buena capacidad de almacenamiento nos puede dar algunas de las funcionalidades que necesitaríamos del servidor, sin necesidad de tener un coste tan elevado, y a la vez con una administración sencilla. El coste de este equipo, dependiendo de los discos que le añadamos rondaría los 600 euros.
Por último la otra opción es buscar un servidor Linux que nos ayude. En este caso el hardware tendríamos que adquirirlo igualmente y el problema es la administración, sobre todo si no tenemos alguien en nuestra organización capaz de llevarlo a cabo o un servicio técnico que nos lo monte y vaya añadiendo las funcionalidades que necesitamos. Aunque es intuitivo no es tan sencillo como puede parecer. Las dos distribuciones recomendadas para una pyme de este tamaño serías ClearOS y Zentyal, ambas con interesantes funcionalidades además de las propias de servidor de archivos.
Impresoras y otros periféricos
Por último algo que no puede faltar hoy en día en una empresa sería una impresora. En este caso podemos acudir a empresas que nos faciliten una máquina potente y funcional y pagar por copia, que sería la opción más rentable en el inicio del proyecto. Dados los gastos que tenemos que afrontar quizás en el futuro sea más interesante adquirir nuestros propios equipos, pero en este caso podemos elegir una impresora multifunción, que además nos haga de fotocopiadora o escáner.
La otra opción sería adquirir nuestro propio equipo. En este caso buscaría una impresora de blanco y negro de gama media y una multifunción de color. Esto si tenemos en cuenta que la impresión de color será para casos puntuales. Si vamos a necesitar más habría que buscar una láser a color, que quedaría como impresora única de toda la oficina. En todo caso el precio puede rondar los 500 euros, dependiendo de marcas y modelos.
Es muy importante ser cuidadosos en nuestras elecciones. Tomar una decisión significa descartar otras opciones. Cada empresa tiene una dinámica distinta y tendremos que ver cual es la que se adapta a nuestras necesidades. En este caso la decisión más complicada es saber si optamos o no por un servidor. Estamos hablando de una empresa pequeña de diez trabajadores que podría funcionar perfectamente sin este elemento. A medida que crece la empresa es más complicado prescindir del mismo, a la vez que su coste se divide entre un mayor número de equipos por lo que resulta más económico.
La semana que viene elegiremos el software de gestión que llevarán los equipos. Esta es otra elección complicada. Fundamentalmente, para una empresa de este tamaño tendremos que apostar por el modelo de software tradicional o por un modelo SaaS, que de inicio necesita menos inversión aunque a la larga puede ser un poco más caro.
En Tecnología Pyme | Cuánto cuesta un puesto informático en la empresa (I)
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